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Überblick: Diese 4 Tools sind im Projektmanagement unerlässlich

Im Arbeits- und Studienalltag kann es bei manchen Team-Projekten schon mal drunter und drüber gehen. Umso besser, wenn man in stressigen Phasen auf digitale Helfer zurückzugreifen kann. Denn heutzutage muss sich niemand mehr mit handschriftlichen Terminplänen herumärgern oder den Arbeitsaufwand seines Teams in unübersichtlichen Excel-Listen festhalten. Der folgende Überblick verrät, welche Tools das Projektmanagement erheblich erleichtern - von der Aufgabensteuerung bis zur Kommunikation.

Teamwork: Ein Projektmanagement-Team mit Notebooks in einem Meeting.

Asana: Alles im Blick

Keine Liste mit Projektmanagement-Tools ohne Asana: Das Tool stammt von einem Facebook-Mitbegründer, startete als internes Tool von Facebook und erfreut sich mittlerweile rund um den Globus enormer Beliebtheit in Unternehmen. Der Grund: Über eine intuitive Weboberfläche können in Echtzeit Termine, Deadlines, Aufgaben und Notizen über den Browser festgehalten und parallel von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden. Auch lassen sich Aufgaben individuell zuweisen und tracken. Jede Aufgabe kann mit einer Deadline versehen werden. Eine praktische Such- und Tagfunktion erlaubt es, auch bei einer Vielzahl von Projekten den Überblick zu behalten. Via Mail lassen sich alle Teammitglieder unkompliziert einladen. Jeder erhält zudem wichtige Infos direkt ins Postfach. Eine App für iPhone und Android rundet das Paket ab. Weitere Informationen zu Asana gibt es auf der offiziellen Website.
 

Teamviewer: IT-Support von überall aus

Mitunter scheitern Projekte an den einfachsten Dingen - zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter mal wieder Probleme mit seinem Rechner oder einer Software hat. Abhilfe schafft die Fernwartungssoftware TeamViewer. Damit kann die IT-Abteilung auf den Rechner des betroffenen Mitarbeiters zugreifen, und zwar selbst dann, wenn sich dieser gerade an einem anderen Standort befindet. So können mit wenigen Klicks Geräte gekoppelt werden. Derjenige, dem der Fernzugriff gewährt wird, kann

- alles natürlich über bestens gesicherte Datenkanäle mit 256-bit AES Verschlüsselung. Damit lässt sich das Tool auch bestens im Projektmanagement einsetzen: Sollen beispielsweise einem Mitarbeiter komplexe Programme oder Arbeitsschritte in aufwendigen Excel-Dateien erklärt werden, ist kein Meeting vor Ort mehr notwendig - besonders bei internationalen oder standortübergreifenden Kollaborationen ist diese Funktion unerlässlich. Weitere Informationen zu TeamViewer gibt es auf der offiziellen Produktseite.
 

Box: Filesharing mit Notizfunktion

Klarer Fall: Ohne Filesharing funktioniert kaum ein Projekt. Doch gerade wenn große Dateien geteilt werden müssen, stößt das Versenden via E-Mail schnell an seine Grenzen. Abhilfe schaffen Filesharing-Lösungen wie Box. Dabei handelt es sich um eine Mischung aus Filehosting- und Kollaborationsplattform. Dateien können nicht nur online geteilt, sondern auch gemeinsam bearbeitet werden. Ein weiterer Vorteil: Dateien sind immer und überall von jedem Gerät aus verfügbar. So gehen keine projektrelevanten Dateien mehr auf lokalen Festplatten unter. Mit dem integrierten Box Notes können zudem in Echtzeit Notizen vom gesamten Team erstellt, bearbeitet und geteilt werden. So ist es leicht, Meeting-Protokolle oder To-do-Listen zu erstellen und zu teilen. Auch Brainstorming ist standortunabhängig möglich, sodass alle Mitarbeiter eines Projekts schnell auf dem Laufenden sind. Über die Website des Tools lassen sich Tarife und Detailinformationen einsehen.
 

Skype und Skype for Business: Instant-Messenger und Telefonie-Tool

Skype ist auch über Business- und Projektumgebungen hinaus ein beliebtes Tool für Instant-Messages und Video-Anrufe. Als Business-Lösung gibt es für größere Unternehmen auch Skype for Business, das perfekt in die Microsoft-Umgebung eingebunden ist. Damit ist es beispielsweise möglich, wichtige projektrelevante Chatverläufe in Microsoft Outlook aufgezeichnet zu bekommen. So gehen keine wichtigen Informationen mehr unter. Auch kann via Outlook mit nur einem Klick an Skype-Besprechungen teilgenommen werden - unerlässlich für standortübergreifende Projekte. Damit entfaltet die Anwendung allerdings nur in Office-365-Umgebungen ihr volles Potenzial. Mehr Infos stellt Microsoft hier zur Verfügung.

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