DieManager von Morgen WiWi-TReFF.de - Zeitung & Forum für Wirtschaftsstudium & Karriere
SelbstmanagementDMS

Modernes Dokumentenmanagement im Vertrieb

Mit einem klugen Dokumentenmanagement können Unternehmen viel Zeit und Geld sparen. Außerdem verbessern sie ihre Position in Audits und Zertifizierungsprozessen und genügen nicht zuletzt rechtlichen Anforderungen. Im Vertrieb können sich die Vertriebsmitarbeiter auf die Kunden konzentrieren und sparen wertvolle Zeit, weil Dokumentation und Ablage von Beratungsprotokollen sich einfacher gestalten. Doch welche Anforderungen muss ein modernes Dokumentenmanagement erfüllen?

Mehrere schwarze Akten über die Buchführung stehen nebeneinander.

Softwarelösungen zum Dokumentenmanagement
Überall dort, wo Kundenkontakte und andere laufende Informationen dokumentiert, abgelegt und gesucht werden, können diese Dokumente auch elektronisch verwaltet werden. Dann wird von Dokumentenmanagement gesprochen. Unterstützt wird das Dokumentenmanagement in der Regel durch Datenbanken und Programme, die entweder „von der Stange“ gekauft und angepasst oder für das Unternehmen neu entwickelt werden.

Elektronische Dokumentation im Beratungsprozess
In Banken und Versicherungen beispielsweise erstellen die Vertriebsmitarbeiter umfangreiche Beratungsprotokolle, wenn sie Kunden Finanzprodukte anbieten. Darin wird die Risikoneigung der Kunden festgehalten, außerdem werden Details zu ihren Zielen und zu den empfohlenen Finanzprodukten notiert. Bei einem System für elektronisches Dokumentenmanagement, wie LPA Doc von www.l-p-a.com, können die Nutzereingaben dynamisch die Dokumentinhalte steuern, sodass das Formular sich automatisch der jeweiligen Situation anpasst.

Zeit sparen mit elektronischem Dokumentenmanagement
Die elektronische Verarbeitung der Dokumente im Vertrieb hat betriebswirtschaftliche und rechtliche Vorteile. Sie erlaubt es zudem den Unternehmen, ihre Prozesse zu verschlanken.

Aus Buchstabenplättchen ist das Wort Software aufgestellt worden und spiegelt sich im dunklen Tisch.So steigt die Produktivität:

Rechtssicherheit im Beratungsprozess
Das softwaregestützte Dokumentenmanagement führt außerdem zu mehr Rechtssicherheit. Viele Unternehmen engagieren Berater, um das Dokumentenmanagement rechtssicher aufzustellen. Im Beratungsprozess wird geprüft, mit welchen Maßnahmen das Unternehmen gesetzliche Archivierungsvorschriften erfüllt und den Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit genügt.

Prozesse lückenlos dokumentieren
Die lückenlose Dokumentation von Prozessen ist ein Qualitätsmerkmal, das Dokumentenmanagement erhöht die Beratungsqualität für die Kunden. Für komplizierte Finanzprodukte werden die rechtlich verbindlichen Produktinformationsblätter zuverlässig bereitgestellt. Vertriebsdokumente, die der Mitarbeiter in wenigen Schritten erstellt, entsprechen den regulatorischen Anforderungen der Aufsichtsbehörden und sind bereits für das jeweilige Verkaufsgespräch angepasst. So kann sich der Vertriebsmitarbeiter ganz auf den Kunden konzentrieren.

Im Forum zu DMS

11 Kommentare

Persönliche Dokumente digitalisieren oder in Papierform lassen?

WiWi Gast

"Sie wurden also geboren. Aha - interessant..." :-D

1 Kommentare

Wechsel in Sales Engineering

WiWi Gast

Hallo, Zu meinem Profil: Master Wing + SFI, 9 Monate Berufseinsteiger (aber viele Praktika, Werkstudentenjobs) Derzeit tätig als SFI in einem gut gekleideten Unternehmen. Bezahlt nach Tarif 72k ...

3 Kommentare

MM IB Ranking 2024

WiWi Gast

WiWi Gast schrieb am 27.03.2024: Rothschild HL Jefferies WB Baird Alantra DC Raymond James Lincoln Harris Williams Carlsquare Goetz Stifel Oaklins GP Bull Clearw ...

1 Kommentare

Staufen AG - mit mittelmäßigen Noten eine Chance?

WiWiGast

Wie selektiv ist die Staufen AG bezüglich der Abi Note, Bachelornote und Masternote ? Habe relevante Praxiserfahrung, jedoch mittelmäßige bis schlechte Noten an einer Tu9 als Ingenieur.

4 Kommentare

Was geht ab in UB?

WiWi Gast

WiWi Gast schrieb am 27.03.2024: Habe ein Angebot für ein perfektes Thema an einem perfekten Ort im Ausland bekommen und bin dann meinem Bauchgefühl gefolgt. Daran wird es glaube ich nicht lie ...

