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Büroarbeitsplatz verliert an Bedeutung - Unzeitgemäße IT frustriert Mitarbeiter

Das Arbeitsumfeld, indem Mitarbeiter heute tätig sind, ändert sich rasant – die IT-Ausstattung hält allerdings nicht mit. So lautet die Kernaussage der Studie »Der zeitgemäße Arbeitsplatz« von Computacenter. Als größter Produktivitätskiller wird dabei die Bearbeitung von E-Mails empfunden.

Studie zeitgemäße Arbeitsplatz

Büroarbeitsplatz verliert an Bedeutung - IT frustriert Mitarbeiter
Kerpen, 3. Juli 2014. Das Arbeitsumfeld, in dem Mitarbeiter heute tätig sind, ändert sich rasant – doch die IT-Ausstattung hält nicht mit: So lautet die Kernaussage einer Studie, die der IT-Dienstleister Computacenter gemeinsam mit dem Analystenhaus Pierre Audoin Consultants (PAC) durchgeführt hat und für die 250 Mitarbeiter aus mittleren und großen Unternehmen befragt wurden.

Laut der Studie verliert der Büroarbeitsplatz zunehmend an Bedeutung. So verbringen drei Viertel der befragten Mitarbeiter heute einen Teil ihrer Arbeitszeit außerhalb des Büros. 46 Prozent von ihnen arbeiten regelmäßig von unterwegs, 42 Prozent auch im Home Office, 33 Prozent ab und an bei Kunden und 55 Prozent auch aus anderen Niederlassungen. Insgesamt verbringen Mitarbeiter lediglich 70 Prozent ihrer Arbeitszeit am klassischen Büroarbeitsplatz. Entsprechend berichten 37 Prozent von einer Zunahme der Mobilität in den letzten zwei bis drei Jahren.

Nicht-produktive Arbeitszeiten nehmen zu
Gleichzeitig hat zudem der Zeitaufwand für nicht-produktive Tätigkeiten wie Recherchearbeiten, Informationsaustausch oder Selbstverwaltung deutlich zugenommen. Als größter Produktivitätskiller wird dabei die Bearbeitung von E-Mails empfunden: zwei Drittel berichten hier von einem zunehmenden Aufwand. „Die Befragungsergebnisse liefern einen klaren Beleg für den Wandel der Arbeitswelt“, fasst Dr. Andreas Stiehler, Principal Analyst bei PAC das Ergebnis zusammen. „Die Zahlen untermauern das in der Praxis erlebte: Die Mobilität der Mitarbeiter und die Bedeutung alternativer Arbeitskonzepte nehmen zu.“

Die Folge: Mitarbeiter sind chronisch überlastet und haben weniger Zeit für produktive Tätigkeiten, Kernaufgaben und Innovationen. „Unternehmen sollten diese Entwicklung sehr kritisch sehen“, so Jochen Rapp, Solution Manager bei Computacenter und verantwortlich für den ‚Zeitgemäßen Arbeitsplatz’. „Der hohe Aufwand für nicht-produktive Tätigkeiten führt dazu, dass Mitarbeiter nicht nur unproduktiv, sondern auch unzufrieden sind. Das Potenzial für die Steigerung von Produktivität und Innovationsfähigkeit liegt also insbesondere in der Entlastung von Routinetätigkeiten.“

IT-Arbeitsausstattung frustriert – Mitarbeiter investieren auf eigene Kosten
Trotz steigender Anforderungen müssen sich laut der Studie zwei Drittel der Mitarbeiter weiter mit dem „üblichen Standard“ begnügen. Folglich halten rund 60 Prozent der Mitarbeiter ihre heutige IT-Arbeitsumgebung für „nicht zeitgemäߓ und knapp jeder fünfte empfindet seine IT-Arbeitsausstattung sogar als frustrierend. Eine Modernisierung der IT-Arbeitsumgebungen ist in der Mehrheit der Unternehmen angezeigt.

Ein nicht unerheblicher Teil der Mitarbeiter verspürt beim Thema Arbeitsplatzausstattung offensichtlich einen solch hohen Leidensdruck, dass jeder sechste auf eigene Kosten in eine Verbesserung investiert. Die Nutzung privater Technik und öffentlich zugänglicher IT-Anwendungen zieht wiederum einen weiteren Wildwuchs in der IT nach sich, der zusätzlich für Unzufriedenheit und Ineffizienz sorgt. Um die damit einhergehenden Risiken zu begrenzen, müssen Alternativen geschaffen sowie die Eigeninitiativen der Mitarbeiter in entsprechenden Strategien und Richtlinien berücksichtigt werden.

Bedarf an Werkzeugen für Austausch und Vernetzung.
Eine weitere wichtige Facette von „Bring Your Own“ ist der zunehmende geschäftliche Einsatz von Anwendungen, die im Internet oder in App Stores frei verfügbar sind. Dass immer mehr Mitarbeiter – so auch 20 bis 26 Prozent der Befragten – im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit auf solche Angebote zugreifen, sollte Unternehmen zu denken geben. Denn dies zeigt auch einen konkreten Bedarf: Etwa jeder dritte Mitarbeiter wünscht sich (zusätzliche) Werkzeuge zur Unterstützung der Zusammenarbeit, insbesondere zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten und zum Austausch von Wissen. „Die zunehmende Nutzung öffentlich zugänglicher Anwendungen und Dienste auf mobilen Endgeräten des Unternehmens birgt aber ähnliche Sicherheitsrisiken wie die berufliche Nutzung privater Endgeräte“, betont Computacenter-Experte Rapp. Die Studie zeigt aber, dass frei zugängliche Anwendungen in IT-Richtlinien oft noch ausgeklammert oder entsprechende Regeln nicht klar kommuniziert werden. So ist der Anteil der Befragten, die keine entsprechenden Richtlinien kennen, mit 29 Prozent überproportional hoch.

Fazit
Die Studie von PAC und Computacenter unterstreicht die Notwendigkeit zur Modernisierung und zeitgemäßen Gestaltung von IT-Arbeitsumgebungen. „Die Aussagen der Befragten liefern klare Belege für die steigende Komplexität der IT-Arbeitsumgebungen. Diese bestehen nicht mehr nur aus fest installiertem PC, Office-, E-Mail- und Fachanwendungen“, betont Andreas Stiehler. „Administratoren müssen heute mit einer Vielzahl von Gerätetypen und Anwendungen jonglieren. Um den Mitarbeitern das Leben zu erleichtern und den ‚Geräte- und Anwendungszoo’ vernünftig zu managen, sind ganzheitliche Strategien geradezu zwingend.“ Diese zu entwickeln, umzusetzen und damit auch die Mitarbeiter effizienter zu machen, ist Aufgabe der IT-Verantwortlichen.

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Studie »Der zeitgemäße Arbeitsplatz«

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