Druckkosten senken und Geld sparen

Unternehmen geben zu viel Geld für das Drucken aus. Sie gehören zu den größten Verwaltungskosten einer Firma und tragen einen erheblichen Teil zu den Gesamtosten bei. Zu den Druckkosten zählen die Kosten für die Anschaffung, Wartung und Instandhaltung der Geräte, das verbrauchte Papier und die Druckerpatronen.

Wie setzen sich die Druckkosten zusammen?
Einen Teil der Aufwendungen kann das Unternehmen durch einfache Mittel einsparen und das gesparte Geld sinnvoll einsetzen, zum Beispiel in wichtige Investitionen für den Betrieb. Die Anschaffungskosten eines Druckers beeinflussen die Druckkosten langfristig. Es ist nicht nur der Kauf, der Kosten verursacht, das Gerät muss regelmäßig gewartet und gereinigt werden. Wenn es sich um einen Drucker handelt, der hohe Wartungskosten verursacht, wirkt sich das negativ auf die gesamten Druckkosten aus. Die Aufwendungen für die Instandhaltung, Reparatur und den Austausch von Verschleißteilen sowie für das Update von Treibern summieren sich über die gesamte Nutzungsdauer. Auch die Energie, die der Drucker benötigt, erhöht die Ausgaben. Wenn sich das Unternehmen zum Beispiel für die Anschaffung eines Kompaktdruckers oder Tintenstrahldruckers entscheidet, spart es beim Kauf Geld, doch die Kosten für Tinte und Toner sind hoch und übersteigen die Aufwendungen für einen Laserdrucker. Zudem arbeiten die Geräte langsam.

Den größten Teil der finanziellen Aufwendungen für Drucker machen die Verbrauchsmaterialien, wie Papier, Druckertoner und Tinte aus. Durch sie entstehen pro Jahr, je nach Unternehmensgröße, Summen von mehreren tausend Euro. Erschreckenderweise verursachen Bertriebe den größten Teil der Kosten durch unnötige Ausdrucke. Laut einer Studie der Firma Viadesk laut einem Beitrag der WirtschaftsWoche verbraucht ein deutscher Arbeitnehmer im Jahr rund 244 Kilogramm Papier. Umgerechnet bedeutet das, dass jeder Mitarbeiter durchschnittlich 490 Euro an Druckkosten verursacht. Damit sind die Deutschen noch vor den USA Weltmeister im Papierverbrauchen.

Bild 1: Jeder Mitarbeiter fällt durch die Papierverschwendung 0,68 Bäume im Jahr

Gezielte Maßnahmen sparen viel Geld
Der Traum vom papierlosen Büro ist derzeit nicht umsetzbar. Die Zahlen der letzten Jahre zeigen, dass sich durch die steigende Digitalisierung die verbrauchte Papiermenge erhöht hat. Und die Unternehmen handeln zögerlich, den Wandel zu einem digitalen Unternehmen auszuführen. Doch keine Sorge, viele Maßnahmen für die Senkung der Druckkosten sind schnell und einfach umsetzbar, ohne dass Nachteile in der Arbeitsorganisation entstehen. Der erste Schritt ist eine genaue Analyse und Bestandsaufnahme der einzelnen Druckkosten sowie das Ablesen der Zählerstände:

• Wie viele Drucker sind im Einsatz?
• In welchem Wartungszustand befinden sich die Geräte?
• Wie hoch ist der Verbrauch der einzelnen Drucker und Kopierer?
• Was ist der reale Papierverbrauch?
• Wie viel Tinte oder Toner wird verbraucht?
• Was ist der Ist-Zustand, wie hoch sind die aktuellen Kosten?

Viele Unternehmen wissen nicht, wie viele Geräte aktiv im Einsatz sind. Oft werden vorhandene Geräte unwirtschaftlich verwendet. Für die Zukunft ist es sinnvoll, alle Einkäufe und Kosten des Druckwesens auf einem gesonderten Konto zu verbuchen, damit sich der Ist-Zustand feststellen lässt. Je detaillierter die Analyse ist, umso leichter fällt es, gezielte Maßnahmen zur Verminderung der Druckkosten zu entwickeln. Für das Druckmanagement empfiehlt es sich, einen verantwortlichen Mitarbeiter zu benennen, der für die Nutzung der Geräte zuständig ist und entscheidet, wann diese zum Einsatz kommen. Es hilft, wenn die Arbeitskollegen zusätzlich aktiv mitarbeiten.

Druckkosten mit einer Software senken
Um die Druckgewohnheiten der Mitarbeiter zu analysieren, kann eine entsprechende Software helfen. Die Software ist als Freeware oder als kostenpflichtiges Programm erhältlich. Nach der Installation sammelt sie die kompletten Daten automatisch. Die Software zählt in einem bestimmten Zeitraum die Druckaufträge und die gedruckten Seiten und zeigt die Verbrauchsstatistiken an. Die Zahlen geben einen genauen Aufschluss über das genutzte Papier und den Verbrauch von Toner und Tinte. Zudem kann die Software den Datendurchsatz von einzelnen Geräten im Netzwerk messen. Diese Daten helfen, die Druckernetzwerke zu optimieren und damit eine höhere Leistungsfähigkeit zu erreichen.

Einstellungen am Drucker für die Kosteneinsparung
Viele Druckeinstellungen sparen ohne großen Aufwand Kosten. Bereits ein doppelseitiger Ausdruck senkt die Ausgaben. Damit lässt sich ein Viertel der anfallenden Papierkosten einsparen. Zudem sollte möglichst Schwarz-Weiß gedrucken werden, denn Farbdrucke verbrauchen viel Tinte oder Toner. Bei internen Dokumenten, die keine hohe Druckqualität benötigen, reicht es, diese in Entwurfsqualität auszudrucken. Die Option lässt sich als Standardoption einstellen, sodass der Mitarbeiter sie nicht bei jedem Druck neu einstellen muss. Bei modernen Druckgeräten ist es möglich, ein zweites Druckprofil einzurichten, das für Drucke in höherer Qualität benutzt werden kann. Dadurch erhöht sich die Reichweite der Druckerpatrone.

Einsparung beim Kauf der Verbrauchsmaterialien Den größten Teil der Druckkosten machen das Papier, die Tinte oder der Toner aus. Wenn sich der Papierverbrauch abschätzen lässt, ist das für den Einkauf von Vorteil. Der Lieferant erhält genaue Zahlen und kann über die gewünschte Menge einen Rabatt gewährleisten. Auch beim Kauf von Toner und Tinte lässt sich viel Geld sparen. Anstatt Markentonern von Originalherstellern, die pro Liter Druckertinte rund 1500 Euro verlangen, bieten sich kompatible Tonerkartuschen an. Diese sind bis zu 90 Prozent günstiger, wieder aufladbar, sparen einen großen Teil der Druckkosten und schonen die Umwelt. Durch einen sinnvollen Einkauf von Papier und Tinte kann ein Unternehmen fast die Hälfte der anfallenden Druckkosten einsparen.

Bild 2: Original-Toner und -Tinte vom Hersteller sind meist teurer als ihre Alternativen