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Organisation bei starker Fremdbestimung

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Randy

Organisation bei starker Fremdbestimung

Hallo zusammen,

Ich weiß jetzt nicht, ob dieses Forum das Richtige ist, es erschien mir aber am passendsten.
Ich bin leitender Angestellter mit rund 45 disziplinatisch und rund 200 fachlich unzerstellten Mitarbeitern in einem Betrieb mit ca. 5000 Personen.
Mein Job ist in der Fertigung weswegen ich zusätzlich zur Personalverantwortung auch technische Verantwortung habe.
Meine Aufgaben reichen von Personalplanung über Anlagenplanung, Störungsmanagement, verschiedene Projekten und Optimierungen (teils intern aber auch mit internationalen Kunden) und viel Kronzeugen wie EHS, KVP und logischerweise zig Meetings...
Mir machts Spaß und ich kann viel bewegen.
Ich bin 41 und habe Frau und 2 Kinder. Auch privat ist viel los mit Hobbys Hausbar und gemeinsamen Aktionen...

Seit letztem Jahr bin ich Stellvertreter meines Chefs geworden und spätestens jetzt bekomme ich Probleme meine vielen Aufgaben zu koordinieren und erfolgreich abzuschließen. Mit verschiedenen Notizblock Systemen oder Excel-Listen habe ich es schon probiert und eher mittelmäßige Erfolge erzielt.

Versuche ich jetzt ein System welches mir ist mir ermöglicht viele Aufgaben zu verwalten und dabei auch zu verknüpfen. Apps wie any.do todoist oder trello habe ich mir bereits angesehen, in meinen Augen treffen sie meinen Bedarf jedoch nicht.

Da ich sicherlich nicht der einzige bin der in im Job und manchmal auch in der Familie fremdgesteuert arbeiten muss und trotzdem seine Aufgaben erledigen möchte, denke ich mir dass der eine oder andere bereits eine Lösung für dieses Problem gefunden hat.

Mein Bedarf wäre:

  • Verschiedene To-Do-Listen
  • Listen miteinander verknüpfbar
  • Aufgabeneingabe sowohl per Tastatur als auch per Stift (ich nutze seit Jahren note Telefone) aber auch per Foto oder auch diktiert.
  • idealerweise mit Office 365 verknüpfbar
  • auch offline nutzbar spricht die Daten sollten auf dem Handy oder dem Tablet spiegelbar sein
  • gerne kostenlos eine geringe einmalige Gebühr wäre aber auch kein Problem. Unter gering meine ich irgendwas unter 25 €, wenn das System was taugt.

Warum trello und Co mir dabei bislang nicht helfen konnten möchte ich wie folgt erklären:
Wie die meisten halte ich meine Aufgaben durch E-Mails durch Prozesse in SharePoint, durch Telefonate oder direkte Ansprache. Insbesondere das letztere ist das was mir Probleme bereitet. Als Vorgesetzter bin ich häufig im Werk unterwegs und gebe mir selbst Aufgaben wenn ich Dinge sehe die erledigt werden müssen, Mitarbeiter oder Vorgesetzte mich ansprechen. Genau diese zugerufen in Aufgaben machen einen großen Teil meines Alltags aus, welche ich besser organisieren möchte.

Besonders interessant fände ich eine Verknüpfungsmöglichkeit. Wenn ich B. eine Besprechung mit einem Mitarbeiter X habe, sollte mir das System automatisch Aufgaben vorschlagen, die auch mit dem Mitarbeiter X zu tun haben damit ich sie zu einem Termin erledigen kann. Solche Situationen ergeben sich auch in anderen Aufgaben. Ich denke, dass Apps so etwas mit Kategorien oder ähnlichem realisieren können.

Kennt ihr eine App die das hinbekommt?
Ich würde mich freuen von euch zu hören bin auch gerne zum Austausch zur Bewältigung von vielen Aufgaben bereit.

Bis dann und vielen Dank im voraus, Randy

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WiWi Gast

Organisation bei starker Fremdbestimung

Anstatt einer App empfehle ich dir lieber ein Buch:
Stephen Covey - The 7 Habits of Highly Effective People

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Randy

Organisation bei starker Fremdbestimung

Danke.

Kann man hier Beiträge auch bearbeiten?
Ich habe den Text diktiert... Ein paar Schnitzer sind drin :-(

Beste Grüße,
Randy

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Randy

Organisation bei starker Fremdbestimung

Guten Morgen,

nachdem ich nun den ganzen Abend die gängigen apps gesichtet und Videos darüber gesehen habe, bin ich etwas desillusioniert.

