Zeitmanagement 7 - Aufgabenplanung mit To-do-Listen
Sinnvolles Zeitmanagement ist erlernbar. Wie ihr eure Zeitplanung optimieren könnt, zeigen wir euch in unserer neuen Serie.
Der Sinn von To-do-Listen liegt zum einen darin, konkret anstehende Aufgaben je nach ihrer Relevanz zu gewichten und sich eine Übersicht über den Arbeitsaufwand zu verschaffen. So verhindert man z.B. die bekannten Paniksituationen kurz vor Klausuren, in denen man verzweifelt merkt, was zu lernen man gar nicht mehr schafft. Zum anderen dienen To-do-Listen dem »Controlling«, weil man an ihnen ablesen kann, was schon geschafft wurde und was noch zu tun ist.
Das Eisenhower-Prinzip
Damit ihr nun nicht in wilden Aktionismus verfallt, müsst ihr Prioritäten setzen können. Insbesondere wenn nur ein beschränkter Zeitrahmen zur Verfügung steht, ist es nötig, die Wichtigkeit von Aufgaben einzuschätzen. Eine klare Rangfolge der Aufgaben bietet Vorteile: Für Aufgaben mit der höchsten Priorität bleibt in der Regel die meiste Zeit und damit auch die größte Chance, ein bestmögliches Ergebnis zu erzielen.
Ein hilfreiches Mittel, um Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu erledigen, ist das so genannte Eisenhower-Prinzip, das Aufgaben sowohl nach Wichtigkeit als auch nach Dringlichkeit beurteilt. Dabei entstehen vier Aufgabentypen:
- Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringlich sind - müssen sofort erledigt werden
- Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringlich sind - werden in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit in die Aufgabenplanung übernommen und terminiert
- Aufgaben, die nicht so wichtig, aber dringlich sind - werden möglichst bald erledigt, aber nur, wenn zwischendurch Zeit ist
- Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind - sollten überhaupt nur dann erledigt werden, wenn es keine Aufgaben der anderen Kategorien gibt (was nur sehr selten der Fall sein wird)
Häufig begehen gerade Studierende den Fehler, dringlichen Arbeiten vor wichtigen Tätigkeiten den Vorzug zu geben. Dies führt schnell zu den bekannten Stresssituationen, in denen man Tätigkeiten immer auf den letzten Drücker erledigt. Ein Teufelskreis entsteht, indem man sich daran gewöhnt, nur noch unter Druck zu arbeiten. Als Folge bleiben oft gerade die Dinge und Wünsche liegen, die einem persönlich wichtig sind, bei deren Erfüllung man aber durch keinen äußerer Zwang unterstützt wird. Im Einzelfall kann eine sehr dringliche Aufgabe eine höhere Priorität haben als eine wichtigere, deren Erledigung aber zeitlich ungebunden ist. Dies solltet ihr aber in jedem Fall kritisch bedenken und auf die späteren Folgen überprüfen.
Außerdem lässt sich nicht immer voraussagen, ob das erreichte zu einem späteren Zeitpunkt nicht nützlich sein kann. Zum Beispiel kann Gelerntes, das zunächst für eine Klausur nicht relevant erscheint, für eine andere Prüfung durchaus später abgerufen werden. Wenn ihr also über Zeitpuffer verfügt, ist es sinnvoll über Mindeststandards hinauszugehen. So bleibt der Weg offen für neue Erfahrungen und Chancen.
Den Faktor Zeit einschätzen lernen
Instrumente wie To-do-Listen sind geeignet, den Umgang mit den Ressourcen Zeit und Arbeitskraft einschätzen zu lernen, weil sich an ihnen ganz konkret der Erfolg oder Misserfolg des eigenen Tuns zeigt. Eine To-do-Liste, die immer länger wird, weil mehr Aufgaben hinzu kommen als erledigt werden, wird irgendwann sinnlos, weil man den Überblick verliert. Möglicherweise erweist sich die eigene Arbeitsweise als ineffizient, möglicherweise wird man dazu übergehen müssen, verschiedene Listen anzulegen, nach bestimmten Themen sortiert, oder eine To-do-Liste mit den dringlichsten Aufgaben und eine mit weniger eiligen usw. Dabei muss jeder die ihm oder ihr gemäße Methode finden und weiterentwickeln.
Einige hilfreiche Tools für die Aufgabenplanung am PC findet ihr hier: