Eventmanagement Berufsbild - Eventmanager werden

Die Aufgabe eines Eventmanagers besteht darin, Events zu konzipieren und durchzuführen. Um erfolgreiche Veranstaltungen vom Anfang bis zum Ende zu organisieren, müssen vielseitige Aufgaben erfüllt werden. Da der Beruf sehr fordernd sein kann, sollte ein Eventmanager über umfangreiche Kompetenzen verfügen. Doch wie sieht der Arbeitsalltag eines Eventmanagers aus? Welche Ausbildungsmöglichkeiten bestehen und welche Voraussetzungen sollten für diesen Beruf erfüllt werden?

Der Arbeitsalltag eines Eventmanagers
Mittlerweile gibt es zahlreiche verschiedene Möglichkeiten, als Eventmanager zu arbeiten. Eventmanager können sowohl selbstständig oder als Angestellte tätig sein - beispielsweise in einer Eventmanagement Agentur, in einem Unternehmen mit Marketingabteilung oder in einer öffentlichen Verwaltung.

In der Regel werden Eventmanager von Firmen oder Privatkunden beauftragt, eine Veranstaltung zu organisieren und durchzuführen.

Die genauen Aufgaben eines Eventmanagers hängen von verschiedenen Faktoren wie dessen Position und Arbeitgeber ab.

• Junior Projektmanager betreuen meist Teilprojekte und arbeiten in Teams an größeren Veranstaltungen mit.
• Project Manager sind dagegen häufig für die Organisation größerer Projekte verantwortlich.
• Senior Event Manager kümmern sich überwiegend um die wichtigsten Veranstaltungen eines Unternehmens.
   

Die Aufgaben eines Eventmanagers
Die Planung einer Veranstaltung beginnt mit der Konzeptionsphase. In dieser Phase geht es darum, eine konkrete Vision für das Event zu entwickeln. Hierzu trifft der Eventmanager sich in der Regel mit seinem Auftraggeber, um zu erfahren, welche Wünsche und Vorstellungen dieser für die geplante Veranstaltung hat. Dabei wird über grundlegende Themen wie

• den Anlass und das Motto des Events,
• die Größe,
• die Location,
• das Budget,
• die Musik,
• das Catering
• und die Dekoration gesprochen.

Im Anschluss erstellt der Eventmanager für den Kunden

• ein Konzept
• sowie einen Kostenplan.

Wenn der Kunde mit dem Konzept und dem Kostenplan einverstanden ist, beginnt die Phase der Planung. Der Eventmanager macht nun genauere Pläne, sucht nach der optimalen Location für die Veranstaltung, setzt sich mit verschiedenen Dienstleistern in Verbindung und vereinbart Preise. Dabei werden Verträge ausgehandelt und gegebenenfalls notwendige Lizenzen und Genehmigungen eingeholt. Ein Großteil dieser Arbeit erfolgt im Büro, ein kleinerer Teil jedoch auch auf Außenterminen, beispielsweise bei der ausgewählten Location.

Während des eigentlichen Events ist der Eventmanager dafür verantwortlich, dass dieses reibungslos abläuft. Auf der Veranstaltung ist er bei allen Fragen und Problemen der erste Ansprechpartner. Zudem ist er nach dem Event häufig am Abbau sowie den Nachgesprächen und den Abrechnungen beteiligt.
 

Zu den typischen Aufgaben eines Eventmanagers gehören:

• Konzeption und Organisation von Veranstaltungen jeglicher Art
• Durchführung und Betreuung von Veranstaltungen
• Verfassen von Einladungen
• Marketing und Werbung
• Budgeterstellung
• Kommunikation mit verschiedenen Anbietern
• Abschluss von Verträgen
• Einholen von Genehmigungen
   

Studium und Ausbildung zum Eventmanager
Ob Studium oder Ausbildung - mittlerweile gibt es zahlreiche Wege, die zum Beruf des Eventmanagers führen. Zu den geeigneten Studiengängen zählen unter anderem:

• Eventmanagement
• Internationales Eventmanagement
• Eventmarketing
• Betriebswirtschaftslehre mit Eventmanagement
• Messe-, Kongress- und Eventmanagement
• Tourismus-, Hotel- und Eventmanagement
• Sport-, Event- und Medienmanagement
• Kulturmanagement
• Veranstaltungsmanagement
• Angewandte Freizeitwissenschaft

All diese Studiengänge beinhalten grundlegende Fächer, die für den Beruf des Eventmanagers von großer Bedeutung sind. Dazu gehören beispielsweise Betriebswirtschaftslehre, Marketing und Management. Daneben bestehen je nach Studiengang verschiedene Möglichkeiten der Vertiefung. Die Regelstudienzeit des Bachelorstudiums beträgt sechs bis acht Semester und wird mit einem Bachelor of Arts (B.A.) oder Bachelor of Science (B.Sc.) abgeschlossen. Danach besteht die Möglichkeit zu einem weiterführenden Masterstudium.

Zudem besteht die Möglichkeit, Eventmanagement im Rahmen eines Dualen Studiums zu studieren. Auf diese Weise ist es möglich, bereits während der Studienzeit wertvolle Praxiserfahrungen zu sammeln und erstes Gehalt zu verdienen.

Alternativ zum Studium ist es möglich, eine Ausbildung als Veranstaltungskaufmann/-frau oder als Kulturmanager/in zu absolvieren. Während Veranstaltungskaufleute hauptsächlich für kaufmännische Aufgaben wie die Kalkulation von Kosten zuständig sind, betreuen Kulturmanager in erster Linie Projekte von Kultur- oder Freizeiteinrichtungen. Da die Ausbildungen staatlich nicht geregelt sind, unterscheiden sie sich hinsichtlich ihres Ablaufs von Anbieter zu Anbieter. In der Regel nimmt die Berufsausbildung drei Jahre in Anspruch.
 

Voraussetzungen für den Beruf des Eventmanagers
Die formalen Voraussetzungen für den Beruf des Eventmanagers unterscheiden sich je nach Bildungsweg. Für ein Studium wird in der Regel Abitur oder Fachabitur benötigt. Daneben können weitere Zugangsvoraussetzungen oder ein geregelter NC gelten.

Neben den Zulassungsvoraussetzungen für das gewünschte Studium oder die Ausbildung sollten Eventmanager über einige wichtige persönliche Eigenschaften verfügen, darunter:

• Organisationstalent
• Kommunikationsfähigkeit
• Verhandlungsgeschick
• Belastungsfähigkeit und Stressresistenz
• Flexibilität
• Pünktlichkeit
• Zuverlässigkeit
• Kreativität und Fantasie
• Gute Englischkenntnisse
• Reisefreude