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Wie selbst organisieren im Berufsalltag?

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WiWi Gast

Wie selbst organisieren im Berufsalltag?

Hallo,
Ich habe ca. 1 Jahr Berufserfahrung und mich würde interessieren, wie die erfahrenen Kollegen sich selber im Berufsalltag organisieren:

  • Überblick über anstehende Aufgaben u. Priorisierung -> Nutzt ihr die Klassische to-do-Liste oder ein ausgefeilteres Verfahren, wie get things done, Eisenhower Quadrat etc.?
  • Welche Tools könnt ihr empfehlen? Klassiches E-Mail-Programm wie Outlook oder spezielle Verwaltungssoftware?
  • Wie behaltet ihr den Überblick über 200 E-Mails/Tag? Wie sortiert ihr E-Mails?
  • Wie organisiert ihr selber Meetings bzw. stellt sicher, dass diese erfolgreich verlaufen?

Ich bedanke mich für ein paar Erfahrungswerte.

VG

Jens

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WiWi Gast

Re: Wie selbst organisieren im Berufsalltag?

Sehr gute Frage, würde mich auch interessieren. Letztens erst bin ich morgens ganz normal ins Büro gekommen, nur um nach starten von Outlook zu merken, dass ich an dem Morgen für einen auswärtigen Termin schon an einem anderen Ort hätte sein müssen!
Druckt ihr euch euren Kalender immer einen Tag im Voraus aus oder welche Kniffe und Life-Hacks nutzt ihr?

antworten
beraterleben

Re: Wie selbst organisieren im Berufsalltag?

Hallo Jens,

das geht glaube ich sehr vielen Leuten so (besonders in größeren Unternehmen). Mit E-Mail-Tools oder anderen Methoden alleine wirst du deine Situation mit 200 Mails/Tag und vielen womöglich nicht in den Griff kriegen.

Was dir vielleicht am allermeisten helfen wird: "Nein" zu sagen. Meist ist es viel besser drei Projekte richtig gut und zügig zu erledigen als zehn irgendwie zu jonglieren. Es muss kein schroffes "Nein" sein, sondern das lässt sich schön verpacken. Manchmal auch in eine "Wozu?"-Frage.

Für mich ist das die einzige nachhaltige Lösung, um von einer Fremdsteuerung, auf die du nur reagieren kannst, in eine etwas aktivere Lage zum handeln kommst.

Zusätzlich nutze ich natürlich auch ein paar Methoden, um mir das Leben zu erleichtern:

  • Vor jedem Tag schreibe ich mir die drei Themen auf, die ich am nächsten Tag erledigen möchte. Meistens gibt es einen Punkt, der am wichtigsten ist, und darum versuche ich mich gleich morgens zu kümmern.
  • Für Aufgaben nutze ich nur noch ungerne ToDo-Listen, weil sie nicht die Zeit mit betrachten, die die Aufgaben brauchen können. Ich blocke mir lieber für einzelne Aufgaben im Kalender Zeit, sodass ich weiß wann ich was machen möchte und ich mich nicht überfrachte. Ein weiterer Vorteil: Mir werden weniger Termine von anderen Leuten eingestellt, oder um meine geblockten Zeiten herum. Ggf. muss ich meine Aufgaben-Termine aber auch verschieben und es wird transparent, dass dann etwas später passieren wird.
  • Es gibt gewisse Zeiten am Tag, die ich mir nur für Mails blocke (morgens und mittags). In der Zeit sind Mails dran, ansonsten gucke ich das Postfach nur ungerne an. Auch das Pop-Up in Outlook oder anderen Programmen ist ausgeschaltet, dass ich nicht bei jeder eingehenden Nachricht unterbrochen werde.
  • Ich praktiziere einen leeren Posteingang, "Zero Inbox" genannt. Manche finden es gut, andere nicht. Mir hilft es ungemein den Überblick zu behalten, welche Mails ich noch irgendwie bearbeiten muss. Die einfachste Form ist unter deinem Posteingang einen Unterordner "Erledigt" zu machen und alle Mails dort rein zu verschieben, die erledigt sind.
  • Der Kalender ist mein Dreh- und Angelpunkt und ich hab ihn auch immer auf das Smartphone synchronisiert. So kann es nicht passieren, dass ich durch eine Mittagspause einen Termin verpasse.

Ansonsten kann ich den Podcast "Extreme Productivity" von Kevin Kruse noch wärmstens empfehlen :).

Viele Grüße
Andreas

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WiWi Gast

Re: Wie selbst organisieren im Berufsalltag?

Outlook auf's Handy installieren und mit Hilfe von Notifications immer up to date sein. Dazu dann noch den Kalender im Handy benutzen. In iOS absolut ausreichend (hab allerdings auch nicht so einen extremen Mail-Verkehr wie du).

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