Profi-Mail mit Outlook Teil 2 - E-Mails versenden
Wir stellen die wichtigsten Einstellungen für E-Mail-Abruf, E-Mail-Versand, E-Mail-Design und Schutz vor Viren in Outlook vor.
Signaturen
Eine Signatur enthält alle Angaben zur Person, die man den Empfängern mitteilen möchte. Es ist üblich, die Signatur mit zwei Bindestrichen -- vom übrigen Text der Mail abzusetzen. Der Gestaltungsfreiheit sind da allerdings keine Grenzen gesetzt: Der eine rahmt seine Signatur mit Sternchen, der andere trennt sie mit einer aus Gleichheitszeichen erzeugten Linie ab. Gemeinsam ist allen Signaturen: Sie sollte einmal abgespeichert und jeder aus der jeweiligen Identität verschickten E-Mail automatisch hinzugefügt werden. Und das geht so:
- Menü Extras > Optionen > Registerkarte Signaturen
- Checkbox »Allen ausgehenden Nachrichten Signaturen hinzufügen« aktivieren
- Checkbox »keine Signatur beim Antworten oder Weiterleiten von Nachrichten« deaktivieren
- den Button »Neu« betätigen
- eine oder mehrere Signaturen verfassen
- Eine der Signaturen aus der Liste markieren und »Als Standard« definieren.
- Unter »Erweitert« kann bei mehreren E-Mail-Accounts jede Signatur einem oder mehreren E-Mail-Accounts zugeordnet werden.
- OK betätigen
Die automatisch erstellten Signaturen lassen sich in jeder Mail ganz normal bearbeiten oder auch löschen.
Nützliche Angaben
Im Geschäftsverkehr kommt der Signatur eine besondere Bedeutung zu. Sie bietet einen schnellen Zugriff auf die Kontaktdaten und gehört daher zum guten Ton. Hier sollten immer angegeben werden:
- Firma (evtl. mit Slogan)
- Vorname und Name mit Titel
- Funktion
- Anschrift
- Telefon- und Faxnummer
- E-Mail-Adresse
- Seite 1: Allgemeine Einstellungen
- Seite 2: Einstellungen Senden
- Seite 3: Signaturen
- Seite 4: Visitenkarten