Ich habe keine app gefunden die Aufgaben in der beschriebenen Art verknüpfen kann.
Zudem ist das Anlegen neuer Aufgaben immer mit mehreren Klicks verbunden.

Evtl. Bin ich noch so weit weg von der Arbeit mit apps dieser Art oder s etwas gibt es wirklich nicht.

Mal 2 Beispiele :

  1. Ich gehe durch das Werk und sehe einen Missstand der vom Hausmeister erledigt weder muss. Hier möchte ich die app öffnen können und ohne große Vorauswahl einfach ein Foto machen können. Dieses soll direkt als neue Aufgabe gespeichert werden, zunächst ohne Zuordnung oder Text.
    Später möchte ich das als email verschicken können.

  2. Ich habe eine Fest gefeiert und ein Kumpel hat seine Jacke vergesse. Am we helfe ich diesem Kumpel beim Hausrenovieren. Die app soll mich daran erinnern die Jacke mitzunehmen, weil ja beides den gleichem Kumpel betrifft.

Ich hoffe es wird klar, was ich meine.

Beste Grüße, Randy

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WiWi Gast

Organisation bei starker Fremdbestimung

Hallo Randy,

Eine App wird dein Grundproblem nicht lösen. Ich sehe das Problem nicht in der Aufgabenorganisation, sondern in dir als Führunskraft. Du schaffst dir selber kleine Aufgaben beim Rundgang, akzeptierst von deinen Mitarbeitern zugerufenen Aufgaben (sie agieren also als wären sie dein Boss!) usw. Ich empfehle dir wirklich das Buch "The One Minute Manager meets the Monkey". Dort wird genau dein Problem beschrieben! Das gibt es als pdf kostenlos im Internet.

De facto hast du zu viel Arbeit und versuchst deinen Arbeitsalltag zu optimieren, um alles unterzukriegen. Irgendwann wird es aber mehr und mehr und du kannst nichts mehr optimieren. Dann wird deine Arbeitsleistung schlechter.
Du musst sehen, dass das Problem darin liegt, dass du vielleicht Aufgaben machst, die nicht deine sind, dh du delegierst nicht genug.

  • Warum musst du den Rundgang machen und Aufgaben/Probleme entdecken?
  • Warum können das nicht die Teamleiter?

Statt eine App zu suche, musst du mit den direkt unter dir angesiedelten Managern/Teamleitern ein vertrauensvolles Netzwerk aufbauen und an sie delegieren. Du musst nicht alle Lösungen präsentieren oder in jeden Prozess 100% eingebunden sein. Das geht auf deiner Stufe gar nicht mehr. Lass die Teamleiter das regeln und dir eine Zusammenfassung geben bzw. nur wenn es für sie unlösbare Probleme gibt, sollen sie dich belästigen. Wie gesagt, im Buch wird das sehr schön und plastisch beschrieben (Aufgaben = Monkeys).

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WiWi Gast

Organisation bei starker Fremdbestimung

Hm, verschiedene Aufgaben bei einer Person, an die man erinnert werden will.. das kenne ich auch, hasse es wie die Pest.
Ich wollte es über ein CRM-System angehen, kann es aber nicht, weil sich die IT mit Fremdprogrammen und der Datenschutzbeauftragte wegen der Inhalte aufregen.. aber vielleicht kannst du dir ja en CRM-Freeware-System aufspielen.

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Randy

Organisation bei starker Fremdbestimung

Morgen,

Ich finde es zwar etwas skurril, dass du mir vorhältst, ich mache Dinge, die nicht die meinen sind, ohne meinem Job und dessen Inhalt zu kennen... Die Infos werde ich dennoch reflektieren, es hat sicher einem passenden Kern darin. Danke dafür.

Das Klammeraffenpinzip kenne ich und nutze ich oft. Bei meinen Aufgaben geht das aber nicht immer.

Die Sache ist eben aktuell so kritisch, da mein Chef Elternzeit hat und ich daher doppelt belastet bin.

Über Teitere Tipps bin ich dankbar.

Grüße,
Randy

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WiWi Gast

Organisation bei starker Fremdbestimung

Ich wollte nicht anmaßend sein, mir sprang das mit den Rundgängen nur ins Auge und ich dachte, auch das könnte eine Lösung für dein Problem sein.

