Was wird unter mobiler Zeiterfassung verstanden?
Der Begriff der “Zeiterfassung” lässt Bilder von Stempelkarten und später Chipkarten und Lesegeräten vor dem inneren Auge entstehen. Alle klassischen Systeme sind stationär gebunden.

Dagegen steht die Entwicklung der mobilen Zeiterfassung. Wie schon in der Bezeichnung verborgen, kann der Mitarbeiter mobil, das heißt von unterwegs oder vom Home-Office aus seine Arbeitszeiten eingeben.

Im Arbeitsalltag eines Außendienstmitarbeiters kann dieser bei der Nutzung einer Stempeluhr App für das Smartphone, gleich nach dem Termin beim Kunden seine Fahrt- und Arbeitszeiten einpflegen. Im besten Fall unterschreibt der Kunde die Zeiterfassung sogar direkt und verifiziert sie so.

Das sind die Vorteile

• Im Vergleich zu bisherigen Systemen muss der Mitarbeiter nicht am Abend seine Stundenzettel zusammensuchen oder mühsam seinen Arbeitstag nachvollziehen und die Zeiten eruieren. Er hat das schon im Tagesverlauf getan und so auch die Zeiten genau erfasst, so wie es auch der Kunde im Zweifel aufgeschrieben hat. Das verhindert nachträgliche Diskussionen und Unzufriedenheit beim Kunden, sollte sich der Mitarbeiter einmal falsch erinnern.
• Der Mitarbeiter spart sich Zeit und kann schneller in den Feierabend.
• Der Mitarbeiter kann bei professionellen, guten Apps auch seine Urlaubsplanung über die mobile Lösung abwickeln. Er muss einfach seinen Urlaubsantrag einreichen und die Personalabteilung kann zustimmen oder ablehnen.
• Der Mitarbeiter und der Unternehmen haben beide stets den Überblick über die Arbeitszeiten, Pausenzeiten und Überstunden.
• Studien zeigen, dass Mitarbeiter, deren Arbeitszeit erfasst wird, sich weniger gestresst fühlen, als Mitarbeiter mit Vertrauensarbeitszeit.
• Die Daten werden automatisch mit dem Mitarbeiterkonto verrechnet und für die Berechnung werden auch gleich die hinterlegten Tarifbestimmungen herangezogen. Alles automatisch.
• Die Personalabteilung muss nicht zeitaufwändig immer hinter den Zeiterfassungszetteln herlaufen und mühsam die handgeschriebenen Daten in das System übertragen. Damit entfallen auch potenzielle Fehler.
• Muss ein Unternehmer ein Projekt für einen Kunden kalkulieren, kann er auf die Zeiterfassungsdaten eines vergleichbaren Projekts zurückgreifen.
• Mögliche Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz werden vom System registriert und angezeigt.
   

Gibt es auch Nachteile der mobilen Zeiterfassung?
Letztendlich nicht. Dennoch muss schon vor der Einführung der mobilen Zeiterfassung für die Akzeptanz bei den Mitarbeitern geworben werden. Es ist wichtig aufzuzeigen, welche Vorteile die App bringt. Ein gut informierter Mitarbeiter wird die mobile Lösung auch gern nutzen und sich unterstützt und nicht kontrolliert fühlen.
 

Sowohl Arbeitgeber und Arbeitnehmer profitieren
Bisher waren immer wieder Korrekturschleifen nötig, bis die Stunden abgerechnet werden konnten.

Mit der klassischen Zeiterfassung kann es passieren, dass die Angaben des Mitarbeiters nicht mit den Angaben des Kunden übereinstimmen. Mitarbeiter des Personalbüros können handgeschriebene Angaben nicht lesen und müssen rückfragen. Bei der Übertragung vom Handzettel ins System passieren Zahlendreher und die Abrechnung stimmt nicht. Der Mitarbeiter hat das Gefühl, nicht alle Überstunden wurden erfasst.

Die mobile Zeiterfassung eliminiert diese Probleme. Zahlreiche Abläufe sind automatisiert und sind so effektiver. Das spart dem Unternehmen Zeit und Geld.

Die Mitarbeiter der Personalabteilung sparen sich zeitraubende Kommunikationsschleifen und können Urlaubsplanungen leichter umsetzen.

Die Mitarbeiter im Unternehmen, vor allem im Außendienst, haben jederzeit Einblick in die Stundenerfassung und Stundenabrechnung und fühlen sich so sicherer und zufrieden. Auch Home-Office-Vereinbarungen sind über die Stempeluhr App für das Smartphone gut zu protokollieren.