Tipps zur internen Kommunikation
Für den reibungslosen und gleichzeitig erfolgreichen Geschäftsbetrieb stellt eine gute interne Kommunikation die Basis dar. Wer die Bedeutung eines optimalen Austauschs zwischen Mitarbeitern, Führungskräften und Chefetage unterschätzt, muss mit Missverständnissen, organisatorischen Problemen und Konflikten rechnen. Um dem vorzubeugen, können folgende Tipps helfen.
Harmonie und Vertrauen
Ein gesundes Betriebsklima und ein vertrauensvoller Umgang im Betrieb ist leider keine Selbstverständlichkeit. Viele Menschen fühlen sich von ihrem Arbeitgeber missverstanden, von Kollegen nicht ernst genommen und am Arbeitsplatz unwohl. Dabei wäre es für den unternehmerischen Erfolg elementar, dass sich jedes Teammitglied auch als solches betrachtet und gerne zur Arbeit kommt. Harmonie und Vertrauen innerhalb von Unternehmen fördern die Motivation jedes Einzelnen und können ungeahnte Leistungsbereitschaft freisetzen. Unternehmer sind daher gut beraten, eine positive Stimmung zu schaffen und gegen negative Aspekte wie Mobbing konsequent vorzugehen. Sobald alle an einem Strang ziehen und das Miteinander funktioniert, fällt die störungsfreie interne Kommunikation deutlich leichter.
Austausch fördern
Egal ob es darum geht, ein neues Produkt zu entwickeln, Arbeitsabläufe zu verbessern oder konkrete Regelungen zur Kundenbetreuung festzulegen: Jede betriebliche Handlung erfordert interne Kommunikation, um zum gewünschten Ergebnis zu gelangen. Kommunikationskanäle müssen dazu analysiert und bei Bedarf optimiert werden. Hier spielt die Geschwindigkeit des Austausches eine zentrale Rolle. Vielerorts wird vorwiegend via E-Mail kommuniziert. Doch diese Lösung muss nicht zwangsläufig die beste Wahl sein. Beim E-Mail-Verkehr ziehen sich Entscheidungen aufgrund von unklaren Formulierungen oder Rückfragen unnötig hin. Missverständnisse und der Verlust von wertvoller Zeit sind vorprogrammiert. Je nach dem, um was es geht, ist das persönliche Gespräch oder ein Telefonat effizienter. Befinden sich alle Mitarbeiter im gleichen Gebäude, sind Meetings relativ einfach organisiert. Im Idealfall steht hierfür ein Besprechungsraum zur Verfügung, der den konzentrierten Austausch ohne Störungen ermöglicht. Sind hingegen mehrere Personen an unterschiedlichen Standorten in ein Projekt involviert und es müssen weitere Details zeitnah besprochen werden, sind Telefonkonferenzen empfehlenswert. Derartige telefonische Meetings erlauben die ortsunabhängige Kommunikation und gewährleisten damit den beschleunigten Austausch von Informationen. Unternehmer sind dafür verantwortlich, die nötige Hardware bereitzustellen und die technischen Grundlagen zu schaffen. Mit Hilfe des Dienstleisters unter https://www.telefonkonferenz.de lassen sich Telefonkonferenzen komfortabel organisieren, auch international. Videokonferenzen sind wiederum vorteilhaft, wenn visuelle Aspekte wichtig sind.
Entscheidend für jegliche Art von Besprechung ist, dass diese zeitlich begrenzt und strukturiert organisiert werden. Ansonsten avancieren Meetings schnell in zeitraubende Treffen ohne Ziel und Ergebnis. Das gilt es unbedingt zu meiden, um Mitarbeiter nicht von ihren eigentlichen Aufgaben abzuhalten und somit Potenzial zu vergeuden. Jede Besprechung muss zielführend sein und sollte nur diejenigen Mitarbeiter betreffen, die auch tatsächlich etwas beizutragen haben. Ein Moderator, der zuvor ernannt wird, behält die Uhrzeit im Auge und gewährleistet, dass die Gespräche nicht vom Thema abweichen und jeder ausreden darf.
Intranet, E-Mail und Co.
Das Intranet ist insbesondere in größeren Unternehmen hilfreich. Anders als beim Internet erfolgt die Kommunikation ausschließlich innerhalb des Betriebs und ist nicht öffentlich zugänglich. Das Rechnernetz kann nur in einem Gebäude oder auch zwischen mehreren Niederlassungen zum Einsatz kommen. Die Vorteile im Überblick:
- Datensicherheit und Datenschutz
- alle Mitarbeiter sind schnell erreichbar
- innerbetriebliche Kommunikation wird beschleunigt
- Optimierung interner Abläufe
- Einrichtung gemeinsamer Datenbanken zur Arbeitserleichterung
- Foren und Mikroblogs zum Ideenaustausch
Ohne E-Mail-Verkehr geht es zwar nicht, doch es ist ratsam, die Nutzung in die richtigen Bahnen zu lenken. Unternehmer sollten ihre Belegschaft dahingehend schulen, dass sie clever entscheiden, welcher Kommunikationsweg im individuellen Fall am effizientesten ist. E-Mails sind immer dann sinnvoll, wenn eine Antwort nicht sofort erforderlich ist. Der Vorteil: Der Empfänger wird nicht über Telefonanrufe oder den persönlichen Besuch im Büro beziehungsweise am Arbeitsplatz gestört und kann seiner Tätigkeit fokussiert nachgehen. Zudem sind E-Mails ideal, um Informationen zu verteilen. Ergänzend dazu stehen zahlreiche Tools und Softwarelösungen bereit, um den betrieblichen Austausch zu optimieren. Das Onlineportal zum Thema Personalmanagementwissen unter https://www.perwiss.de hat passend dazu eine Liste mit verschiedenen Anbietern für die interne IT-gestützte Kommunikation zusammengestellt.
5 Fehler bei interner Kommunikation
Mirko Kaminski, Geschäftsführer der Kommunikationsagentur achtung! GmbH weist im Video auf fünf typische Fehler hin, die Unternehmer in Sachen interner Kommunikation häufig machen und wie es besser geht:
Wie sich zudem die B2B-Kommunikation optimieren lässt, wird hier erläutert.