Profis am Hörer: Telefonservice für kleine und mittelständische Unternehmen

Wer im Geschäftsleben erfolgreich sein will, sollte für Kunden und Geschäftspartner stets erreichbar sein. Zur interaktiven und persönlicheren Kommunikation ist das Telefonat nach wie vor unersetzlich. Viele Firmen nutzen daher einen Telefonservice, der eingehende Anrufe entgegennimmt und den professionellen Kontakt und eine permanente Erreichbarkeit sicherstellt.

Auch in Zeiten des Internets ist das Telefon als One-to-One-Kommunikationstool wichtig für ein gutes Geschäft. Beim ersten Kundenkontakt ist das Gespräch das Aushängeschild des Unternehmens und zeugt im positiven Fall von Professionalität und Kompetenz. Bestandskunden hingegen erwarten eine schnelle Erledigung ihrer Anliegen. Die ständige telefonische Erreichbarkeit während der Geschäftszeiten ist folglich ein Muss, wenn es um Seriosität geht. Audiotex-Systeme (automatische IT-Telefondienste) oder Anrufbeantworter sind heutzutage eher unbeliebt. Wer geschäftlich stets erreichbar sein muss, hat entweder eine festangestellte Kraft, die die Anrufe entgegennimmt – oder arbeitet mit einem Telefonservice zusammen, der im Firmennamen Anrufe beantwortet und ihre Inhalte weiterleitet.

Häufig ideal für kleine Unternehmen
Ein Telefonservice bietet sich in erster Linie für Freiberufler sowie kleine und mittlere Unternehmen (KMU) an, die ohne eine festangestellte Kraft auskommen, aber trotzdem für ihre Klientel „persönlich“ erreichbar sein wollen. Aber auch für Büros mit Sekretariat ist ein Telefonservice unter Umständen eine Option: Er kann stets dann aktiviert werden, wenn das Sekretariat nicht besetzt ist – während der Urlaubszeit, am Wochenende oder in der Mittagspause.

Via Telefonservice 24 Stunden am Tag erreichbar
Fast totale Erreichbarkeit – an sieben Tagen in der Woche, von früh bis spät in die Nacht – das und noch mehr kann ein leistungsfähiger Telefonservice seinen Kunden bieten. Welche Leistungen das im Detail sind, kann man auf den Webseiten dieser Dienstleister erfahren, beispielsweise unter tel-inform.de  Der Mitarbeiter des Telefonservice meldet sich mit dem Namen des Unternehmens und nimmt das Anliegen des Anrufers entgegen.

Auf Wunsch des Kunden kann der Mitarbeiter auch an einer Schulung teilnehmen, in der er die Produkte und/oder Dienstleistungen des Unternehmens und die Zuständigkeiten einzelner Mitarbeiter kennenlernt. Er kann auch darüber informiert werden, welcher Mitarbeiter für welche Vorgänge zuständig ist oder wer gerade im Urlaub ist. Zu jedem Anruf wird eine Gesprächsnotiz verfasst, die alle wichtigen Informationen beinhaltet. Diese Daten liefert er ans Unternehmen, per E-Mail, Fax oder SMS. Auf Wunsch werden dringende Anrufe sofort weitergeleitet, zum Beispiel aufs Smartphone des betreffenden Mitarbeiters.