Aufbewahrungsfristen beachten
Beim Aufbewahren von betrieblichen Unterlagen sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Je nach Art der Unterlagen müssen diese zwischen sechs und 30 Jahren gelagert werden. Teilweise sogar darüber hinaus. Ausschlaggebend sind dahingehend unter anderem § 147 Abgabenordnung, das Handelsgesetzbuch und anwendungs- sowie branchenspezifische Regelungen.

Einige Beispiele zur Orientierung:

• 10 Jahre gesetzliche Aufbewahrungsfrist:
  Rechnungen, Bankbelege, Bilanzen, Geschenknachweise, Inventare
   
• 6 Jahre gesetzliche Aufbewahrungsfrist:
  Auftragsunterlagen, Einfuhrunterlagen, Handelsbriefe, Mahnbescheide, Schriftwechsel

Aufbewahrungsfristen starten mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem zum letzten Mal eine Eintragung in den Akten vorgenommen wurde.
 

Systematische und geschützte Aufbewahrung gewährleisten
Jedes Unternehmen muss dafür sorgen, dass die Akten während der Aufbewahrungsfristen verfügbar sind. Unter anderem muss ein schneller Zugriff durch eine systematische Ordnung gewährleistet sein. Ordner sind empfehlenswert, sollten jedoch unmissverständlich gekennzeichnet sein. Eine chronologische Sortierung des Inhalts ist ratsam. Besonders wichtig ist die lückenlose Nachvollziehbarkeit für Dritte wie beispielsweise das Finanzamt bei der Buchführung. Für hochsensible Akten gibt es feuerfeste Dokumentenkassetten, die den Inhalt bei einem Brand schützt.

WICHTIG:
Prospekthüllen, wie sie in Büros gern eingesetzt werden, um beispielsweise lose Belege zu sammeln, sind für die Archivierung ungeeignet. Durch den Kunststoff können Druckerfarben ausbleichen und die Dokumente unleserlich werden.
 

Die revisionssichere Archivierung
Hinzu kommt die revisionssichere Archivierung – also die Verwahrung und Speicherung von Dokumenten gemäß steuer- und handelsrechtlichen Grundsätzen des Handelsgesetzbuches (HGB) sowie den Richtlinien der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Mit revisionssicher ist in diesem Zusammenhang in erster Linie die vollständige, nachvollziehbare, unveränderbare und verfügbare Aufbewahrung gemeint.
 

Raumklima nicht vernachlässigen
Damit die Akten während der Aufbewahrung keinen Schaden nehmen, ist insbesondere im Archiv Vorsicht geboten. Die Bedingungen im Lagerort nehmen direkten Einfluss auf den Zustand der Papiere. Kommt es zum Beispiel zu überhöhter Luftfeuchtigkeit, können Akten von Schimmelpilzen befallen und damit unbrauchbar werden. Folgende Tipps gewährleisten ein Raumklima für die sichere Aufbewahrung:

• Relative Luftfeuchtigkeit zwischen 45 und 55%
• Keine direkte UV-Strahlung
• 18 bis 20 °C Raumtemperatur
• Gute Belüftung
   

Aktenvernichtung verantwortungsvoll vornehmen
Vielen Unternehmen ist nicht bewusst, dass sie auch beim Vernichten von Akten Regeln einhalten müssen. Doch spätestens seit Mai 2018, als die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft getreten ist, hat die Sensibilisierung auf die Thematik zugenommen. Die DSGVO regelt die Aktenvernichtung gemäß DIN 66399. Diese Norm gibt vor, wie schutzwürdige Dokumente gesetzeskonform und datenschutzgerecht vernichtet werden.

Demnach müssen Akten nicht nur geschreddert werden – auch die Partikel- beziehungsweise Streifengröße, die ein Aktenvernichter ausspuckt, müssen der DIN 66399 entsprechen. Unternehmen sind deshalb gut beraten, bereits beim Kauf dieser Bürogeräte auf die erforderliche Sicherheitsstufe zu achten, welche die Norm vorschreibt. Im Produktratgeber aktenvernichter.org sind empfehlenswerte Büro-Schredder in allen relevanten Sicherheitsstufen aufgeführt. Die entsprechende maximale Streifenbreite beziehungsweise Partikelfläche (Aktenvernichter mit Partikelschnitt) wurde in der Kaufberatung wie folgt zusammengefasst:

Grundsätzlich sind unter anderem die folgenden Unterlagen zu schreddern:

• Verträge
• Angebote
• Anfragen
• Bestellungen
• Kontoauszüge
• Belege
• Rechnungen
• Steuerdokumente
• Buchhaltungsunterlagen

Details zur DSGVO auf der Internetseite des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie bmwi.de.
 

Achtung Entsorgung: Auch hier lauern Gefahren
Ein Datenschutzrisiko sind außerdem frei zugängliche Abfallcontainer, -tonnen oder gar -eimer. Vertrauliche Daten könnten so an Dritte geraten und erheblichen Schaden anrichten. Ob geschreddert oder nicht: Sensible Daten in den falschen Händen stellen ein Sicherheitsrisiko dar. Neben Kundendaten könnten existenzbedrohende Betriebsgeheimnisse nach außen gelangen und den Weg frei machen für Wirtschaftskriminalität. Abschließbare Abfallkonsolen sind eine einfache, aber wirkungsvolle Schutzmaßnahme.

EMPFEHLUNG:
Im Zweifelsfall sollten Unternehmen ohne das nötige Know-how und die Kapazitäten für die korrekte Entsorgung von Akten einen seriösen Dienstleister mit der DSGVO-konformen Akten- und Datenträgervernichtung inklusive Vernichtungszertifikat beauftragen. Inzwischen gibt es einige äußerst kompetente Unternehmen, die sich auf diesen Sektoren spezialisiert haben und einen sicheren Rundum-Service bieten.