Profi-Mail mit Outlook Teil 1 - Offline arbeiten

Wir stellen die wichtigsten Einstellungen für E-Mail-Abruf, E-Mail-Design und Schutz vor Viren in Outlook vor.

Outlook - das unbekannte Wesen
Viele arbeiten mit dem E-Mail-Programm Outlook von Microsoft ohne zu wissen, wie viele nützliche Funktionen sich in Outlook verbergen. In dieser und den folgenden Wochen machen wir euch mit den wichtigsten Features von Outlook vertraut.
In dieser Woche: Mit Outlook Freemail-Angebote im Web offline nutzen.

Webmail oder Outlook?
Zunächst ist wichtig zu wissen, dass Outlook auch jeder verwenden kann, der bei einem der großen Freemail-Anbieter wie GMX oder Web.de seinen E-Mail-Account hat. Das aufwendige Durchklicken bis zu den Postfächern im Internet entfällt durch die Verwendung einer E-Mail-Software wie Outlook.

Vorteile einer E-Mail-Software

• Das offline Arbeiten spart Geld, denn eine Verbindung zum Internet muss nur kurz hergestellt werden, um E-Mails zu versenden oder zu empfangen. Das Lesen und Schreiben von E-Mails geschieht offline.
• Das offline Arbeiten spart Zeit, denn das aufwendige Durchklicken bis zu den Postfächern im Internet sowie das Hin- und Herklicken beim Lesen der E-Mails entfällt.
• Während das Speichervolumen der E-Mail-Accounts mit ein paar größeren Attachments schnell überschritten ist, bietet die Festplatte meist auch genug Speicherplatz für die E-Mails mehrer Jahre.
• Ersteinmal heruntergeladen, lassen sich die E-Mails und das Adressbuch auch einfacher auf CD-ROM oder anderen Medien sichern.
• Wichtige Mails können zusätzlich auf dem Server bleiben und wie gehabt über das Internet abgerufen werden, so dass man seine Postfächer nach wie vor von überall erreicht.
• Die Mailserver der Dienstleister können ohne die ganze Werbung Drumherum genutzt werden.
• Vor allem lassen sich aber auch mehrere E-Mail-Adressen einfach verwalten.
• Mit den Identitäten lassen sich private und berufliche E-Mails sowie abonnierte Newsletter getrennt verwalten.
• Darüber hinaus stellt jede E-Mail-Software noch zahlreiche nützliche Funktionen zur Verfügung.

So funktioniert´s:
Zuerst einmal muss Outlook für den Abruf und Versandt der E-Mails vom Account des Freemail-Providers eingerichtet werden. Dafür wird zunächst eine neue Identität in Outlook angelegt.

• Outlook öffnen
• Datei > Identitäten > Neue Identität hinzufügen
• Einen Namen für die Identität vergeben, also z.B. private oder berufliche E-Mails oder Newsletter-Abos
• Der Assistent für den Internet-Zugang öffnet sich.
• Zunächst den Namen eingeben. Dieser Name erscheint beim Absender immer in Verbindung mit der Email-Adresse, man sollte also darauf achten, was man dort einträgt. Für berufliche E-Mails sind die Angabe von Vorname und Name oder Name und Firmenname Standard.
• Die Email-Adresse angeben. [Wird vom Provider zugeteilt oder wurde selbst gewält]
• Nun den Posteingangs (POP3)- bzw. Postausgangsserver (SMTP) angeben
  [bei GMX pop.gmx.de bzw. smtp.gmx.de, bei Web.de pop3.web.de bzw. smtp.web.de]
• Benutzernamen und Passwort eingeben [Dieselben, die für den Webzugang genutzt werden]

Fertig. Jetzt muss Outlook nur noch beigebracht werden, die Nachrichten falls gewünscht auf dem Server zu belassen, damit diese auch weiterhin über das Internet abrufbar sind.

Alles bleibt, wo es ist
Damit Kopien der mit Outlook heruntergeladenen E-Mails auf dem Server bleiben, ist wie folgt vorzu gehen.

• Menü Extras > Konten aufrufen
• die Registerkarte E-Mail wählen
• auf Eigenschaften klicken
• die Registerkarte Erweitert wählen
• dort unter Zustellung die Checkbox Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen anklicken

Weitere E-Mail-Accounts verwaltenDer angelegten Identität können nun ganz einfach noch weitere E-Mail-Accounts zugeordnet werden.

• Menü Extras > Konten aufrufen
• die Registerkarte E-Mail wählen
• auf Hinzufügen > E-Mail klicken
• Der Assistent für den Internet-Zugang öffnet sich.
• Desweiteren wie beschrieben verfahren.

Weitere Identitäten verwalten
Outlook bietet mit den Identitäten eine nützliche Funktion um verschiedene E-Mail-Acounts getrennt zu verwalten. So kann beispielsweise verhindert werden, dass private und berufliche Post durcheinander gerät. Diese Funktion ist auch für Verwaltung aller Newsletter-Abonnenments oder der gesamten E-Mail-Korrespondenz der ebay-Aktivitäten sehr nützlich.

• Menü Datei > Identiäten > Neue Identiät hinzufügen
• Namen eingeben, z.B. Newsletter-Abonnenments

Die E-Mail-Accounts können in der jeweiligen Identität wie bereits beschrieben, angelegt werden.

Identitäten wechseln
Zwischen allen angelegten Identitäten kann nun jederzeit gewechselt werden.

• Menü Datei > Identiät wechseln
• Identiät aus der Liste auswählen, zu der gewechselt werden soll.

Hauptidentität festlegen
Die Hauptidentität wird nach dem Programmaufruf von Outlook immer direkt geladen. Daher sollte die Identität als Hauptidentität gewählt werden, welche voraussichtlich am häufigsten verwendet wird.

• Menü Datei > Identiäten > Identiäten verwalten
• Identiät aus der Liste auswählen, die als Hauptidentität gewählt werden soll.

In den nächsten Woche geht es um die wichtigsten Grundeinstellungen.