Was gehört in eine Qualifikationsmatrix?
Bei der Personaleinsatzplanung ist die Qualifikation eines der wichtigsten Kriterien. Zum einen lässt sie sich dem Bedarf zuordnen, denn an jedem Arbeitsplatz ist eine bestimmte Qualifikation erforderlich. Allerdings verfügen die meisten Mitarbeiter über eine ganze Reihe verschiedener Qualifikationen, sodass sie sich an unterschiedlichen Stellen einsetzen lassen. Für eine gute Übersicht eignen sich tabellarische Vorlagen einer Qualifizierungsmatrix sehr gut. Damit lässt sich auf einen Blick erkennen, welcher Mitarbeiter die optimalste Qualifikation für die offene Arbeit aufweist.

Die arbeitsplatzbezogene Qualifikation ist für die Einsatzplanung des Personals von entscheidender Bedeutung. Denn es wäre unsinnig, eine nicht oder nicht ausreichend qualifizierte Kraft an einer Stelle einzusetzen, an der umfassendere beziehungsweise andere Kompetenzen erforderlich sind. Darüber hinaus erfasst die Qualifikationsmatrix auch weitere Befähigungen, die unabhängig vom Arbeitsplatz vorhanden sind. Beispiele hierfür können etwa

• diverse Führerscheine,
• ein Gefahrgutschein
• oder eine umfassende Ersthelfer-Ausbildung sein.

An dieser Stelle gibt die Qualifikationsmatrix aber auch an, ob jemand bestimmte Dinge nicht kann. Beispiele hierfür wären

• eine Lese-Rechtschreib-Schwäche,
• aber auch ein nicht vorhandener Führerschein,
• eine körperliche Behinderung
• oder eine temporäre, möglicherweise aber auch dauerhafte krankheitsbedingte Einschränkung.

Wie wird die Qualifikationsmatrix organisiert?
Bei der Zuordnung der Qualifikation zu den Mitarbeitern ist es möglich, verschiedene Qualifikationsstufen zu wählen. Diese zeigen gegebenenfalls an, wie gut und umfassend eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter in der Lage ist, die an einem bestimmten Arbeitsplatz zu erledigenden Tätigkeiten auszuführen. Die Stufen reichen von ungelernten über angelernte Kräfte bis hin zu Fachpersonal mit Expertenwissen. Die Qualifikationsmatrix bietet dabei nicht nur die Möglichkeit, den Status Quo anzuzeigen, sondern erlaubt auch die Planung von Schulungs- beziehungsweise Qualifizierungsmaßnahmen einzelner oder mehrerer Mitarbeiter.

Darüber hinaus ist es möglich, weitere Faktoren für eine Priorisierung einfließen zu lassen, wenn mehr als genügend Personal mit ausreichender Qualifikation zur Verfügung steht.

• Dabei lassen sich etwa Wünsche der Mitarbeitenden oder der Abteilungsleitung berücksichtigen,
• aber auch für eine Job-Rotation kann gesorgt werden.

Diese hilft dabei, dass

• die Motivation des Personals
• und die Qualifikation zur Ausübung einzelner Tätigkeiten erhalten bleiben.

Auch ein hierarchischer Aufbau der Qualifikationsmatrix kann in dieser Hinsicht sinnvoll sein. So kann für eine allgemeine Tätigkeit im Lager der Mitarbeiter den Vorzug erhalten, der einen Schein für die Bedienung des Gabelstaplers mit sich bringt. Wenn die Mitarbeiterin im Logistik-Büro auch Fahrzeuge mit höherer Tonnage fahren darf, kann dies in Phasen des Hochbetriebs eventuell eine sinnvoll einsetzbare Zusatzqualifikation darstellen.

Auch die Gültigkeit der Qualifikationsmatrix ist wichtig
Neben den einmalig erworbenen Qualifikationen müssen andere durch Schulungen oder Unterweisungen wiederholt werden. Außerdem gibt es einige Qualifikationen, die mit körperlicher und geistiger Fitness verbunden sind und eine darauf ausgerichtete ärztliche Untersuchung erfordern. Die damit zusammenhängenden Daten fließen ebenfalls in die Qualifikationsmatrix mit ein. Auf diese Weise ist auch

• eine längerfristige Organisation der im Betrieb anfallenden Tätigkeiten
• und der damit zusammenhängenden Arbeitsplätze möglich.

Auch die Urlaubsplanung sowie das Recruiting von Personal lassen sich durch dieses Hilfsmittel bedeutend erleichtern.