5 Tipps für guten Kundenservice

Die Qualität beim Kundenservice entscheidet stark über den Erfolg des Unternehmens, unabhängig von der jeweiligen Branche. Wenn Kunden zufrieden mit dem erfolgten Service sind, werden sie zu treuen Bestandskunden. Auf diese Weise lassen sich durch positive Empfehlungen sogar neue Kunden dazu gewinnen. Deshalb sollten Unternehmen stets eine Optimierung bei der Kundenbetreuung anstreben, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

1. Gute Kommunikationsfähigkeit aller Mitarbeiter
   Alle Mitarbeiter des Unternehmens sollten auf eine überzeugende sowie verständliche Art und Weise mit den Kunden kommunizieren. Zu einer ausgeglichenen Kommunikation gehört das Wissen, wann Zuhören angesagt ist und wann die eigenen Argumente vorzubringen sind. Klienten sollten immer das Gefühl bekommen, dass ihre Meinung wichtig ist. Diese Fähigkeiten im Bereich der Kundenbetreuung lassen sich in speziellen Schulungen erlernen und ausbauen.
    
2. Durchgehende Erreichbarkeit für Kunden
   In der heutigen Zeit nutzen Kunden eine größere Anzahl an Kanälen für die Kommunikation als früher. Mittlerweile werden Fragen per E-Mail gestellt und Feedback per Social Media gegeben. Trotzdem spielt die telefonische Interaktion mit Klienten immer noch eine extrem wichtige Rolle, um Fragen zu stellen und darauf hilfreiche Antworten zu bekommen. Allerdings stellen Anfragen oft eine große Herausforderung dar, vor allem, wenn nicht genügend Mitarbeiter beim telefonischen Kundenservice arbeiten. Mit einer Telefonanlage inklusive Anrufbeantworter-Funktion lässt sich eine lückenlose Erreichbarkeit ermöglichen, die auch außerhalb der betrieblichen Öffnungszeiten gewährleistet ist. Unternehmen erhalten beispielsweise mit 1a-telefonansagen die perfekte Ansage für ihre Telefonanlage. In diesem Bereich punktet ein professionelles Vorgehen, um durchgehende Kompetenz zu vermitteln und einen positiven Eindruck beim Kunden zu hinterlassen.
    
3. Freundlicher und höflicher Umgang mit Kunden
   Im Kundenservice sind Freundlichkeit und Höflichkeit extrem wichtige Charakterzüge, die jeder Mitarbeiter haben sollte. Allerdings sind diese Qualitäten nur schwer zu trainieren, deshalb ist schon beim Vorstellungsgespräch bei passenden Kandidaten auf diese Faktoren zu achten. Beim Gespräch ist den Kunden stets ein gutes Gefühl zu vermitteln, um einen zufriedenen Gesamteindruck zu hinterlassen. Selbst bei schwierigen Problemen und unsympathischen Klienten darf der Servicemitarbeiter nie die Geduld verlieren und muss stets höflich bleiben.
    
4. Ehrlich sein und Versprechen einhalten
   Im Kundenservice ist eine ehrliche und offene Kommunikation mit den Kunden erforderlich. Selbst bei schlechten Nachrichten dürfen keine Notlügen und falsche Informationen zum Einsatz kommen. Wenn ein Mitarbeiter dem Kunden bestimmte Versprechen gibt, muss das ganze Unternehmen diese einhalten können. Falls nachträglich doch eine Änderung beim Vorgehen notwendig ist, führt diese in den meisten Fällen zu verärgerten Kunden. Deswegen sind auch regelmäßige Informationen über Modifikationen im Bereich der Unternehmenspolitik und Preisgestaltung entscheidend, um zufriedene Klienten zu behalten.
    
5. Effizienter und schneller Kundenservice
   Effizienz ist ein maßgeblicher Aspekt beim Kundenservice, die sich mit modernen Technologien viel besser erreichen lässt. Selbst unter Stress sollten Mitarbeiter schnell Lösungen für aufkommende Probleme finden. Dabei ist ein vorausschauendes Denken eine elementare Grundlage. Nur wer auch unter großem Druck arbeiten kann, bleibt auf Dauer effektiv. Ausschlaggebend sind auch zeitnahe Reaktionen seitens der Servicemitarbeiter, damit Kunden nicht zu lange auf eine Bearbeitung warten müssen. Wer in Stoßzeiten nicht zum zuständigen Mitarbeiter durchdringen konnte, erwartet einen baldigen Rückruf. Wenn dieser erst nach einigen Tagen oder sogar Wochen erfolgt, stellen sich großer Ärger und Unzufriedenheit beim Kunden ein.