Bezüglich der App, willst du die eierlegende Wollmilchsau. Sie soll auf allen Geräten on- und offline funktionieren und über 4 verschiedene Kanäle steuerbar sein (Schrift, Tastatur, Foto, Diktieren). Gerade die Verbindung zwischen Handy/Tablet (mit iOS oder Android) und PC (mit Windows?) dürfte schwierig werden. Ich glaube du musst da ein paar Abstriche machen und Prioritäten setzen. Mit diesen Vorgaben wirst du einen privaten Programmierer brauchen ;)

antworten
WiWi Gast

Organisation bei starker Fremdbestimung

WiWi Gast schrieb am 30.10.2018:

Ich wollte nicht anmaßend sein, mir sprang das mit den Rundgängen nur ins Auge und ich dachte, auch das könnte eine Lösung für dein Problem sein.

Bezüglich der App, willst du die eierlegende Wollmilchsau. Sie soll auf allen Geräten on- und offline funktionieren und über 4 verschiedene Kanäle steuerbar sein (Schrift, Tastatur, Foto, Diktieren). Gerade die Verbindung zwischen Handy/Tablet (mit iOS oder Android) und PC (mit Windows?) dürfte schwierig werden. Ich glaube du musst da ein paar Abstriche machen und Prioritäten setzen. Mit diesen Vorgaben wirst du einen privaten Programmierer brauchen ;)

Aber die App soll doch nichts kosten. 8-)

Hast du dir schon Asana angeguckt? Die App ist wahrscheinlich auch nicht die eierlegende Wollmilchsau, aber ich finde sie viel besser als Trello.

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WiWi Gast

Organisation bei starker Fremdbestimung

Beste Qualität für null Preis bzw. null Kosten. Willkommen in Deutschland. Hier wird die Leistung wenigstens nicht wertgeschätzt.

antworten
Randy

Organisation bei starker Fremdbestimung

WiWi Gast schrieb am 02.11.2018:

Beste Qualität für null Preis bzw. null Kosten. Willkommen in Deutschland. Hier wird die Leistung wenigstens nicht wertgeschätzt.

Bevor man einfältige Sinnloskommentate postet, sollte man den Eingangspost durchlesen.
In meinen Augen sind bis zu 25 EUR für eine App nicht null "Kosten" ;-)

Ich prüfe nun meistertask intensiv. Zumindest die ad hoc Eingabe ist hier möglich und man kann tasks schnell mit Bildern versehen.
Die Referenzierung mit anderen tasks hab ich noch nicht hinbekommen, mal sehen.

LG Randy

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WiWi Gast

Organisation bei starker Fremdbestimung

Microsoft Office:

Outlook Kalender für Sachen an die man erinnert werden will.
In Outllook E-Mail kann man sogar ein Bild schnell reinkopieren und als Entwurf speichern.
Outlook E-Mail, Ordner "Prio" für die wichtigsten Sachen.
Usw.

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WiWi Gast

Organisation bei starker Fremdbestimung

Nur 25 Euro für so eine Anwendung, die einen Teil deines Jobs machen soll, ist doch lächerlich...

Ich dachte du bist eine Führungskraft, da wirst du doch etwas mehr Geld locker machen können oder?

antworten
WiWi Gast

Organisation bei starker Fremdbestimung

Für mich klingt das eher nach einem Kommunikationsproblem, als nach zuvielen einzelnen Projekten (die Aufgabe des Hausmeisters ist ja eigentlich kein "Projekt" für den Leiter sondern eine delegierte Aufgabe)

Ich bin zwar Berufseinsteiger, aber als Assistent der Werksleitung sehe ich, wie mein Chef sowas aktuell managt. Wir verwenden sowas wie Slack (wäre kostenlos). Wenn der Werksleiter mit mir einen regelmäßigen Rundgang macht gehe ich mit und übermittle die Aufgaben. Wenn also ein Mangel an einem Kabel gesehen wird (als Bsp. für Hausmeister Aufgabe) machen wir ein Foto und posten es in der Slack-Gruppe der Betriebstechnik (dort ist der Betriebsingenieur drin für Probleme an Anlagen und der Hausmeister für generelle Aufgaben) mit einem entsprechenden Kommentar. Diese sehen es dann und erledigen den Mangel am Kabel (Bsp). So gibt es für die verschiedenen möglichen Aufgeben entsprechende Gruppen und jeweils andere Mitglieder.

So delegiert mein Chef die "normalen" Aufgaben und widmet mehr Zeit in wirkliche Projekte, die er dann entsprechend bearbeitet.

Ich weiß natürlich nicht, wie das in eurem Betrieb läuft, soweit ich die Situation jedoch verstehe, könnte das eine Möglichkeit sein.

antworten

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