IT-Outsourcing: Was spricht dafür und was dagegen?
Die Informationstechnologie – gemeinhin als IT bezeichnet – ist für alle Unternehmen ein großes Thema. Einst war das nicht der Fall: Hauptsächlich mussten sich Unternehmen mit IT beschäftigen, die in diesem Bereich selbst tätig waren. Heute kommt aber keine Firma mehr darum herum, denn Personalfragen, Kundenkommunikation und Warenbestände werden digital organisiert.
Je größer ein Unternehmen wird, umso anspruchsvoller werden auch die Ansprüche an die IT-Abteilung. Mit IT-Abteilung ist manchmal sogar einfach nur der Chef oder die Buchhaltung gemeint. Das geht nicht lange gut, weshalb entweder Personal angestellt werden muss oder aber IT-Outsourcing betrieben wird. Aber ab wann lohnt sich Outsourcing wirklich?
Was ist (IT-)Outsourcing?
Outsourcing ist das Auslagern bestimmter Tätigkeiten, die für die Aufrechterhaltung des Betriebes wichtig sind. Dabei wird ein externes Unternehmen beauftragt, um die Aufgaben zu übernehmen, die intern nicht effektiv gelöst werden können – oder nicht gelöst werden sollen.
Somit ist klar, dass Outsourcing kein neues Phänomen ist. Vor allem im Zuge der Globalisierung ist Outsourcing sogar eher zum Standard geworden. Unternehmen bauen sich nicht mehr vollständig selbst auf, sie profitieren vom Zusammenspiel mit anderen Firmen.
- Ein Tickethändler gibt den Versand der Tickets ab
- oder ein Fußballverein lässt sein Marketing von einem Dienstleister organisieren.
Beides könnte auch intern übernommen werden, doch viele entscheidet sich dafür, solche Aufgaben an Experten zu übergeben.
IT-Outsourcing findet zum Beispiel statt, wenn die Software-Entwicklung an ein Unternehmen abgegeben wird, das sich bereits spezialisiert hat. Viele Unternehmen setzen heutzutage auf eigene Apps – allerdings ergibt es nicht für jedes Unternehmen Sinn, dafür eine eigene Abteilung einzurichten. Auch das Speichern und Verwalten von großen Datenmengen wird in der modernen Unternehmenswelt häufig abgegeben, um Aufwand und Kosten zu verringern.
Was spricht für eine eigene IT-Abteilung?
IT-Outsourcing ist noch umstritten. Viele Unternehmer wollen so wenig wie möglich in fremde Hände legen – und sind bei der Informationstechnologie besonders vorsichtig. Denn eine funktionierende Infrastruktur ist enorm wichtig. Kommt es zu Problemen mit
- dem E-Mail-System,
- der Website
- oder auch einer Anwendung,
muss schnell gehandelt werden. Intern sind die Wege meist kurz und direkt.
In kleineren Unternehmen kann es außerdem so sein, dass gerade jüngere Mitarbeiter einen Teil der IT-Aufgaben übernehmen können. Das Hosting der Unternehmenswebsite oder die technischen Probleme mit einer Datenbank sind für viele Menschen keine Herausforderung – nur im Ernstfall muss Fachpersonal gerufen werden. Ist das Wachstum des Unternehmens in den nächsten Jahren eher schwach zu erwarten, brauchen IT-Fragen noch nicht unbedingt über Outsourcing geregelt werden.
Was spricht für IT-Outsourcing?
Jedes zukunftsorientierte Unternehmen sollte über IT-Outsourcing nachdenken. Denn die Herausforderungen, die auf Firmen in den nächsten Jahren zukommen werden (beziehungsweise, die bereits da sind), sind zahlreich und nicht unbedingt unbedeutend. Es werden mehr und mehr Daten verarbeitet, Internetauftritte werden wichtiger und Anwendungen müssen funktionieren – sonst ist die Konkurrenz schnell davongezogen.
Indem bestimmte Tätigkeiten im Bereich der Informationstechnik auslagert werden, steigen die Möglichkeiten, sich auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren. Außerdem lässt sich so sehr clever nutzen, dass in spezialisierten Unternehmen ein enormes Fachwissen angesammelt wird. Mit anderen Worten: Die Aufgaben werden an Fachpersonal abgegeben, das sich nur auf eine Kernkompetenz spezialisiert hat.
Das kann enorme Kosten sparen. Denn die Mitarbeiter, die bereits angestellt sind, können sich auf das Wesentliche konzentrieren. Fortbildungen im IT-Bereich werden weniger (oder sogar ganz hinfällig) und tritt mal ein Problem auf, dann wird es genauso abgegeben wie die Alltagstätigkeiten – somit kann weitergearbeitet werden, anstatt plötzlich alle Energien auf ein Problem zu leiten.
Richtig lohnenswert wird das IT-Outsourcing, wenn große Pläne anstehen. Denn wann immer ein neues Projekt beginnt, mehr Kunden gewonnen werden sollen oder es zum nächsten Entwicklungsschritt geht, muss zunächst geschaut werden, ob alle Abteilungen dafür bereit sind. In einem solchen Fall ist Outsourcing hervorragend skalierbar und somit kann sich voll auf den Fortschritt konzentriert werden.