Die optimale Nutzung eines ERP-System im Unternehmen
Die Softwarelösung zur Ressourcenplanung wird auch als ERP bezeichnet. Die Abkürzung steht für den Begriff "Enterprise Resource Planning". Das ERP-System bündelt im Prinzip alle Informationen im Unternehmen. Im besten Fall sind sämtliche Anwendungen per Schnittstelle mit dem ERP-System verknüpft. Es ist somit die zentrale Datenbank und erste Anlaufstelle für Informationen.
Moderne ERP-Systeme können alle Unternehmensprozesse abbilden. Idealerweise sind alle Abteilungen über das ERP-System miteinander verknüpft. Sollte das nicht der Fall sein, gibt es Informationslücken und daraus resultieren ungenaue Angaben oder mögliche Fehlerquellen, wenn Mitarbeiter diese Daten manuell pflegen müssen.
ERP-Systeme enthalten in der Regel folgende Module:
- Warenwirtschaft
- Produktion
- Materialressourcen
- Vertrieb und Marketing
- Rechnungs- und Finanzwesen
- Kundenbetreuung (CRM)
- Personalwesen und Controlling
Wer sollte ein ERP-System anwenden?
Mittlerweile sind ERP-Systeme aber auch in Kleinunternehmen vorzufinden und es gibt eine Vielzahl an ERP-Systemen speziell für den KMU-Sektor. Sofern ein solches System gut implementiert ist, haben KMU die Grundlage für Automatisierungen und gesundes Unternehmenswachstum gelegt.
Zudem helfen ERP-System dabei, die Organisation enorm zu vereinfachen. Nachbestellungen können dank einem ERP-System beispielweise deutlich besser gehändelt werden. Umso mehr Informationen hierfür vorliegen, umso genauer kann die Bedarfsermittlung erfolgen.
- Dazu können Vergleichszahlen aus dem letzten Jahr zählen,
- aber auch das Wetter
- und Kennzahlen zum Wettbewerb.
Welche ERP-Systeme gibt es?
Es gibt viele verschiedene ERP-Systeme, die sich je nach Ausrichtung für Industrie- Handel oder andere Gewerbezweige und Branchen eignen. Der bekannteste Anbieter ist dabei SAP, dicht gefolgt von Microsoft Dynamics und Oracle, wobei es gerade für KMU passendere ERP-Lösungen gibt. Insgesamt gibt es alleine in Deutschland weit über 400 ERP-Anbieter. Ein Dienstleister kann helfen, das richtige ERP-System zu finden.
Wie schützt man ein ERP-System sicher vor Spionage?
Wirtschaftsspionage ist heutzutage keine Seltenheit mehr, denn noch nie war es einfacher, Daten aus einem konkurrierenden Unternehmen zu gewinnen. Ein Einblick ins ERP-System des Wettbewerbers ist somit wertvoll.
Die Sicherheit spielt damit eine große Rolle. Das ERP-System kann auf den eigenen Systemen laufen (Onpremise-Lösung), sodass nur die nötigsten Anwendungen über die Cloud laufen müssen.
Bei 100%igen ERP-Cloudlösungen wird das System quasi über durch den Browser geöffnet und gesteuert. Damit werden Hard- und Softwarekosten gespart und Updates werden automatisch vorgenommen. Einen externen IT-Dienstleister hierfür zu bezahlen, ist nicht nötig.
Ein Cloud-ERP-System muss jedoch unbedingt auf die Datensicherheit geprüft werden. Es sollte auf eine ausreichende
- Sicherheitszertifizierung nach ISO 27001,
- Prüfungsstandard ISAE 3402 und SAS 70 Type II geachtet werden.
Ein ERP-System lohnt sich
Ab einer gewissen Unternehmensgröße ist der Einsatz eines ERP-System unausweichlich. Auch, weil alleine so langfristig Kosten gespart und Arbeitsprozesse nachhaltig optimiert werden können. Für die Auswahl und die Einführung einer ERP-Software sollten sich Verantwortliche im Unternehmen stets Experten ins Haus holen und sich umfänglich beraten lassen.