2 Kommentare

Roland Berger Cost Cutting

WiWi Gast

Das stimmt nicht. Bei RB wird nach wie vor gehired, "Entlassen" wird da auch niemand, maximal lowperformer in der Probezeit oder irgendwelche HiWis in den ausländischen Niederlassungen.

Artikel kommentieren

Als WiWi Gast oder Login

Zum Thema DMS

Ein Laptop im Halbdunklen symbolisiert das Thema Datensicherheit in der digitalen Dokumentenverwaltung.

Datensicherheit in der digitalen Dokumentenverwaltung: Best Practices und Strategien

In der heutigen Ära der digitalen Transformation spielen Dokumentenverwaltungssysteme (DMS) eine entscheidende Rolle in Unternehmen aller Größen und Branchen. Die nahezu papierlose Arbeitsumgebung hat die Effizienz gesteigert und die Flexibilität in der Handhabung von Dokumenten verbessert. Doch mit diesem Wandel gehen auch neue Herausforderungen einher, insbesondere in Bezug auf die Datensicherheit.

Auf diesem Bild ist eine To Do Liste zu sehen.

Aufgaben priorisieren – so gelingt Struktur im Arbeitstag

Die To-do-Liste wird immer länger, der Posteingang ist voll, der Chef wartet auf eine dringende Abgabe und dann bittet auch noch ein Kollege um Hilfe. Viele Menschen erleben täglich ähnliche Situationen. Zahlreiche Dinge sollen erledigt werden, doch es ist zu wenig Zeit, um allen gerecht zu werden. Die Lösung lautet: Aufgaben priorisieren. Doch mit welcher Aufgabe gilt es als Erstes zu beginnen, wenn alles wichtig erscheint? Einige Tipps zur Priorisierung von Tasks und mehr Struktur im Arbeitstag können hilfreich sein.

Weiteres zum Thema Selbstmanagement

Screenshot Doodle-Terminplanung

Surf-Tipp: Abstimmungs- und Terminabsprache-Tool »Doodle«

»Doodle« ist ein kostenfreies webbasiertes Umfragetool um beispielsweise gemeinsame Termine für Sitzungen und Workshops zu vereinbaren.

Selbstmanagement

E-Book: Selbstmanagement »Zen To Done«

»Zen To Done« ist eine Anleitung zum Selbstmanagement-System in Form eines E-Book, für das der Blogger Leo Babauta das Beste aus dem berühmten »Getting Things Done« und anderen Methoden gemixt hat.

Screenshot_wunderlist

Aufgabenverwaltung »Wunderlist 3«

Freeware Aufgabenverwaltung mit Echtzeit-Synchronisation - Um unerledigte Aufgaben und Termine zu verwalten, hat die Software-Schmiede 6Wunderkinder eine digitale Aufgabenverwaltung entwickelt. Mit der kostenlosen Software lassen sich To-Do-Listen anlegen, mit Aufgaben füllen und in der neuen Version 3 auch mit mobilen Geräten syncronisieren.

Screenshot_orga-nicer

Freeware: Terminplanung mit dem Organizer »Orga-Nicer«

Das als Freeware erhältliche Tool für Terminplanung und Organizer kümmert sich um die Verwaltung von Terminen, Vorhaben, Notizen, Ideen, Adressen und Passwörtern. Dabei lassen sich alle Funktionen unter einer einheitlichen Oberfläche verwalten.

Teamwork: Screenshot ASSENTE Netzwerkfähiger Terminplaner für Arbeitsgruppen

Freeware: Terminplanung für Arbeitsgruppen im Netzwerk

Das Freeware-Tool »Assente« von Eberhard Pfister ist ein netzwerkfähiger Terminplaner für Arbeitsgruppen. Es lässt sich vielseitig einsetzen und eignet sich auch zur Verwaltung von Geräten, Fahrzeugen und Räumen.

Screenshot_MemoMaster

Freeware: MemoMaster Organisationssoftware

MemoMaster ist eine Wissensdatenbank die mit dem Durcheinander Schluss macht und Texte aller Art in einer hierarchisch gegliederten Datenbank organisiert. MemoMaster kann als Freeware von Privatanwendern kostenlos genutzt werden.

Freeware: EssentialPIM Free - Persönlicher Informations-Manager

EssentialPIM ist eine umfassende persönliche Informationsmanagment-Software mit Kalender, E-Mail-Programm, Aufgaben-, Notizen- und Kontaktverwaltung. Das Programm ist mehrbenutzerfähig und als Freeware mit allen Basisfunktionen kostenlos einsetzbar.

