Modernes Dokumentenmanagement im Vertrieb

Mit einem klugen Dokumentenmanagement können Unternehmen viel Zeit und Geld sparen. Außerdem verbessern sie ihre Position in Audits und Zertifizierungsprozessen und genügen nicht zuletzt rechtlichen Anforderungen. Im Vertrieb können sich die Vertriebsmitarbeiter auf die Kunden konzentrieren und sparen wertvolle Zeit, weil Dokumentation und Ablage von Beratungsprotokollen sich einfacher gestalten. Doch welche Anforderungen muss ein modernes Dokumentenmanagement erfüllen?

Softwarelösungen zum Dokumentenmanagement
Überall dort, wo Kundenkontakte und andere laufende Informationen dokumentiert, abgelegt und gesucht werden, können diese Dokumente auch elektronisch verwaltet werden. Dann wird von Dokumentenmanagement gesprochen. Unterstützt wird das Dokumentenmanagement in der Regel durch Datenbanken und Programme, die entweder „von der Stange“ gekauft und angepasst oder für das Unternehmen neu entwickelt werden.

Elektronische Dokumentation im Beratungsprozess
In Banken und Versicherungen beispielsweise erstellen die Vertriebsmitarbeiter umfangreiche Beratungsprotokolle, wenn sie Kunden Finanzprodukte anbieten. Darin wird die Risikoneigung der Kunden festgehalten, außerdem werden Details zu ihren Zielen und zu den empfohlenen Finanzprodukten notiert. Bei einem System für elektronisches Dokumentenmanagement, wie LPA Doc von www.l-p-a.com, können die Nutzereingaben dynamisch die Dokumentinhalte steuern, sodass das Formular sich automatisch der jeweiligen Situation anpasst.

Zeit sparen mit elektronischem Dokumentenmanagement
Die elektronische Verarbeitung der Dokumente im Vertrieb hat betriebswirtschaftliche und rechtliche Vorteile. Sie erlaubt es zudem den Unternehmen, ihre Prozesse zu verschlanken.

So steigt die Produktivität:

• Das papierlose Archiv spart Platz. Die Daten lassen sich zentral in einem Rechenzentrum speichern, kleine Außenstellen werden entlastet und haben dennoch den vollen Zugriff. Der Abstimmungsaufwand zwischen Abteilungen sinkt.
• Die Dokumente sind im System sofort verfügbar und müssen nicht aufwendig manuell gesucht werden, das senkt den Arbeitsaufwand.
• Die Daten können leicht zusammengefasst und ausgewertet werden, sie erlauben so eine bessere Einschätzung der Kundenkontakte.
• Das Dokumentenmanagement ermöglicht die Einrichtung sinnvoller Prozesse: Es lässt sich sauber festlegen, wie das Prüfen, Freigeben, Verteilen und Archivieren von Dokumenten ablaufen soll, Verantwortlichkeiten sind klar geregelt.
• Das Dokumentenmanagement kann eine Grundlage sein, um Geschäftsprozesse zu automatisieren.

Rechtssicherheit im Beratungsprozess
Das softwaregestützte Dokumentenmanagement führt außerdem zu mehr Rechtssicherheit. Viele Unternehmen engagieren Berater, um das Dokumentenmanagement rechtssicher aufzustellen. Im Beratungsprozess wird geprüft, mit welchen Maßnahmen das Unternehmen gesetzliche Archivierungsvorschriften erfüllt und den Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit genügt.

Prozesse lückenlos dokumentieren
Die lückenlose Dokumentation von Prozessen ist ein Qualitätsmerkmal, das Dokumentenmanagement erhöht die Beratungsqualität für die Kunden. Für komplizierte Finanzprodukte werden die rechtlich verbindlichen Produktinformationsblätter zuverlässig bereitgestellt. Vertriebsdokumente, die der Mitarbeiter in wenigen Schritten erstellt, entsprechen den regulatorischen Anforderungen der Aufsichtsbehörden und sind bereits für das jeweilige Verkaufsgespräch angepasst. So kann sich der Vertriebsmitarbeiter ganz auf den Kunden konzentrieren.