An die Arbeitsweise angepasst

Kreatives und effizientes Arbeiten ist nur in der passenden Umgebung möglich – es geht also um Usability und Ergonomie. Der Selbstständige muss sich in seinem Arbeitsbereich rundum wohlfühlen können, da er den Großteil des Tages dort verbringt. Dies bedeutet aber nicht nur, dass eine gemütliche Couch, ein bequemer Drehstuhl oder eine voll ausgestattete Küche vorhanden sein müssen. Vielmehr muss das gesamte Büro an die eigene Arbeitsweise und an die verschiedenen Prozesse angepasst sein. Erst dadurch sind effiziente und vor allem angenehme Arbeitsprozesse möglich, und dies erhöht nicht nur das eigene Wohlbefinden sondern auch die Arbeitsmoral und fördert kreatives Denken. Zusammen mit einem an die eigene Ästhetik angepassten und ergonomischen Design wird dieser positive Effekt noch verstärkt.

Doch auch Mitarbeiter und die Kundschaft dürfen nicht zu kurz kommen. Eine flexible und multifunktionale Einrichtung bietet individuelle Gestaltungsmöglichkeiten für jede Person und jede Anforderung. Neben dem konkreten Arbeitsplatz sollten aber auch Ruhebereiche bedacht werden, die zum kurzen Verschnaufen oder zum Plausch zwischen den Mitarbeitern einladen. Für die Kunden sollte ein ansprechender Wartebereich mit bequemem Sitzmobiliar eingerichtet werden. Auch sind eventuell abgetrennte Räume für ein ungestörtes Kundengespräch ratsam.
 

Knappes Budget richtig einsetzen

Bei einer Existenzgründung ist das Budget anfangs meist sehr knapp bemessen und reicht nur für grundlegende Büroausstattungen. Es ist also ratsam, vorher genau zu planen, welche Arbeitsprozesse im Büro stattfinden und was dafür konkret gebraucht wird. Zur Grundausstattung gehören vor allem Büromöbel wie genügend Regale und Schränke, Schreibtische, Bürostühle und Ablageflächen für gemeinsam genutzte Akten oder technische Geräte. Für wichtige Unterlagen sollten abschließbare Aktenschränke genutzt werden. Je nach Mitarbeiterzahl sollte auch der Küchen- bzw. Pausenbereich entsprechend ausgestattet werden. Für den Kundenbereich werden genügend Sitzflächen und vor allem Raum benötigt, damit sich der einzelne Kunde wohlfühlen kann. Je nach Branche gehört auch ein Empfangstresen oder ein Tisch mit Informationsmaterial oder Magazinen zum Eingangsbereich.

Auch die Bürotechnik gehört zur Ausstattung und muss mit eingeplant werden. Computer, Drucker, Telefone und eventuelle Netzwerktechnik sind meist unverzichtbar. Je nach Arbeitsgebiet sollten pro Arbeitplatz auch mehrere Bildschirme eingeplant werden. Auch die Ausleuchtung ist ein wichtiger Punkt, die passende Deckenbeleuchtung und Schreibtischlampen bieten erst die passende Beleuchtung für eine angenehme und gesunde Arbeitsweise. Was viele Existenzgründer zu Anfang vergessen sind meist Präsentationstechniken wie Beamer, Leinwände, Flipcharts oder Magnettafeln. Auch Zubehör muss hier mit bedacht werden. Druckerpatronen, Papier, Ordner, Schreibgeräte und Reinigungsutensilien für die einzelnen Geräte sind unverzichtbar für einen reibungslosen Arbeitsablauf.

Bei einem begrenzten Budget stellt sich natürlich die Frage, was eine gute Büroeinrichtung kosten darf. Natürlich spielt der optische Aspekt eine große Rolle, wild zusammengewürfelte Möbel wirken weder organisiert noch seriös und können auch für die Mitarbeiter einen chaotischen Eindruck erwecken, der ablenkend wirkt. Doch eine gute Einrichtung muss nicht teuer sein. Es gelten vor allem zwei Aspekte zu beachten: die Ergonomie und ein einheitliches Design. Von extrem billigen Produkten sollte jedoch abgeraten werden, da diese meist schon nach wenigen Monaten defekt sind. Auf der sicheren Seite ist man mit einem Büroausstatter. Dieser bietet neben qualitativ hochwertigem Mobiliar auch Beratung, Ersatzteile und Garantiezeiten zwischen 2 und 10 Jahren. Soll der Kauf online stattfinden, so ist ein B2B-Versandhändler wie KAISER+KRAFT die richtige Wahl, da das Sortiment umfangreich ist und alle Produkte mit Mindest-Garantien ausgestattet sind. Einen Gebrauchtmöbelkauf sollten sich Gründer genau überlegen, da keine Garantien – oder nur eingeschränkte – vorhanden sind. Die Einrichtung der Büroräume wird durch die begrenzten Auswahlmöglichkeiten erschwert.