Managed Print Services - Total Cost of Ownership und Nachhaltigkeit

Druckkosten sind oft ein großer Kostenanteil. Wie hoch der Kostenanteil jedoch tatsächlich ist, differiert von Fall zu Fall. Viele Unternehmen sind sich über die Höhe der Kosten nicht im Klaren. Häufig werden nur die Anschaffungskosten für die Systeme und Produkte erfasst. Dieser Kostenansatz ist jedoch meist zu kurzfristig gedacht, da das gesamte System nicht ganzheitlich abgebildet wird. Die gesamten Druckkosten werden durch weitere Kostenparameter beeinflusst. Kostenparameter sind beispielsweise die verwendete Tinte, Support, Wartung, Supplies und Management.

Die anfallenden Kostenparameter in Euro während des Druckprozesses

Zahlreiche Studien und Analysen verschiedener Unternehmen, wie HP oder Gartner haben erwiesen, dass zu jedem Euro, der auf das reine Drucken entfällt, noch weitere 9,00 EUR an zusätzlichen Ausgaben anfallen. Zu diesen weiteren, verdeckten Kosten zählen beispielsweise Schulungskosten für die Mitarbeiter. Zu diesen Kostenfaktoren lassen sich auch Produktivitätsverluste hinzurechnen, die z.B. durch ineffiziente Arbeitsweisen und Prozessbestandteile erzielt werden. So können Stillstandzeiten unter anderem durch Reparatur- und Wartungsarbeiten hervorgerufen werden.
 

Printkosten im Verhältnis zu den erwirtschafteten Umsätzen

Es ist leider recht häufig so, dass die IT Verantwortlichen und auch die Geschäftsführer im Printbereich zu kurzfristig denken. Das ist jedoch für die Kostenentwicklung im Unternehmen fahrlässig. Es hat sich gezeigt, dass etwa 3,00 - 6,00 Prozent des erwirtschafteten Umsatzes auf entstehende Printkosten entfallen. Hierzu zählen Kostenaspekte wie Kopieren, Drucken und auch Scannen.
 

Total Cost of Ownership (TCO)

Das ganz klassische Vorgehen liegt hierbei in der reinen Beachtung der tatsächlichen Druckanschaffungskosten. Der Fokus der Kostenbetrachtung basiert in diesem Kontext auf dem Kostenfaktor pro Seite. Die Gesamtkostenbetrachtung würde die Abbildung der tatsächlichen Druckkosten im Sinne des Total Cost of Ownership (TCO) unterstützen. In diesem Kontext sind die sogenannten Costs per Page relevant. Hiermit werden alle Kostenbestandteile, die für den gesamten Prozess relevant sind, abgebildet.

Weitere Faktoren, die im Druckprozess zu beachten sind

Parameter, wie die Effizienz oder die Zuverlässigkeit werden oftmals im Printprozess nicht in Erwägung gezogen, um die Wirtschaftlichkeit des Druckprozesses nachhaltig abbilden zu können. Zu beachten ist, dass die Fixkosten in diesem Prozess recht hoch sind. Das gilt insbesondere dann, wenn das Gerät nicht effizient genug ist oder nicht effizient genutzt wird.

Ein gutes Beispiel für einen ineffizienten Prozess, ist folgendes:

Abteilungen deren Mitarbeiter oft mit Buntausdrucken arbeiten, jedoch zu wenige Farbdrucker oder Farbkopierer bei sich vor Ort in der Nähe haben, weisen lange Wartezeiten auf. Das zieht diesen Printprozess dann unnötig in die Länge. Die Folge hierbei ist ein unwirtschaftlicher und ineffizienter Prozess im Drucken. Es ist aufgrund dessen wichtig, die Druckgewohnheiten der einzelnen Abteilungen zu kennen und zu beachten. Je mehr Arbeitszeit durch Wartezeiten verstreicht, umso teurer ist der gesamte Prozess. Denn wenn die Arbeitnehmer auf einen Druck unverhältnismäßig lange warten, verliert das Unternehmen immer wieder Geld. Schließlich zahlt das Unternehmen auch in der Zeit der Unproduktivität ebenso die anfallenden Fixkosten. Fixkosten fallen ja bereits im Zuge der Lohnkosten Entstehung an. Es ergibt daher Sinn, dass die Drucker so positioniert sind, dass die Mitarbeiter auch effektiv arbeiten können. So, dass die Druckaufträge vernünftig und effizient gestaltet werden können.

Die sogenannte Drucker Gesamtkostenbetrachtung beinhaltet alle Aspekte, die die Bereiche Kopieren, Drucken und Scannen beinhalten. Die Gesamtkostenbetrachtung untersucht auch den Bereich der Farbtintenstrahldrucker. Denn diese können bis zu 50 Prozent der Druckkosten ausmachen. In diesen Firmen sind die Varianten der Laserdrucker mittlerweile die verbreitetsten Modelle. Laserstrahldrucker sind im Allgemeinen preiswerter als die Varianten der Tintenstrahldrucker.
 

Fazit

Heutzutage werden in jedem Unternehmer Drucker genutzt. Die hierbei entstehenden Kosten können ganz unterschiedlich sein, unabhängig davon, ob es sich um einen Tintenstrahl- oder Laserstrahldrucker handelt. Um die Kosten genau bestimmen zu können, sollte der gesamte Druckprozess näher analysiert werden, betont Druckerexperte Printer Care. Auf diese Weise können auch die genau entstandenen Fixkosten bestimmt werden. Es ist im Zuge dessen sinnvoll, den genauen Kostenapparat zu untersuchen.

Um die Kosten hierbei auf ein Minimum absenken zu können, muss der Prozess gesamtheitlich überprüft werden. Daher sollte nicht nur auf die reinen Anschaffungskosten der Drucker geachtet, sondern vielmehr auch die komplette Infrastruktur analysiert werden. Der Kostenapparat ist in diesem Kontext als recht komplex einzustufen. Hierbei ist im Übrigen nicht nur auf die Kosten pro Druckseite zu achten, sondern vielmehr auf den gesamten Druckkomplex.