Erfolgreich präsentieren mit PowerPoint 1: Einführung

Mit WiWi-TReFF entwickelt ihr eure immer wieder verwendbare Präsentationsvorlage.

Erfolgreich präsentieren mit PowerPoint
Microsofts PowerPoint ist das am weitesten verbreitete Präsentationsprogramm und das mit Abstand am schnellsten erlernbare Tool aus der Office-Familie. Wenige Stunden reichen aus, um sich so in das Programm einzuarbeiten, dass man etwas präsentieren kann. Schaut man sich aber die Präsentationen an, die einem geboten werden, dann entsteht häufig der Eindruck, dass die Präsentierenden offenbar auch nicht mehr Zeit darauf verwendet haben. Wer hätte das noch nicht erlebt:

• viel zu kleine Schrift auf den Folien,
• schreiende Schriftfarben, die aber trotzdem nicht so mit dem Hintergrund kontrastieren, dass man sie lesen kann,
• hässliche Fertigvorlagen für die Hintergrundgestaltung
• ungeschickte Animationen, die nichts verdeutlichen, sondern nur noch mehr verwirren

In unserer Serie zum Präsentieren mit PowerPoint wird es daher nicht nur um das technische Know-how gehen, sondern wir wollen euch darüber hinaus einige Grundlagen gelungener Visualisierung vorstellen. Ob die Präsentation dann wirklich hinhaut, das hängt in erster Linie vom Präsentierenden und seiner »Performance« ab, und sei das Design auch noch so umwerfend.

Ziel unseres kleinen Kurses ist die Erstellung eurer persönlichen Präsentationsvorlage, die ihr immer wieder verwenden könnt.

Was ist eine Präsentation?
Im Unterschied zu einem Vortrag oder einer Vorlesung ist eine Präsentation dadurch gekennzeichnet, dass

• im Regelfall frei vorgetragen wird,
• visuelle Unterstützungsmittel eingesetzt werden und
• der oder die Präsentierende zum Schluss in einen Dialog mit seinem bzw. ihrem Publikum tritt.

Mit visuellen Unterstützungsmitteln ist in unserem Fall PowerPoint gemeint. Die Verknüpfung von Wort- und visuellen Anteilen macht sich den Umstand zunutze, dass Informationen, die mit Bildern verknüpft werden, im Normalfall leichter zu verstehen und auch zu behalten sind. Damit dieses Ziel erreicht werden kann, ist Folgendes erforderlich:

• Die Verknüpfung muss auch stattfinden, das bedeutet: Alles Wichtige im Text muss visuell belegt werden - gute Abstimmung ist also wichtig. Der Rhythmus zwischen gesprochenem Wort und Bildwechsel muss stimmen - nichts ist für den kombinierten Zuhörer/-schauer langweiliger als eine Folie, die 10 Minuten nicht gewechselt wird.
• Das Gezeigte muss das Gesagte sinnvoll unterstützen und umgekehrt. Eine pure Wiederholung durch die Grafik ist nicht geeignet, sondern das Bild soll helfen, das Gehörte besser zu verstehen. Dabei kommt es häufig auf eine sinnvolle Vereinfachung an.
• Das bringt mit sich, dass es bei der Vorbereitung einer Präsentation nicht darum gehen kann, einen schon fertigen Vortrag nachträglich zu bebildern, sondern Erstellung von Text und Bild müssen von vornherein Hand in Hand gehen. Deshalb bietet es sich an, gleichzeitig an der visuellen Umsetzung zu arbeiten.

Was PowerPoint alles kann
PowerPoint hat mittlerweile einen riesigen Funktionsumfang. Mit seiner Hilfe kann man

• manuell gesteuerte sowie
• automatisch ablaufende Präsentationen entwickeln,
• eine Präsentation in eine Internetseite mit kompletter Navigation umwandeln und
• komplette Multimediaanwendungen z.B. für Info-Terminals (mit Touch Screens) erstellen.

Erste Schritte
Bevor wir uns näher mit der Erstellung unserer Vorlage befassen, ein paar Grundüberlegungen, die helfen, das Tool besser zu verstehen. PowerPoint funktioniert auf der Grundlage eines sogenannten Folien-Masters. Folien sind die einzelnen »Bilder« einer Präsentation, ein Master ist nichts anderes als die Vorlage, auf der jede einzelne Folie basiert, ganz ähnlich den Formatvorlagen bei Word.

Der Grund: In fast jeder Präsentation gibt es Elemente, die ständig präsent sein sollen, etwa ein Firmenlogo oder der Titel der Präsentation, auch eine eventuelle Foliennummerierung. Da wäre es viel zuviel Arbeit, diese Elemente immer wieder neu einzufügen. Kurzum: Alles, was gleich bleibt, gehört auf den Master, alles, was sich verändert, auf die einzelne Folie.

Ziel unserer Serie ist also zunächst, einen vernünftigen Master herzustellen, der als Grundlage für alle weiteren Präsentationen dienen kann.

In der nächsten Woche befassen wir uns mit den Grundfunktionen von PowerPoint.