Aufgabenlisten erstellen
Die klassische To-do-Liste kennt wohl jeder. Sie ist es schließlich, die für Druck und Belastung sorgt, da sich zahlreiche Aufgaben auf ihr ansammeln. Die mentale Aufgabenliste sollte unbedingt in eine physische Form gebracht werden – sei es handschriftlich im Notizblock oder als digitale Datei auf Computer oder Telefon. Das Niederschreiben aller Aufgaben hat mehrere Vorteile:

• Zum einen schafft die Liste einen kompakten Überblick über alle Tasks und den bevorstehenden Arbeitsumfang.
• Zum anderen sorgt sie dafür, dass Aufgaben weniger leicht in Vergessenheit geraten.

Nach der Erledigung können Elemente der Aufgabenliste direkt abgehakt oder durchgestrichen und ad acta gelegt werden.

Es ist zudem hilfreich, Fristen und Abgabedaten auf der Liste zu notieren. Diese helfen bei der

• Wahrnehmung der Dringlichkeit
• und der Priorisierung der Aufgaben.

Gibt es keine Frist, kann selbst eine gesetzt werden, damit die Abarbeitung nicht auf unbestimmte Zeit herausgeschoben wird und weniger Spielraum für Prokrastination besteht.

Klare Ziele setzen
Hilfreich für ein verbessertes Selbstmanagement und die Priorisierung von Aufgaben ist auch die Formulierung klarer Ziele:

• Worauf arbeite ich hin?
• Was möchte ich als Nächstes erreichen?

Dabei kann es sich zum Beispiel um den Abschluss eines Projektes, eine Beförderung oder auch einen Berufswechsel handeln.

Je nachdem, welche Ziele verfolgt werden, können auch die Aufgaben priorisiert werden. Die Aufgaben, die zum Erreichen des Ziels am wichtigsten sind, sollten als Erstes bearbeitet werden. Damit die Abarbeitung gelingt, können große Ziele in kleinere unterteilt werden. Ein Jahresziel ergibt beispielsweise mehrere Monats- und Wochenziele, aus denen wiederum Wochenaufgaben oder Prioritäten für jeden Tag entstehen. Mithilfe der Unterteilung in kleinere Aufgaben wird die Erledigung einfacher, da das große Ziel greifbarer erscheint und kontinuierlich Erfolgserlebnisse möglich sind.

Nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortieren
Die Aufgaben auf der To-do-Liste sollten nach Möglichkeit sinnvoll mit Prioritäten versehen werden. Schnell geht jedoch der Überblick darüber verloren, welche Aufgaben tatsächlich am wichtigsten sind. Dabei hilft die Unterteilung in Dringlichkeit und Wichtigkeit nach dem Eisenhower-Prinzip. Das Eisenhower-Prinzip sieht dabei vier Kategorien vor:

1. Wichtige und dringende Aufgaben
2. Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben
3. Dringende, aber unwichtige Aufgaben
4. Weder dringende noch wichtige Aufgaben

Sowohl wichtige als auch dringende Aufgaben sollten sofort erledigt werden. Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben können mit einer niedrigeren Priorität behandelt werden. Dringende, aber weniger bedeutsame Aufgaben sollten delegiert werden. Kollegen oder Freunde mit mehr Zeit können diese ebenso gut erledigen und sicherstellen, dass sie zeitnah abgeschlossen sind.

Eine besonders relevante Erkenntnis bieten die Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind. Denn diese Aufgaben können getrost von der To-do-Liste gestrichen werden und die Belastung verringern. Häufig übt die Vielzahl an Aufgaben einen so hohen Druck aus, dass im Alltagsstress verborgen bleibt, welche Tasks gar nicht zielführend sind und ignoriert werden können. Auch aus diesem Grund sind die Auflistung und Sortierung der Aufgaben nach Priorität äußerst hilfreich.

Kleine Aufgaben schnell abarbeiten
Um die persönliche Belastung zu verringern und die Aufgabenliste zu verkürzen, sollten kleine Aufgaben, die wenig Zeit und Aufwand kosten, schnell erledigt werden.

• So kommt es schnell zum Erfolgserlebnis
• und anschließend kann der Fokus mit weniger Ablenkung auf die großen Tasks gelegt werden.

Dieses Vorgehen steht im Einklang mit dem Pareto-Prinzip: Das Pareto-Prinzip besagt, dass mit 20 Prozent des Aufwands rund 80 Prozent des Ergebnisses erzielt werden kann. Für die verbleibenden 20 Prozent sind dann hingegen 80 Prozent des Aufwands nötig. Die Pareto-Methode erlaubt es, schnell Erfolge vorweisen zu können und mit wenig Aufwand in kurzer Zeit einiges zu bewegen. Anschließend muss jedoch noch ausreichend Zeit und Konzentration eingeplant werden, um die letzten 20 Prozent eines Projektes oder einer Aufgabe abzuarbeiten.

Ablenkungen vermeiden
Ablenkungen stellen auf dem Weg zum Erfolg ein großes Hindernis dar: Es liegt eine lange Liste an Aufgaben vor einem, doch ständig klingelt das Telefon, kommen neue E-Mails herein oder klopft ein Kollege an der Tür. Konzentriertes Arbeiten ist so kaum möglich. Daher gilt es, Ablenkungen so gut wie möglich zu vermeiden.

• Benachrichtigungen am Telefon und Computer können stumm geschaltet und die Bürotür geschlossen werden.
• Zur Beantwortung von E-Mails und anderer Anfragen können täglich bestimmte Zeitslots geblockt werden.

Die Fokuszeit zwischendrin kann dann für die Abarbeitung der Aufgabenliste genutzt werden.
 

Multitasking als Fehlerquelle
Darüber hinaus ist auch Multitasking eine typische Fehlerquelle.

• Wird an mehreren Aufgaben gleichzeitig getüftelt, kommt es schneller zu Unsauberkeiten oder Fehlern.
• Zudem fehlt die volle Konzentration, um Aufgaben schnell und effizient abzuschließen.

Daher ist es besser, sich stets voll und ganz einer Aufgabe zu widmen und sich nicht von anderen To-dos ablenken zu lassen.

Fazit: Verbessertes Zeitmanagement ist möglich
Mithilfe von übersichtlichen Aufgabenlisten, klaren Zielen und sinnvollen Prioritäten kann das Zeitmanagement auf der Arbeit und im Alltag verbessert werden. Bei der Zielsetzung und der Abarbeitung von Aufgaben sollte dabei stets realistisch vorgegangen werden. Nur wer von Anfang an genügend Zeit für Aufgaben einplant und erreichbare Zwischenziele setzt, kann Erfolge vorweisen. Unmögliche Deadlines oder zu hoch gegriffene Ziele wirken dagegen schnell demotivierend und stehen dem Erfolg entgegen.

Auch Perfektionismus ist nicht immer angebracht. Ist eine Aufgabe zufriedenstellend erledigt, ist es mitunter gar nicht nötig, im Streben nach Perfektion noch mehr Aufwand hineinzustecken. Stattdessen kann die gewonnene Zeit effizient in die nächste Aufgabe investiert werden. Wie in allen Lebensbereichen ist das Maß entscheidend: Je nach Task und Umfeld sollten die Prioritäten, Zeitberechnungen und Ziele sinnvoll angepasst werden.

Falls das gewissenhafteste Zeit- und Selbstmanagement nicht ausreicht, ist es durchaus legitim, um Unterstützung zu bitten und Aufgaben abzugeben.