Hallo,

ich arbeite im Controlling und habe dementsprechend viel mit Zahlen zu tun. Es kommt oft vor, dass ich 8 - 10 Stunden am Tag (meist unter Zeitdruck) an riesigen Excelsheets arbeite, Zahlen einpflege, Berechnungen durchführe etc.
Es kommt auch leider manchmal vor, dass ich einen Zahlendreher einbaue bzw. bestimmte Ungereimtheiten mir nicht auffallen. Das ist denn natürlich blöd, wenn man den Bericht abliefert und es fällt anderen auf.

Meine Frage: Ist das normal? Ist es üblich, dass bei zahlenlastigen Arbeiten solche Fehler passieren? Kann man diese Fehler durch bestimmte Tricks oder Techniken vermeiden? Was sind eure Erfahrungen?

Natürlich kann so etwas passieren. Daher ist streng strukturiertes Arbeiten das A&O, dh. arbeite nach System. Weiterhin nützt es etappenweise Plausibilitätschecks einzuarbeiten mHv Formel oder Makrohinterlegung, die dir direkt anzeigen, wenn etwas "nicht stimmt".

Ich arbeiten nicht im Controlling, aber erstelle Jahresabschlüsse und Steuererklärungen. Das sind zwar keine riesigen Excel-Sheets, aber auch Zahlenwerke, in denen sich Fehler und Ungereimtheiten einschleichen können. Ich kontrolliere mich am Ende immer selber und rechne kritische Zahlen nach, kontrolliere auf Vollständigkeit etc. Anders geht es meiner Meinung nach nicht. Die Zeit muss man sich nehmen. Sonst bemerken die Fehler, wie du siehst, andere. Und dann wird es peinlich.

Ich war im Investment Reporting während dem Studium angestellt. Dabei war ich ebenso rund 9 Stunden mit Excel beschäftigt und musste aus vielen verschiedenen Datenbanken die Zahlen in die Kundenreportings einpflegen.

Dabei bin ich tendenziell vom hektischeren und schnelleren Typ und versuche möglichst viel in kurzer Zeit hinter mich zu bringen. Dabei passieren selbstverständlich Fehler.

Zwei Methoden:
A) Finde einen vertrauensvollen Kollegen, der sich das genauer anschaut und bei Fehlern dir das formlos einfach mitteilt ohne, das an die große Glocke zu hängen.
B) Mach deine Arbeit wie gewöhnlich. Nimm dir gesondert als erste Aufgabe am nächsten Morgen eine eigenständige Überprüfung vor.
C) Automatisieren: Versuche die Schnittstellen der Berechnungen und Übertragungen zu automatisieren. Jeder manuelle Übertrag ist eine potenzielle Fehlerquelle.
D) Versuche Kontroll-Checks einzubauen. Sprich tauchen Fehler in der Summe etc. erscheint sofort eine Fehlermeldung.

Ja, das ist leider normal, irgendwann sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Aber es gibt einen relativ leichten Trick der einen Großteil der Fehler aufzeigt. Checksummen!

Also z.B: hast du einerseits den Gesamtumsatz und dann hast du den mühsam auf verschiedene Bereiche verteilt. Jetzt solltest du wieder checken ob die Summe der Einzelbereiche auch wieder das Total ergibt. Das kannst du als A-B darstellen und wenn Zahl ungleich 0 ist, dann färbe ein Feld in Excel mit bedingter Formatierung rot, dann sieht man zumindest, dass etwas falsch läuft.

Oder du baust immer einen Planvergleich ein oder einen Vorjahresvergleich ein und legst eine Toleranzgrenze fest. Z.B. +/- 20%, alles was darüber hinaus geht wird rot dargestellt und sollte dann nochmal von dir überprüft werden. Klar viele Sachen weichen halt auch mal mehr ab, aber so wird man sicher auch paar Fehler finden.

Eine der größten Fehlerursachen ist, dass man meistens irgendwelche Matchinglisten verwenden muss und man diese ständig aktuell halten muss, weil sonst kommt in einem System ein neuer Eintrag dazu und dieser wird in der Matchingliste nicht mehr gefunden und die entsprechenden Zahlen fehlen dann halt in der Endauswertung. Auch da kann man sich helfen. Z.B: zeige Anzahl verschiedener Einträge in der Ausgangsdatei und Anzahl der Einträge in der Matchingliste. Wenn ungleich, dann fehlt halt was.

Dann der ultimative Trick, solche Exceltrümmer enthalten ja irgendwann auch schnell über hundert sheets, jedes mit hunderten Spalten und Tausenden Zeilen. Kein Mensch schaut sich das alles im Detail an! Überleg dir, was wird der Empfänger innerhalb der ersten 10 Minuten davon wirklich ansehen und schau da kurz drüber, ob das halbwegs plausibel aussieht.

Wie manche es hier schon erwähnt haben, können Zahlendreher passieren. Diese passieren aber meistens nur dann, wenn ein manueller Eingriff erfolgt. Daher rate ich dir, wie so manch andere hier, bestimmte Formeln anzuwenden um am Ende auf die Summe 0 zu kommen, oder auf einen Wert, der Anfangs bekannt ist oder der erreicht werden soll. (Easy bspw. mit TEILERGEBNIS)

Ein weiterer Punkt ist, dass du copy/paste arbeiten tunlichst vermeiden solltest. Arbeitest du innerhalb eines Sheets, dann verlinke eine Zahl einfach in ein andere Zeile, anstatt diese einfach nur zu kopieren und wieder einzufügen. Nutzt du mehrere Datenbanken, dann wäre es angebracht diese zu harmonisieren und dann direkte Verlinkungen einbauen, wodurch Zahlen/Daten automatisch in deine Berechnungen eingebaut werden können. Zur Not auch mit Verweisen. Hierdurch kannst du dann zu 99,9% sicher sein, dass innerhalb der Datenstruktur keine Fehler mehr sind. Was du letztlich rechnest ist dann aber eine anderen Geschichte. ;-)