Beliebtes zum Thema Berufseinstieg

Unternehmensranking 2017 der Top 10 Managementberatungen in Deutschland

Unternehmensranking 2020: Top 15 Managementberatungen in Deutschland

Die Top 15 Managementberatungen erzielen 2019 mit 12.600 Mitarbeitern gemeinsam rund 2,8 Milliarden Euro Umsatz. Ihre Umsätze in Deutschland stiegen im Schnitt um 6,2 Prozent. Roland Berger ist mit weltweit 650 Millionen Euro Umsatz erneut die klare Nummer eins. Es folgt Simon-Kucher & Partners mit fast 360 Millionen Euro. Q_Perior aus München zählt mit 214 Millionen Euro Umsatz erstmals zu den Top 3. Die Top-Themen der deutschen Managementberatungen sind Effizienzsteigerung und Kostensenkung.

Gründungsradar 2018: Eine keimende grüne Pflanze symbolisert die Gründung eines Startup-Unternehmens.

Gründungsradar: TU München, Oldenburg und HHL Leipzig sind "Gründerunis"

Studenten, die eine Zukunft als Gründer oder Gründerin einschlagen wollen, sollten hier studieren: An der Technischen Universität München, Carl von Ossietzky Universität Oldenburg und HHL Leipzig Graduate School of Management wird am besten für eine Unternehmensgründung ausgebildet. Das zeigt der aktuelle vierte Gründungsradar des Stifterverbandes zur Gründungskultur an Hochschulen in Deutschland.

Jobbörsen-Kompass 2018: Das Foto zeigt einen Wirtschaftswissenschaftler im Anzug der die Jobbörse für WiWis von Staufenbiel.de auf dem Smarthone aufruft.

Jobbörsen-Kompass 2018: StepStone beste Jobbörse für WiWis

Jobbörsen-Kompass hat die besten deutschen Jobbörsen 2018 gekürt. Bei den Jobbörsen mit der Zielgruppe Wirtschaftswissenschaften gewann StepStone, gefolgt von Staufenbiel und Xing. Bei den Generalisten-Jobbörsen liegt StepStone ebenfalls auf Platz eins vor den Business-Netzwerken Indeed und Xing. Bei den Spezialisten-Jobbörsen stehen Staufenbiel und Unicum für die Jobsuche zum Berufseinstieg an der Spitze. Shooting Star mobileJob.com erzielt Platz drei. Die führenden Jobsuchmaschinen sind Kimeta.de, Jobbörse.de und Jobrapido.

Studien-Cover »Recruiting Trends 2018«

Recruiting Trends 2018: Jobbörsen sind Shooting Star

Online-Jobbörsen profitieren bei den Recruiting-Budgets in 2018 mit einem Anstieg von 28 auf 45 Prozent am meisten. Durch den Fachkräftemangel wird das Recruiting von Berufserfahrenen zum wichtigsten Thema im Recruiting. Es verdrängt damit das Arbeitgeberimage von Rang eins. Für fast 80 Prozent der Unternehmen gehörten Social Media Recruiting und Active Sourcing zudem zu den Top Themen. Shooting Stars der Recruiting Technologie sind Mitarbeiterempfehlungsplattformen, Videointerviewlösungen und Talentsuchmaschinen. Dies sind Ergebnisse der Studie "Recruiting Trends 2018" vom Institute for Competitive Recruiting.

EXIST-Gründerstipendium: Eine Möwe fliegt über dem blauen Meer und symolisiert die Freiheit eines selbstständigen Unternehmers.

EXIST-Gründerstipendium

Das EXIST Gründerstipendium fördert innovative Unternehmensgründungen aus Hochschulen und außeruniversitären Forschungseinrichtungen. Maximal für die Dauer eines Jahres werden die Lebenshaltungskosten mit bis zu 2.500 Euro monatlich finanziert. Das Stipendium richtet sich an Wissenschaftler, Hochschulabsolventen und Studierende.

Cover Steuer-Tipps für die Existenzgründung

E-Book: Steuer-Tipps für die Existenzgründung

Schon bei der Gründung eines Unternehmens sind steuerliche Aspekte wichtig. Der Steuerwegweiser "Steuer-Tipps für die Existenzgründung" für junge Unternehmerinnen und Unternehmer beantwortet steuerliche Fragen auf dem Weg in die Selbstständigkeit. Die Broschüre ist im März 2018 erschienen und kann im Internet auf den Seiten des Finanzministeriums NRW kostenlos heruntergeladen werden.

Ein Team von IT-Beratern und Kundenmitarbeitern sitzt in einem Meeting.

Einblicke in den Beratungsalltag der viadee

Die Digitalisierung boomt - nicht erst seit Corona. In vielen Unternehmen und Berufen spielt IT heute eine zentrale Rolle. Das zeigt sich auch im Wirtschaftsstudium. Immer mehr BWL-Studiengänge integrieren IT-Module. Extrem gefragt ist zudem ein Studium der Wirtschaftsinformatik. Ein klassisches Berufsziel für Wirtschaftsinformatiker ist der Beruf des IT Beraters. Doch was macht ein IT Berater eigentlich? Die viadee Unternehmensberatung AG gibt Einblick in ihre Projekte.