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Flexibleres Personal durch Zusammenlegung Aufgaben! Vor- und Nachteile?

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Bud Hill

Flexibleres Personal durch Zusammenlegung Aufgaben! Vor- und Nachteile?

Hallo,

in einem großen Unternehmen werden spezielle Posteingänge eingescannt und ausgelesen. Diese landen dann bei Datenerfassern auf dem Monitor, die die ausgelesenen Daten überprüfen, evtl. korrigieren. Nach dieser Überprüfung/Korrektur werden diese Dokumente z. B. an die Buchhaltung weitergegeben, die diese dann abschließend bearbeiten und z. B. Rechnungen freigeben bzw. Zahlungen veranlassen.

Posteingänge werden immer mehr und man benötigt in der reinen Datenerfassung und in z. B. der Buchhaltung immer mehr Personal.

Diesbzgl. gibt es die Idee, ob es nicht sinnvoller wäre, die reine Datenerfassung abzuschaffen und die, die fachlich infragekommen und das wollen, entsprechend für z. B. die Rechnungslegung weiterzubilden. Die, die nicht infrage kommen oder wollen, werden mit gleichwertigen Aufgaben beschäftigt bis der evtl. vorhandene befristete Vertrag ausläuft.

Somit könnte man personaltechnisch noch flexibler sein, da dann mehr Personal mehr/alles kann. Zumal bereits Stand jetzt z. B. die Mitarbeiter aus der Buchhaltung den Datenerfassern unter die Arme greift, wenn dort Personalmangel besteht. D. h., die Buchhalter arbeiten dann zumindest temporär auch mal als Datenerfasser.

Weitere Hintergedanken, evtl. Pros und Contras:

Datenerfasser sind schlechter bezahlt, als die Buchhalter usw. usf. Man muss überlegen, ob es sich auch finanziell lohnt, die Datenerfasser zu befördern, die man dann auch besser bezahlen muss.

Eine Weiterbildung kostet natürlich erst einmal Zeit und Geld. Nicht alle Datenerfasser können auf einmal weitergebildet werden. In dieser Zeit müssen MitarbeiterInnen aus den anderen Abteilungen bereits mehr Datenerfassung betreiben.

Die Buchhalter dürfen und wollen nicht zu oft, zu lange Jobs (Datenerfassung) erledigen, die gehaltstechnisch unter ihrem Niveau liegen.

Reine Datenerfassung ist monoton, kann sehr schnell langweilig sein und müde machen. Damit einhergehend ein überdurchschnittlich hoher Krankenstand. Monotonie kann zur Stagnation oder sogar zu dauerhaften rückläufigen Leistungen führen. Es ist demotivierend, immer dasselbe machen zu müssen.

Bekommt man mehr Aufgaben, Herausforderungen, Verantwortung und eine bessere Bezahlung steigert das die Motivation einhergehend mit einem niedrigeren Krankenstand.

Wenn alle alles können, ist das produktiver, es können mehr Dokumente erfasst und Rechnungen bearbeitet werden.

Mehr Abwechslung bei der Arbeit, fördert Konzentration, Ablenkung. Leichtere Tätigkeiten (Datenerfassung) kann man als aktive Pause nutzen, wenn man ein "Tief" hat, um dann wieder konzentrierter bei der Rechnungslegung zu sein.

In den jeweiligen Abteilungen gibt es aktuell bereits entsprechende individuelle Vereinbarungen zwischen Abteilungsleitung und MitarbeiterInnen, wie viele Belege, Rechnungen, Daten ... pro Tag zu schaffen sein sollen. Wenn alle nachher dasselbe machen, sollte die Gesamtsumme aller Zahlen aus diesen Vereinbarungen am Ende eine höhere sein, als die aktuelle Gesamtsumme. Z. B. heute werden von den Buchhaltern pro Tag 500 Rechnungen abschließend bearbeitet und von den Datenerfassern 2500 Dokumente (eine Rechnung besteht teilweis aus mehreren Seiten bzw. Dokumenten), daher ist die Zahl bei den Datenerfassern deutlich höher.

Wenn alle alles machen können, würde man täglich mit leichteren Tätigkeiten anfangen (Datenerfassung), um leichter in den Tag zu kommen. Es sei denn, es haben Rechnungen Priorität, die schnell abschließend angewiesen werden müssen.

Auch könnte man ein Rotationsverfahren für den Fall der Personalknappheit einführen (Krankheit, Urlaub ...), sodass dann jeder auch mal evtl. einen halben oder ganzen Tag nur Daten erfasst oder auch andersrum, sofern die fachliche Kompetenz gegeben ist, entsprechender Arbeitsvorrat bei den Rechnungen vorhanden ist und dann MitarbeiterInnen von der Datenerfassung "befreit" sind.

Das sind die ersten Ergebnisse nach einem kurzen Brainstorming.

Hab ihr bitte evtl. noch weitere Überlegungen, Vor- und Nachteile, was zu berücksichtigen ist ...?

Besten Dank an euch vorab.

Viele Grüße

Bud

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