Die passende Ausschreibung finden
Bei einer öffentlichen Ausschreibung ist keine direkte Akquise erforderlich. Die Auftraggeber selbst müssen den Auftrag formulieren und auf verschiedenen Wegen öffentlich machen. Alle Interessenten und Unternehmen können sich umfassend informieren und nach den entsprechenden Richtlinien bewerben. Anlaufstellen sind hier

• die Webseite des Auftraggebers,
• öffentliche und kommunale Anzeigen
• sowie der Bundesanzeiger.

Darüber hinaus sind verschiedene kostenfreie als auch kommerzielle Anbieter bekannt, die ihre eigene Plattform mit öffentlichen Ausschreibungen erstellt haben, wie beispielsweise iBau. Hier sind nicht nur Ausschreibungen und Vergaben aus Niedersachsen zu finden. Auch andere Aufträge können nach Ort und Bundesland gefiltert werden.


Den Auftrag auswählen
Im nächsten Schritt ist der Auftrag zu wählen. In der öffentlichen Bekanntmachung sind alle Eckdaten des jeweiligen Auftrags genannt. Das betrifft nicht nur den Auftraggeber oder den Ort der Leistungserbringung. Auch Art, Umfang und weitere Kriterien und Fristen sind niedergeschrieben. Schließlich müssen die Unterlagen rechtzeitig eintreffen und das Unternehmen muss die Kriterien für den Zuschlag erfüllen. Bereits ein grober Überblick genügt, um den Aufwand besser einschätzen zu können. Bei lukrativen und passenden Aufträgen sind dann weitere Vergabeunterlagen anzufordern und zu studieren.
 

Ein Blick in die Vergabeunterlagen
Die Vergabeunterlagen geben den Rahmen für den jeweiligen Auftrag vor. Hier ist genau beschrieben, welche Leistung die öffentliche Stelle erwartet und welche Besonderheiten berücksichtigt werden müssen. Das betrifft beispielsweise die Bewerbungsbedingungen, da bestimmte Anforderungen an die Unternehmen gestellt werden können. Meist gibt es auch ein Leistungsverzeichnis, in dem alle einzelnen Leistungen genauer beschrieben und aufgeführt sind. Hier lässt sich schnell abschätzen, was das eigene Unternehmen bringen kann und wie lukrativ die Ausschreibung scheint. Zudem gehören wichtige Formulare zu den Vergabeunterlagen. Manche öffentlichen Stellen wollen genaue Informationen von den Unternehmen oder gar Einblick in die Einkünfte der vergangenen Jahre. Die Formulare sind auszufüllen und mit dem Anschreiben und den restlichen Unterlagen abzugeben.
 

Die Bewerbung selbst
In einem Anschreiben des Auftraggebers wird das Unternehmen zur Beteiligung aufgefordert. Diesen Unterlagen lassen sich entnehmen:

• die Frist für das Angebot
• die Anschrift der Vergabestelle.

Im digitalen Zeitalter brauchen die Unterlagen nicht mehr postalisch eingereicht werden. Eine elektronische Bewerbung genügt mit allen beiliegenden Unterlagen.

Die Bewerbung muss immer der geforderten Form entsprechen. Der Auftraggeber kann für ein Angebot formulieren, wie die Kommunikation zu erfolgen hat oder welcher Rechtsschutz gilt. Anhand bestimmter Kriterien wird später auch der Zuschlag erteilt. Für jedes Verfahren sind die Einzelheiten vorher genau festgelegt und für den Bewerber meist einsehbar. Ein Formfehler führt im schlimmsten Fall zum Ausschluss. Die Bewerbung ist dann hinfällig und der Zuschlag wird an ein anderes Unternehmen gegeben.
 

Das Angebot abgeben
Zu den Vertragsunterlagen gehört neben dem Vertragsdokument auch eine umfassende Leistungsbeschreibung. Hier lassen sich die Rechte und Pflichten für den Auftragnehmer ablesen und sollten vor Abgabe des Angebots durchdacht werden. Stimmen alle Rahmenbedingungen, kann die öffentliche Stelle das Angebot annehmen. Spielraum gibt es jedoch nur bei einem Verhandlungsverfahren. Bei allen anderen Verfahren sollte das Unternehmen vorher einschätzen, ob die Vertragsbedingungen machbar sind. Ein großer Vorteil: Betriebe wissen immer, woran sie sind und können realistisch planen.

Für eine zügige Auswertung des Angebots stellen die öffentlichen Behörden eigene Formulare bereit. Diese brauchen nur ausgefüllt zu werden. Speziell für Baumaßnahmen sind auch die Formulare aus den Vergabehandbüchern (VHB) gültig. Die vielen verschiedenen Dokumente scheinen im ersten Moment etwas zu überfordern. Aber sie dienen dazu, alle wichtigen Informationen strukturiert zur Verfügung zu stellen und beim Auftraggeber für Klarheit zu sorgen. Auch die einzelnen Angebote können auf diese Weise besser miteinander verglichen werden.
 

Rückfragen sind erlaubt
Bevor das Angebot abgegeben wird, sind Fragen an die öffentliche Behörde erlaubt. Diese werden auch als Bieterfragen bezeichnet und richten sich immer an den Auftraggeber. Es ist keine Seltenheit, dass es in den Ausschreibungen

• zu missverständlichen Formulierungen,
• zu Widersprüchen
• oder zu anderen Unklarheiten kommt.

Auch offensichtliche Fehler sind zu hinterfragen. Zudem kann es Anforderungen geben, die unsinnig oder nicht notwendig erscheinen. Hier ist dringend um Aufklärung zu beten, weil sie den Wettbewerb verzerren können.
 

Fazit: öffentliche Ausschreibungen können sich lohnen
Auf den ersten Blick scheinen die Anforderungen sehr verwirrend und kompliziert. Trotzdem können sich öffentliche Ausschreibungen für Unternehmen lohnen und sind durch digitale Plattformen schnell zu finden. Für eine Teilnahme sollten aber alle gesetzlichen Vorgaben und Rahmenbedingungen bekannt sein. Meist lässt sich schon an der Bekanntmachung feststellen, ob die Ausschreibung für das eigene Unternehmen geeignet ist.