Zu Beginn der Inventur erstmal alle Zähllisten geben lassen. Das in einem Lagerplatz RHB, fertige und unfertige Erzeugnisse sind ist eher selten der Fall, aber wenn auch egal. Grundsätzlich solltest du in allen Lagerbereichen Stichproben ziehen. Hierfür ist die Standard Vorgehensweise sowohl Positionen aus der Zählliste auszuwählen und sich den Lagerplatz zeigen zu lassen (Book to Floor), als auch Positionen aus dem Regal auszuwählen und diese auf der Zähliste zu suchen (Floor to Book). Deine Aufgabe ist es die Vollständigkeit und Existenz der Vorräte zu prüfen. Als grober Daumenwert gilt bei uns 25 Floor to Book und 25 Book to Floor.
Zu Beginn der Inventurbeobachtung solltest du einen Lagerrundgang machen, hierbei geht es z.B. auch darum wie ordentlich das Lager ist. Jedem sollte klar sein dass wenn die Vorräte kreuz und quer durcheinander stehen, vlt noch Kisten unbeschriftet irgendwo im Gang stehen eine ordentliche Bestandsaufnahme schwierig wird.
Zum ersten Rundgang gehört auch die Frage nach besonders hochwertigen Vorräten zu , ebenso die Frage nach leicht verderblichen, zerbrechlichen Vorräten oder Vorräte die besonderes interessant für Diebstahl sind (z.B. Edelmetalle). Sofern solche Vorräte vorhanden sind sollten diese besondere Aufmerksamkeit bei der Inventur haben. Auch solltest du dir ein Bild machen, wie die Vorräte gegen Diebstahl geschützt werden.
Darüber hinaus solltest du in Erfahrung bringen, welche Zähl verfahren verwendet werden. Zählen ist die Regel, allerdings können Vorräte auch gemessen oder gewogen werden. Hier solltest du Fragen wie z.B. die Genauigkeit der Waage sichergestellt wird.
In der Regel teilt ein Unternehmen die unfertigen Erzeugnisse in bestimmte Prozessschritte ein z.B. "muss noch Verpackt werden". Die Vorräte sind auf der Inventurliste entsprechend getrennt von den unverarbeiteten Vorräten benannt. Die Unterscheidung ist in den seltensten Fällen schwierig. Die Bewertung erfolgt im Nachgang zur Inventur, damit hast du bei der Beobachtung erstmal nix zu tun.
Sofern sich bei den Nachzählungen Differenzen ergeben empfiehlt sich die Ausweitung des Stichprobenumfanges. Wichtig bei der Inventurbeobachtung ist dass die Vorräte im wesentlichen stimmen. D.h. wenn die 1000 Schrauben aufgeschrieben haben beim Nachzählen aber nur 999 rauskommen ist das vollkommen egal. Wenn du aber feststellst dass ganze Lagerbereiche nicht oder nicht ordentlich gezählt werden, kann dass sehr schnell ein Problem werden.
Sofern ich bei einer Inventur einen Fehler feststelle gehe daher in der Regel so vor, dass ich die Lagerplätze welche im Regel direkt neben dem fehlerhaften Platz liegen ebenfalls zählen lasse. Ziel ist es so festzustellen ob hier ein grundlegender Fehler (z.B. Zählteam hatte keinen Bock) oder ein Einzelfehler vorliegt.
Fehler solltest du auf deiner Liste vermerken, ebenso solltest du die gesamten Zähllisten am Ende mitnehmen (natürlich nur eine Kopie), wenn es geht bietet es sich an, die Liste in Digitaler Form mitzunehmen, dann haben deine Kollegen bei der Verprobung der Buchbestände mit den Zählbeständen weniger Arbeit.
Abstimmung der Zählung mit dem Buchwerten hängt stark vom Mandanten hab, sofern ein System verwendet wird beidem die Zählung sofort verbucht wird, solltest du (sofern möglich) dich direkt vor Ort überzeugen, dass die korrekten Werte verbucht wurden (z.B. indem du dir direkt die Ist-Bestände aus dem System geben lässt welche bereits nach der Inventur gebucht wurden und diese Liste für deine Stichproben verwendest). In vielen insbesondere im Mittelstand ist die Inventuraufnahme von der Erfassung allerdings noch klar getrennt, somit muss die Prüfung der korrekten Buchbestände im Nachgang erfolgen. So oder so sollte im Rahmen der Hauptprüfung nochmals geprüft werden, ob die korrekten Bestände verbucht sind, es hindert dem Mandanten keiner daran nach erfolgter Inventur einfach noch ein paar Wareneingänge zu buchen die ihr sonnst nicht bemerkt.
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