Profi-Mail mit Outlook Teil 5 - E-Mail-Management
Wir stellen die wichtigsten Einstellungen für E-Mail-Abruf, E-Mail-Versand, E-Mail-Design und Schutz vor Viren in Outlook vor.
Organisation der E-Mailflut
In der vergangenen Woche ging es um das Senden mit Outlook. Heute geht es ums Empfangen. Outlook bietet verschiedene Möglichkeiten, einen Überblick über die tägliche Flut von E-Mails zu behalten. Wer nur drei oder vier elektronische Briefe am Tag erhält, wird damit wenig Probleme haben. Wer aber täglich bis zu 50 Mails oder mehr bewältigen muss, merkt vielleicht erst am Unmut der Freunde und Geschäftspartner, dass ihm mal wieder die eine oder andere durchgerutscht ist.
Übersicht ist also gefragt. Und die erreicht am besten durch die Einrichtung verschiedene Posteingangsordner, in die die E-Mails einsortiert werden. Es bietet sich zum Beispiel an, alle abonnierten Newsletter in einem separaten Ordner abzuspeichern, denn Newsletter sind im Normalfall weniger dringlich als Mails von Freunden, Kollegen oder Vorgesetzten.
Neue Posteingangsordner einrichten
Einen neuen Posteingangsordner unter Outlook einzurichten ist ganz einfach:
- mit der rechten Maustaste auf Posteingang klicken
- Neuer Ordner... anklicken
- einen Namen vergeben
Die Mails landen natürlich zunächst weiter im normalen Posteingangsordner. Um die Newslettern automatisch in ihr eigenes Postfach zu sortieren, können dazu bei Outlook Regeln festgelegt werden.
Regeln festlegen
- Menü Extras > Regeln > Email
- in der bereits geöffneten Registerkarte Nachrichtenregeln des Dialogfensters den Button Neu... anklicken
- im Feld mit der Nummer 1 (Bedingungen) die Checkbox »Enthält den Absender in der Von-Zeile« aktivieren
- im selben Feld die Checkbox »Enthält den Text in der Betreffzeile« aktivieren
- im Feld mit der Nummer 2 (Aktionen) mit der Maus die Checkbox »In den Ordner verschieben...« aktivieren
- im Feld mit der Nummer 3 kann man nun die blau unterlegten Links anklicken und Absender und Ordner festlegen
- wichtig: Da im ersten Feld zwei Bedingungen festgelegt wurden, muss noch festgelegt werden, dass nur eine der beiden Bedingungen Geltung haben soll: Auf den Link »und« klicken, den zweiten Radio-Button anklicken.
- Absender ist in unserem Fall der Name Newsletter.
- Der gewünschte Ordner ist natürlich der bereits eingerichtete Ordner Newsletter.
- Nun noch einen Namen für die Regel vergeben, und fertig.
Ergebnis der Prozedur: Alle eintreffenden Mails, die in der Absenderzeile oder in der Betreffzeile oder in beiden den Begriff Newsletter enthalten, werden in den gleichnamigen Ordner weitergeleitet. Ebenso lassen sich Regeln festlegen, die regelmäßig wiederkehrende, ungewollte E-Mails direkt in den Papierkorb schicken.
Eine eigene Identität für die Newsletter
Da das Geschäft mit den E-Mail-Adressen durchaus lukrativ ist und der ein oder andere Newsletter-Betreiber diese vielleicht weiterverkauft, kann die Anzahl der ungewollten Werbemails (SPAM) schnell zunehmen. Aus diesem Grunde sollte für die Newsletter-Abonnements nie die Geschäfts- oder Uniadresse sondern immer eine extra E-Mail genutzt werden. Am besten ist es, sich dafür einen E-Mail-Account bei einem Freemail-Anbieter wie bspw. WEB.de, GMX, Hotmail oder Yahoo anzulegen. Wird der Spam nach ein paar Jahren zuviel, wird dieser E-Mail-Account einfach nicht mehr abgerufen und ein neuer angelegt. Die wichtigsten Newsletter müssen dann natürlich erneut abonniert werden.
Wer viele Newsletter abonniert hat, kann für diese E-Mail-Adresse auch eine eigene Identität anlegen. So bleiben Newsletter und Spam von den privaten und beruflichen E-Mails getrennt. Wie das Anlegen der Identitäten genau funktioniert, haben wir bereits im 1. Teil der Serie gezeigt.