Welche Vorgaben müssen Solo-Selbstständige beim Rechnungen schreiben beachten?

Egal ob Freiberufler und Solo-Selbstständiger, jedes Unternehmen muss den Kunden die erbrachten Lieferungen und Leistungen in Rechnung stellen. Das Umsatzsteuergesetzes (UStG) legt dazu genau fest, welche Vorgaben bei der Rechnungserstellung einzuhalten sind. Diese Pflichtangaben muss jeder Rechnungsbeleg enthalten. Ob die Rechnung digital oder auf Papier ausgestellt wird, ist dafür unerheblich.

Jedes Einzelhandelsunternehmen oder jeder Freiberufler und Solo-Selbstständige muss seine Dienstleistungen in Rechnung stellen. Den Betrag handschriftlich auf eine Serviette oder ein Blatt Papier zu notieren, reicht jedoch nicht aus. Denn was viele Selbstständige nicht wissen, ist: Im §§ 14 und 14a des Umsatzsteuergesetzes (UStG) wird genau geregelt, welche Angaben der Rechnungsbeleg enthalten muss.

Inhalte und Pflichtangaben auf einer ordentlichen Rechnung
Egal ob die Rechnung in digitaler Form oder auf Papier ausgestellt wird, folgende Pflichtangaben müssen enthalten sein.

• Die (Büro)-Adresse des Solo-Selbstständigen
• Steuernummer beziehungsweise Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Leistung-/ Lieferzeitraum
• Leistungsart
• Netto-Betrag der erbrachten Leistung beziehungsweise Netto-Einzelpreis der verkauften Ware
• Aufgewendete Arbeitszeit, falls zutreffend
• Bei Abrechnung auf Stundenbasis der festgesetzte Stundenpreis
• Umsatzsteuer, wenn der Solo-Selbstständige umsatzsteuerpflichtig ist
• Zu zahlender Brutto-Rechnungsbetrag
• Zahlungsziel
• Datum und Unterschrift
• Bei grenzüberschreitenden Leistungen oder Lieferungen im EU-Ausland der Hinweis auf die Umkehr der Steuerschuldnerschaft (§ 13b UStG)

Keine Pflichtangaben sind die eigene Bankverbindung. Auch das Wort „Rechnung“ muss nicht zwangsläufig auf dem Beleg erscheinen. Grundsätzlich müssen die Rechnungen spätestens sechs Monate nach der erbrachten Leistung beim Leistungsempfänger eingegangen sein. Sollte dies nicht der Fall sein, gilt die Forderung automatisch als verjährt.

Gerade einige Existenzgründer nehmen zu Beginn ihrer Solo-Selbstständigkeit das Thema Buchhaltung auf die leichte Schulter. Das böse Erwachen kommt dann mit dem ersten Schreiben vom Finanzamt. Daher ist es ratsam, sich bereits im Vorfeld gezielt mit der Thematik zu befassen. Dafür eignen sich besonders Plattformen für Solo-Selbstständige wie lexfree, die alle wichtigen Fragen rund um das Thema Selbstständigkeit beantworten.

Pflichtangaben für Rechnungsbeträge unter 250 Euro
Liegt der Rechnungsbetrag der erbrachten Dienstleitung oder verkauften Ware unter 250 Euro, ist von einer Kleinbetragsrechnung die Rede. Auf diesen Belegen müssen lediglich die eigene Firmenadresse und die Anschrift des Kunden, das Leistung-/ Lieferdatum, die fortlaufende Rechnungsnummer, die erbrachte Leistung/ gelieferte Ware, der Bruttogesamtbetrag und die Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Handelt es sich um eine Kleinunternehmerrechnung, ist der Hinweis „Gemäß § 19 UStG. Abs. 1 wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen“ erforderlich.

Die Vereinfachung für Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV gilt nicht bei Versandhandelslieferungen innerhalb der EU gemäß § 3c UStG, innergemeinschaftlichen Lieferungen gemäß § 6a UStG und wenn die Steuerschuldnerschaft beim Leistungsempfänger liegt (Revers-Charge-Verfahren gemäß § 13b UStG).

Solo-Selbstständige sind für die Erstellung einer ordentlichen, sprich korrekten Rechnung selbst verantwortlich. Bei inkorrekten Rechnungen darf der Kunde die Zahlungen verweigern. Wer nach dem Rechnungsversand einen Fehler im Rechnungsbetrag entdeckt, muss die Rechnung offiziell stornieren. Anschließend wird eine neue, korrekte Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer erstellt.

Pflichtangaben auf einer Stornorechnung
Auf einer Stornorechnung müssen dieselben Angaben stehen, wie auf einer normalen Rechnung. Somit bekommt sie auch eine eigene Rechnungsnummer. Zusätzlich dazu muss aber noch die Nummer der Originalrechnung, die die Stornorechnung aufhebt, genannt werden. Das gilt auch für das Rechnungsdatum der zu stornierenden Rechnung. Der ausgewiesene Betrag auf der Korrekturrechnung muss auf den Cent genau mit der Ursprungsrechnung übereinstimmen. Der einzige Unterschied: Es muss ein Minusbetrag sein. Beträgt beispielsweise die eigentliche Rechnung 200 Euro, sind auf der Stornorechnung -200 Euro auszuweisen.

Auf diese Art wird die falsche Rechnung neutralisiert, die Buchhaltung ist wieder ausgeglichen. Erst danach kann eine neue Fakturierung erfolgen. Schlussendlich erhält dann ein einziger Vorgang drei unterschiedliche Dokumente, die allesamt an den Kunden und das Finanzamt überstellt werden.

Rechnungen versenden
Sobald die Rechnung erstellt ist, stellt sich vielen Existenzgründern die Frage: Wie muss eine Rechnung versendet werden? Während früher der Versand ausschließlich per Post zulässig war, ist das heute wesentlich einfacher. Denn mittlerweile gehört der E-Mailversand zum weitverbreiteten Standard. Dabei muss allerdings vorher eine Zustimmung des Kunden eingeholt werden. Möchte dieser die Rechnung ausschließlich auf dem Postweg, ist ein E-Mailversand unzulässig. Die Pflichtangaben dieser sogenannten elektronischen Rechnungen unterscheiden sich nicht von der Papierform. Dafür kommen hier aber noch weitere Punkte hinzu, die beachtet werden müssen. Die Lesbarkeit und Echtheit der Rechnung müssen gewährleistet und das Dokument darf nicht veränderbar sein.

Fazit
Rechnungen schreiben gehört zum Alltag eines Solo-Selbstständigen. Solange die Pflichtangaben auf den Dokumenten beachtet werden, kann nichts schief gehen. Empfehlenswert ist auch die Verwendung einer kostenfreien Rechnungsvorlage oder einer Buchhaltungssoftware. Gute Programme erfüllen die Anforderungen des Finanzamtes automatisch.