Zeitmanagement 4 - Zeitplanung
Sinnvolles Zeitmanagement ist erlernbar. Wie ihr eure Zeitplanung optimieren könnt, zeigen wir euch in unserer neuen Serie.
Ein effektives Zeitmanagement setzt Zeitplanung voraus. Das erfordert zunächst ein wenig Aufwand, aber ihr werdet sehen, die Investition zahlt sich am Ende aus!
Zunächst legt ihr in mehreren Schritten eure Vorhaben für überschaubare Zeitabschnitte fest. Für die Studienplanung heißt das: Beginnt mit einem Semesterplan. Zunächst legt ihr eure Ziele für das kommende oder laufende Semester fest. Daran geknüpft ergeben sich die Aufgaben, die ihr erfüllen müsst, um euren Ziel nahe zu kommen. Vielleicht stehen bereits einige Meilensteine fest. Diese solltet ihr auf jeden Fall in eurem Plan vermerken.
Im nächsten Schritt könnt ihr einen kürzeren Zeitraum etwas detaillierter planen. Die jeweilige Zeitspanne könnte z.B. einen Monat umfassen. Dafür brecht ihr die Aufgaben herunter und legt kleine Zwischenziele fest. Dabei sollte euch folgende Frage leiten: Was muss ich bis zu einem angestrebten Zeitpunkt geschafft haben, um das Hauptziel zu erreichen?Wochenplan
Jetzt könnt ihr die Planzeit nochmals verkürzen und die Planung der kommenden Woche angehen. Tipp: Je kürzer der verplante Zeitraum ist, umso detaillierter kann und sollte auch der Plan ausfallen. Dafür solltet ihr auf einem Zettel zwischen festen Terminen, wie etwa Vorlesungen und Sprechstunden, und zwischen zu erledigenden Aufgaben unterscheiden. So entstehen für jede Woche so genannte »To-do-Listen«, auf die wir später noch genauer eingehen werden.
»Auf diese Weise schnürt man sich kleine Pakete für jede Woche, die zu schaffen sind«, sagt Peter Schott, Psychologe und Studienberater an der Universität Münster, und erklärt, wie man sich vor dem Berg-Phänomen, also einem erdrückenden Haufen Arbeit am Ende des Semesters schützt: »Wenn ich daran denke, dass ich meine eingeplanten Aufgaben in der gesetzten Zeit machen muss, um am Semesterende die Prüfung zu bestehen, wirkt das sehr disziplinierend«, so der Psychologe. Ein detaillierter Zeitplan ruft permanent ins Gedächtnis, dass das tägliche Verhalten Auswirkungen auf das Ergebnis am Ende eines Semesters hat.Controlling
Ohne »Controlling«, also eine Überprüfung der »Zielerreichung«, nützt der beste Zeitplan nichts. Am Ende jeder Woche sollte gecheckt werden, inwieweit anstehende Aufgaben erledigt und anvisierte Ziele erreicht wurden. Gleichzeitig kann der nächste Wochenplan aufgestellt werden. Ein guter Zeitpunkt hierfür ist in der Regel der Sonntagabend. So kann man sich bereits langsam auf die kommende Woche einstellen und sich für die anstehenden Aufgaben motivieren. Keine Sorge - mit etwas Übung dauert das nicht länger als eine Viertelstunde.
Das regelmäßige Controlling in kurzen Abständen sorgt für eine Dosierung des Arbeitsdruckes. Dafür solltet ihr das tatsächlich Erreichte mit dem Plan vergleichen und euch folgende Fragen stellen:
- Welche Aufgaben habe ich erledigt?
- Habe ich Aufgaben mit höherer Priorität bevorzugt behandelt?
- Welche Tätigkeiten stehen noch aus?
Rollverfahren
Dieses »rollende System« übernehmt ihr nun von Woche zu Woche. Auch am Ende jeden Monats, jeden Semesters etc. steht eine Überprüfung des Geleisteten an. Was nicht erledigt werden konnte, wird in die nächste Planungsphase übernommen.
Achtung: Dieses System ist nur dann sinnvoll, wenn ihr realistisch plant und euch nicht überfordert. Fortwährend mehr als etwa 10 Prozent der Aufgaben in den nächsten Planungsabschnitt zu verschieben ist nicht sinnvoll: Am Ende entsteht auf diese Weise wieder das so genannte Berg-Phänomen sich auftürmender Arbeit. Außerdem soll das Listen-Controlling auf die Dauer euer Selbstbewusstsein stärken und euch das Gefühl vermitteln, auch das nächste Arbeitspäckchen gut bewältigen zu können. Andauernde Selbstüberforderung hat den gegenteiligen Effekt und führt zu Unzufriedenheit und Frustration.
Was mit der ganzen Planerei auf jeden Fall erreicht wird: Ihr werdet schnell lernen einzuschätzen, wieviel Zeit ihr wofür braucht - und das verringert auf Dauer den Stress, der häufig nur dadurch entsteht, dass man genau das nicht beurteilen kann.