Profi-Mail mit Outlook Teil 4 - Adressverwaltung
Wir stellen die wichtigsten Einstellungen für E-Mail-Abruf, E-Mail-Versand, E-Mail-Design und Schutz vor Viren in Outlook vor.
Adressverwaltung
Wer es zu nutzen weiss, dem erleichtert das Adressbuch von Outlook das Mailen erheblich. Es kann bspw.
- neue E-Mail-Adressen erfassen
- E-Mail-Adressen eingegangener Mails automatisch übernehmen
- Empfänger-Gruppen verwalten
E-Mail-Adressen eintragen
Mail-Adressen lassen sich von Hand eingeben oder automatisch erfassen. Die manuelle Eingabe funktioniert so:
- Menü > Extras > Adressbuch
- Button »Neu, Neuer Kontakt...> betätigen
- Email-Adresse und weitere Angaben in die jeweiligen Registerkarten eintragen
Automatische Adressübernahme
Für die automatische Aufnahme müssen die Senden-Einstellungen geändert werden:
- Menü Extras > Optionen > Senden
- Checkbox »Adresse beim Antworten in das Adressbuch aufnehmen« aktivieren
Dieses Verfahren bewirkt, dass nur wichtige E-Mail-Adressen aufgenommen werden und nicht die Adresse von jedem, der einem den Posteingang zumüllt. Weitere Angaben zu den Adressen müssen natürlich von Hand eingeben werden.
Gruppen verwalten
Eine Gruppe ist ein definierter Empfängerkreis, der häufiger mit gleichlautenden E-Mails versorgt werden soll (also etwa eine Arbeitsgruppe oder ein Freundeskreis). Der Eintrag einer solchen Gruppe in die Adresszeile erzeugt im Handumdrehen einen Verteiler, der sonst für jede Rundmail erneut mühsam von Hand erstellt werden müsste.
- Menü Extras > Adressbuch > Neu > Neue Gruppe
- einen Gruppennamen vergeben
- Button »Mitglieder auswählen> betätigen
- die gewünschten Mailadressen hinzusortieren
- wahlweise neue Adressen manuell eingeben
- OK betätigen
Die Gruppe ist nun im Adressbuch aufrufbar. Wichtig: Die in einer Gruppe enthaltenen E-Mail-Adressen sind selbstverständlich weiterhin auch einzeln abrufbar und können auch mehreren Verteilern hinzusortiert werden.
HTML oder Text-Mails
Wer eine Antwort auf die eigene E-Mail erhält, wir hin und wieder feststellen, dass Teile der eigenen E-Mail oder die komplette Mail noch unter der Antwort steht. Ist aus der eigene E-Mail im HTML-Format dort reiner Text geworden, ist davon auszugehen, dass der Empfänger keine HTML-Mails empfangen kann oder will.
Wer dies feststellt, kann im Adressbuch unter der Registerkarte »NAMEN« für diesen Fall für jeden Adressaten einzelnd die Grundeinstellung »E-Mail als nur Text senden« auswählen. So ist sichergestellt, dass die E-Mail beim Adressaten auch einigermaßen ansehnlich ankommt.