Profi-Mail mit Outlook Teil 6 - E-Mail-Management II

Wir stellen die wichtigsten Einstellungen für E-Mail-Abruf, E-Mail-Versand, E-Mail-Design und Schutz vor Viren in Outlook vor.

E-Mail-Managment II - Organisation der E-Mailflut
In der vergangenen Woche haben wir gezeigt, wie mehrere Posteingangsordner einrichtet werden, in denen eintreffende E-Mails dann automatisch abgelegt werden. Die eingegangenen E-Mails müssen nun natürlich noch bearbeitet werden. Im Folgenden stellen wir ein System für das E-Mail-Management vor, das beim Sortieren hilft und vor allem dafür sorgt, dass wichtige Mails nicht untergehen.

Einmal eingerichtet, spart es Zeit beim Auffinden erhaltener und versandter Mails und verhindert, dass wichtige Termine, z.B. Anmeldungen, versäumt werden. Spätestens in Job oder Praktikum muss nach einem System gearbeitet werden. Ruhig vorher schon mal testen. Früh übt sich!

Entscheidung über die Priorität treffen
Das folgende System ist nur eines von vielen möglichen. Es dient dazu, größere Mengen von E-Mails nach Wichtigkeit zu sortieren (wie es etwa auch bei einer Postkorbübung im Assessment Center erforderlich ist)

Das Wichtigste:
Für jede eingehende Mail muss eine Entscheidung über ihre Priorität und Zuordnung getroffen werden.

Eine Möglichkeit:
Im Posteingangsordner jeweils folgende Ordner anlegen:

• Woche
• nächste Woche
• nächste 14 Tage
• nächsten Monat

Für die >>Woche werden nochmal sieben Unterordner Montag - Sonntag angelegt. Dazu muss jeweils mit der rechten Maustaste auf den Ordner Posteingang geklicket und »Neuer Ordner...« ausgewählt werden.

Das Organisationssystem:
1. Eingehende Mails werden jeweils zunächst in den passenden Ordner einsortiert. Am Ende einer Woche sollten die Ordner mit den Wochentagen leer bzw. abgearbeitet sein.

2. Kurz vor Beginn der nächsten Woche werden alle E-Mails aus dem Ordner >>nächste Woche den jetzt leeren Ordnern mit den Wochentagen zugeordnet und die aus >>nächste 14 Tage kommen in den jetzt leeren Ordner >>nächste Woche.

3. Nach einem Monat werden die E-Mails aus dem Ordner >>nächsten Monat den anderen Ordnern je nach Dringlichkeit zusortiert.

Viel Erfolg beim Testen!