Das optimale Warenwirtschaftssystem finden

Viele Bestellungen, dann ein paar Retouren und zwischendrin eine Reklamation – Betreiber von Online-Shops oder Händler im stationären Handel kennen solche Szenarien und Probleme. Leicht geht der Überblick über aktuelle Lagerbestände, aktuelle Aufträge sowie Bestellungen verloren. Trotzdem muss niemand unzählige Stunden in einem riesigen Lager verbringen und dort alle Artikel per Hand zählen. Mittlerweile gibt es in Sachen Lagerlogistik eine Lösung, mit der Einzelhändler sowie Unternehmen die Kontrolle ihrer aktuellen Bestände schnell erledigen können. Die Rede ist von Warenwirtschaftssystemen (WaWi). Doch was macht diese so besonders und wie finden Betriebe in diesem Segment für sich die optimale Lösung?

Ein System, das alle Bestände im Blick hat
Grundsätzlich kann man sich dieses Modell als eine Art Schaltzentrale vorstellen, welche dauerhaft Daten und Informationen aus den Unternehmensbereichen Verkauf, Einkauf sowie Lagerhaltung sammelt und diese miteinander abgleicht. Die Bestandsliste als zentrales Element wird so fortlaufend aktualisiert. Auf diese Weise sind Händler oder Logistik-Mitarbeiter immer auf dem aktuellen Stand und wissen, welche Artikel des Sortiments nachbestellt werden müssen oder welche noch vorhanden sind. Dadurch lassen sich einerseits Kosten senken. Schließlich wird durch aktuelle Daten das Risiko von Fehlkalkulationen minimiert. Zum anderen ermöglichen es solche Systeme, mengenmäßig gezielter auf Verbraucherwünsche zu reagieren. Unvorhergesehene Nachfrageschübe sind besser zu handeln. All das zusammengenommen steigert unterm Strich zusätzlich die Zufriedenheit der Kunden.
 

Wie findet man das passende Produkt?
Begeisterung für ein Warenwirtschaftssystem zu erzeugen, ist aufgrund der genannten Vorteile in Sachen Bestandskontrolle wohl kein Problem. Schwieriger gestaltet sich für Betriebe dagegen die Suche nach dem passenden Produkt. Aufgrund der großen Beliebtheit solcher Anwendungen hat sich mittlerweile eine eigenständige Branche herausgebildet, die auf dem Softwaremarkt für große Produktvielfalt sorgt. Um schließlich das auf die eigenen Anforderungen abgestimmte System zu finden, das ebenfalls zukünftige Unternehmensherausforderungen meistert, können die folgenden Schritte hilfreicher sein:
 

1. Die Branche und ihre Anbieter erkunden
Um eins vorwegzunehmen: Die Wahl eines WaWi ist nicht mit dem Kauf von einem Paar Schuhen zu vergleichen. Man sollte nicht einfach losziehen und auf gut Glück das kaufen, was einem gerade ins Auge fällt. Vielmehr handelt es sich in diesem Fall um eine wohlüberlegte Entscheidung, die nicht überstürzt und im Vorfeld gut geplant sein sollte. Und dafür ist zunächst Recherche angesagt. Bedeutet: Verantwortliche müssen den Anbieter-Markt kennenlernen. Dafür eigenen sich unter anderem diese Anlaufstellen:

• Fachzeitschriften
• Online-Foren
• Messen & Ausstellungen
• Recherche im Internet

Zudem kann es nie schaden, sich mit erfahrenen Branchenkollegen auszutauschen. Auf diese Weise bekommt man eine erste Übersicht darüber, welcher Funktionsumfang in Sachen Warenwirtschaftssysteme zu welchem Preisleistungsverhältnis verfügbar ist. Mit den persönlichen Vorstellungen abgeglichen, findet man am Ende heraus, welche Art von Warenwirtschaftssystemen die richtige für den eigenen Betrieb ist.
 

2. Das Jetzt und die Zukunft im Blick haben
Im nächsten Schritt dreht sich alles um die Bedarfsermittlung. Wichtiger Bestandteil ist hier die Analyse des aktuellen Ist-Zustands, beispielsweise: Wie viele Sendungen verlassen pro Tag das Lager? Stimmen Angebot und Nachfrage weitestgehend überein? Zusätzlich müssen zukünftige Entwicklungen berücksichtigt werden, wie unter anderem die Frage, ob sich die Produktpalette des Betriebs auf lange Sicht noch verbreitern wird. Auf all diese Paradigmen sollte ein zuverlässiges Warenwirtschaftssystem ausgelegt sein sowie reagieren können. Es gilt deshalb unbedingt zu prüfen, ob die Anwendung der Wahl mit den aktuellen Betriebssystemen der Firma kompatibel ist und ob eine modulare Modifizierung im Zuge zukünftiger Unternehmensentwicklungen möglich ist. Nur so bleibt ein Betrieb langfristig konkurrenzfähig. Mit Hilfe eines Lastenhefts lassen sich Ansprüche wie diese schnell überprüfen.
 

3. Der Dienstleister- und Service-Check
Nachdem die technischen Grundlagen geklärt sind, steht schließlich noch die Wahl des persönlichen Dienstleisters an. Hier lohnt es sich, mehrere Angebote inklusive Testversionen einzuholen. So kann man nicht nur diverse Programme auf Herz und Nieren prüfen. Diese Vorgehensweise liefert zudem erste Hinweise, ob die Zusammenarbeit mit einem Servicedienstleister überhaupt Sinn macht. Ist das Verhältnis partnerschaftlich? Interessiert sich der Hersteller für die Bedürfnisse seines Software-Kunden und welche Leistungen umfasst überhaupt der technische Support? Schließlich gibt es nichts ärgerlicheres, als bei einem Problem feststellen zu müssen, dass für Instandhaltung und Co. eines Moduls plötzlich zusätzliche Kosten anfallen.
 

4. Implementierungsplan erstellen
Zu guter Letzt sollten sich Materialwirtschaftszuständige auch mit der Einführung eines Warenwirtschaftssystems wie diesem innerhalb ihres Betriebs beschäftigen. Um im Arbeitsalltag unnötige Störungen oder Verzögerungen zu vermeiden, müssen möglichst alle betroffenen Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich mit der neuen Technik intensiv auseinanderzusetzen. An gezielten Schulungen führt daher kein Weg vorbei. Diese sollten am besten anhand eines festen Zeitplans durchgeführt werden. So ist sichergestellt, dass tatsächlich alle Angestellten berücksichtig werden, wodurch die Implementierung möglichst nahtlos während des laufenden Betriebs erfolgen kann.
 

Eine strategische Vorgehensweise hilft bei der Entscheidung
Es besteht kein Zweifel: Für Firmen und Unternehmen, bei denen in den Bereichen Einkauf, Verkauf oder Lagerhaltung im Zuge von Auftragsbearbeitung oder Fakturierung viel Arbeit anfällt, kann ein Warenwirtschaftssystem echte Erleichterung bei der Abwicklung von alltäglichen Aufgaben bringen. Doch bevor man sich unüberlegt für das Modul irgendeines Anbieters entscheidet, müssen Unternehmen zunächst selbst herausfinden, was sie von Ihrem Wunsch-Tool erwarten. Die vorgestellten Tipps erleichtern jedoch die letztendliche Entscheidung für einen zuverlässigen Service-Partner.