Profi-Mail mit Outlook Teil 3 - Wer bekommt`s?

Wir stellen die wichtigsten Einstellungen für E-Mail-Abruf, E-Mail-Versand, E-Mail-Design und Schutz vor Viren in Outlook vor.

Wer bekommt`s? - Black und Carbon Copy
In den ersten beiden Teilen der Serie haben wir uns mit den Grundeinstellungen für das Versenden von E-Mails befasst. In dieser Woche geht es um die sachgerechte Adressierung und Ausgestaltung von E-Mails.

Die Betreffzeile, das ungeliebte Kind
Ein Beispiel: Ich versende eine Mail mit dem Betreff Termin nächste Woche und erhalte umgehend eine Antwort mit der Betreffzeile Re: Termin nächste Woche. Ich schicke eine per Reply-Button erzeugte Antwortmail mit der Betreffzeile Re: Termin nächste Woche und erhalte eine weitere Antwortmail mit der Betreffzeile Re: Termin nächste Woche. Das geht noch ein paarmal hin und her, und schließlich habe ich fünf Mails vom selben Absender mit fast identischer Betreffzeile im Posteingangsordner. Das ist relativ sinnlos.

Die Betreffzeile ist heute beinahe der wichtigste Bestandteil einer E-Mail. Insbesondere bei der steigend Anzahl reiner Werbemails, hilft sie zügig Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Vielfach wird gedankenlos mit dem Reply-Button geantwortet, auch wenn es sich gar nicht um eine Antwort handelt. Häufig erhält man Reply-Mails, die sich auf Monate zurückliegende eigene E-Mails beziehen, nur weil der Absender zu faul war, sein Adressbuch zu bemühen oder vielleicht auch nicht weiß, wie das funktioniert..

Zudem gibt es noch immer einige Unverbesserliche, die die Wörter Hallo und Hi für Betreffs halten. Um sich von Viren-Mails abzuheben, die diesen Betreff ebenfalls für sich entdeckt haben, sollte auch für private E-Mails ein bezeichnender Betreff gewählt werden.

Fazit:
Für jede E-Mail einen kurzen aussagekräftigen Betreff formulieren. Der Empfänger wird es zu schätzen wissen!

Die ungleichen Brüder - Adressfeld, Black und Carbon Copy
Ähnlich gedankenlos gehen viele mit der Adresszeile in Kombination mit der Cc-Zeile um. Weil sie sich das ach so mühevolle Setzen eines ganzen Semikolons ersparen wollen, setzen sie den zweiten Empfänger in die Cc-Zeile, was eine klare Abwertung des Adressaten bedeutet. Cc, das bedeutet carbon copy, also Durchschlag. Das Feld hat damit gewissermaßen die Bedeutung »Kopie zur Kenntnis«. Also: Alle Adressaten, die von der Mail gleichermaßen betroffen sind, gehören auch in die Adresszeile.

Black Copy (Bc)
In der black copy Zeile eingetragene Adressaten sind weder für die Empfänger in der Adresszeile noch für die in der Cc-Zeile sichtbar. So kann bspw. der Arbeitskollege oder Chef über den Schriftwechsel mit einem Kunden informiert werden, ohne dass der Kunde davon Kenntnis nimmt.

Besonders Wichtig
Die Adressaten einer Rundmail gehören weder in das Adressfeld noch unter Cc, sonst kann jeder Empfänger der E-Mail alle Adressaten sehen und deren Adressen evtl. für Werbeaktionen nutzen. Insbesondere mehrfach im Internet weitergeleitete Aufrufe zur Organspende oder Viruswarnungen enthalten häufig hunderte von Adressen. Für jeden Adressensammler ein willkommenes Geschenk. Die Bc-Zeile ist dagegen sehr gut für Rundmails geeignet, bei denen nicht alle Adressaten für die Empfänger sichtbar seien sollen.

Name statt E-Mail-Adresse
Wenn man erreichen will, dass im Posteingang des Adressaten vor der Nennung der Email-Adresse der eigene Name erscheint, muss man Outlook wie folgt einstellen:

• Menü Extras > Konten > Eigenschaften... (des entsprechenden ausgewählten Kontos),
• in der Registerkarte Allgemeines das Feld Name ausfüllen.

Outlook Express übermittelt dann den Absendernamen oder was sonst in das Feld eingetragen wurde mit.

Tipp:
Die Angaben aus dem Namensfeld werden in der Übersicht des Posteingangs direkt in der ersten Spalte angezeigt. Wer hier einige Sonderzeichen oder Leerzeichen zum Layouten nutzt, kann im Posteingang auffallen. Aber auch hier gilt, weniger ist mehr, denn manche Spamfilter verwechseln die E-Mail sonst leicht mit Spam-Mails.

So geht`s weiter
Direkt vor dem Adress-, Cc- und Bc-Feld kann das Adressbuch geöffnet werden, um die Adressaten auszuwählen. Wie die Arbeit mit dem Adressebuch funktioniert und welche Tricks es dabei gibt, zeigen wir im nächsten Teil der Serie.