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Tools fürs produktive arbeiten // Produktivitätssystem

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WiWi Gast

Tools fürs produktive arbeiten // Produktivitätssystem

Hallo zusammen,

ich starte demnächst ins Berufsleben und wollte einmal Eure Tipps und Tricks wissen, welche ihr verwendet um möglichst effizient zu arbeiten, alle To-Do's zu tacklen und dabei die Zeit sinnvoll zu nutzen? Wie dokumentiert ihr komplexe Aufgabenstellungen?

Dies könnten verschiedene Sachen sein wie...

To-Do's:
Produktivitätssysteme wie z.B. Gettings-Things-Done (By Paul Allen) oder Bullet Planner, einfache To-Do Listen im Collegeblock/Notizbuch, Outlook/Google tasks, Wonderlist/Todoist, post-its oder alles im Kopf etc.

Zeit:
Chunking & Schedulen (Alle Aufgaben einer Art regelmäßig zu einer Zeit erledigen, z.B. Emails nur um 10, 12, 14, 18, Uhr checken & beantworten; Generell für jede Aufgabe eine Zeit definieren, z.B. Standardreports immer ab 16 Uhr verschicken); Time-Blocks (z.B. morgens 2-4 Std ununterbrochenes Arbeiten ohne Meetings/Emails); Pomodoro (25min mit Konzentration);

Kalender:
Outlook/Google Suits, Notizbuch, alles im Kopf, etc

Sonstiges:
Checklisten, Wochenplanung (einmal wöchentlich alle Projekte, Termine und Aufgaben der nächsten Woche durchplanen), Tagesplanung (Abends/morgens den tag durchplanen, inkl. Aufgaben, Kalender, etc.);

Bei mir sah es während des Studiums und Praktika so aus:

To-Do's:
Google Tasks oder Notizbuch

Zeit:
2-4 Std morgens ohne Ablenkung arbeiten; Pomodoro;

Kalender:
Google Mails;

Sonstiges:
Am Abend vorher den Tag durchplanen; Ab und zu Wochenplanung (wenn busy);

Lasst mal von Euch hören!!!

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WiWi Gast

Tools fürs produktive arbeiten // Produktivitätssystem

Die meisten meiner Aufgaben kommen per Email. Also habe ich Outlook mit Kategorien je nach Priorität und Dringlichkeit. Per Suchordner habe ich die immer auf einen Blick.

Es kommt halt darauf an, wie schnell es bei deiner Arbeit zugeht. Kann bei mir halt mal vorkommen, dass man hin- und hermailt. Da den aktuellen Stand immer in einer Liste zu führen ist zu umständlich, aber so eine Kategorie ist schnell gesetzt.

Ab und an, habe ich auch Outlook-Erinnerungen, aber eher für regelmäßigere Reports.

Sonstige To dos sammel ich manchmal auch in Draft Emails, aber ich versuche das nicht Überhand nehmen zu lassen.

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WiWi Gast

Tools fürs produktive arbeiten // Produktivitätssystem

Aufgaben in Meetings oder in Telefonaten/ generell mündlich erteilt immer mitschreiben (notziblock oder Laptop, je nachdem), Rest kommt eh per Mail. Ich mache mir dann meistens im Kalender Blocker mit Farben nach Prio. Allgemein ist der Kalender Dreh- und Angelpunkt. Rest immer im Kopf & ad hoc einarbeiten/ umsetzen, wenn ich es denn selbst mache. Längere Aufgaben konnte ich früher zudem immer gut für eine Mail unterbrechen.

Für mich kostet eine solch detaillierte Planung wie im Ausgangspost auch viel zu viel Zeit & Effizienz. Man kann auch seine ganze Zeit mit dem Planen verbringen und daraus Rocket Science machen, statt halt einfach mal umzusetzen. Trotzdem finde ich systematisches Arbeiten per se nicht schlecht. Wem es hilft und wer es braucht, der sollte es natürlich entsprechend nutzen. Gerade bei langem eigenverantwortlichen Arbeiten. Das hat man aber heutzutage sowieso nur noch bspw. im R&D. Am Ende erwarte ich von meinen MA halt Ergebnis X zu Zeitpunkt Y.

Ehrlich gesagt sind solch standardisierten Tagesabläufe daher so gut wie nirgendwo richtig praktikabel und wirken nur akademisch ansprechend. Bei meiner Promotion bin ich ähnlich vorgegangen, aber jegliche Arbeit mit erhöhter menschlicher Interaktion und notwendigem Austausch lässt eine solch strikte Planung nicht zu. Eventuell noch in einigen Linienfunktionen. Alleine durch Meetings + entsprechende Follow-Ups würden alle Planungen über den Haufen geworfen. Wer zudem nur um Punkt 14 Uhr seine Mails checkt und beantwortet, wird wohl direkt den Ruf des Neurotikers einkassieren & nie auf dringliche Anliegen reagieren können.

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