Profi-Mail mit Outlook Teil 3 - Wer bekommt`s?
Wir stellen die wichtigsten Einstellungen für E-Mail-Abruf, E-Mail-Versand, E-Mail-Design und Schutz vor Viren in Outlook vor.
Wer bekommt`s? - Black und Carbon Copy
In den ersten beiden Teilen der Serie haben wir uns mit den Grundeinstellungen für das Versenden von E-Mails befasst. In dieser Woche geht es um die sachgerechte Adressierung und Ausgestaltung von E-Mails.
Die Betreffzeile, das ungeliebte Kind
Ein Beispiel: Ich versende eine Mail mit dem Betreff Termin nächste Woche und erhalte umgehend eine Antwort mit der Betreffzeile Re: Termin nächste Woche. Ich schicke eine per Reply-Button erzeugte Antwortmail mit der Betreffzeile Re: Termin nächste Woche und erhalte eine weitere Antwortmail mit der Betreffzeile Re: Termin nächste Woche. Das geht noch ein paarmal hin und her, und schließlich habe ich fünf Mails vom selben Absender mit fast identischer Betreffzeile im Posteingangsordner. Das ist relativ sinnlos.
Die Betreffzeile ist heute beinahe der wichtigste Bestandteil einer E-Mail. Insbesondere bei der steigend Anzahl reiner Werbemails, hilft sie zügig Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Vielfach wird gedankenlos mit dem Reply-Button geantwortet, auch wenn es sich gar nicht um eine Antwort handelt. Häufig erhält man Reply-Mails, die sich auf Monate zurückliegende eigene E-Mails beziehen, nur weil der Absender zu faul war, sein Adressbuch zu bemühen oder vielleicht auch nicht weiß, wie das funktioniert..
Zudem gibt es noch immer einige Unverbesserliche, die die Wörter Hallo und Hi für Betreffs halten. Um sich von Viren-Mails abzuheben, die diesen Betreff ebenfalls für sich entdeckt haben, sollte auch für private E-Mails ein bezeichnender Betreff gewählt werden.
Fazit:
Für jede E-Mail einen kurzen aussagekräftigen Betreff formulieren. Der Empfänger wird es zu schätzen wissen!
