Grundlegende Büroorganisation und dessen Einrichtung
Bevor die eigentliche Digitalisierung geplant wird, sollte über die Einrichtung des Büros nachgedacht werden. Geschlossene Zimmer, in welchen im Stillen gearbeitet wird, gehören zunehmend der Vergangenheit an. Im Kommen sind

• offene Büroräume
• und viele Unternehmen haben keine festen Arbeitsplätze mehr für ihre Mitarbeiter.

Vielmehr werden einzelne Teile des Raumes einem Zweck zugeordnet, welcher durch Beschilderungen, wie beispielsweise Fahnenschilder, für alle gut sichtbar zu erkennen ist.
 

Warum überhaupt Digitalisierung?
Oft ist das Argument "Bisher lief es doch auch so.", wenn Neuerungen zur Diskusion stehen. Änderungen sind in der Arbeitswelt jedoch eine Notwendigkeit, denn die Gesellschaft und die Welt um sie herum ist in einem ständigen Wandel. Wer sich nicht anpasst, geht irgendwann meist unter. Eine der einschneidensten Veränderungen ist die Internationalisierung. Die Kommunikation über weite Entfernungen erfordert eine Umstellung auf digitale Prozesse, denn per Post zu kommunizieren, würde viel zu lange dauern. Fast alle Unternehmen nutzen deshalb mittlerweile E-Mail – jedoch auch dieser Kommunikationsweg hat langsam ausgedient. Das Schreiben von E-Mails ist im Gegensatz zu einem simplen Chat viel schwerfälliger.

Bei jeder Antwort und jeder Frage

• Grußformel,
• Anrede
• und Schlussformel,

egal wie viel schon hin und hergeschrieben wurde – all das kann in einem schnellen Chat gespart werden. Damit wird nicht nur Zeit gespart, es schont auch die Nerven der Mitarbeiter.

• Auch Video-Calls gehören mittlerweile zum Geschäftsalltag und beschleunigen die Kommunikation über weite Strecken.
• Ein wichtiger Faktor bei der Digitalisierung ist zudem der ständig vorhandene Zugriff auf wichtige Dokumente.

Was auf Papier geschrieben in einem Ordner in einem Raum steht, kann nur von der Person eingesehen werden, die sich gerade in dem Raum befindet. Weite Wege, umständliche Anrufe und langwieriges Hervorkramen der Dokumente sind die Folge. Ist dagegen alles in einem gut sortierten digitalen System abgelegt, kann jeder, für den dies nötig ist, die Dokumente stets von dort aus einsehen, wo immer er oder sie sich gerade befindet.
 

Ökologische Vorteile der Digitalisierung
Durch die Digitalisierung kann einiges an Arbeitsmaterial eingespart werden:

• Papier,
• Stifte,
• Druckerpatronen und Drucker,
• Schränke und Ordner.

All das ist kaum noch nötig und so können Ressourcen geschont werden. Die ökologische Bilanz ist für viele Unternehmen auch ein wichtiger Grund, um den Schritt zur Digitalisierung zu gehen. Selbst Büroräume können gespart werden, wenn viele Mitarbeiter

• von unterwegs
• oder von zu Hause aus arbeiten.
   

Motivation von Mitarbeitern durch Gamification
Die Digitalisierung bietet neben vielen praktischen Vorteilen auch neue Möglichkeiten der Mitarbeitermotivation. Menschen lernen am besten durch Spiel, denn im Spiel

• sind sie motiviert,
• wollen weiterkommen
• und haben Spaß.

Lange Zeit hieß es, der Ernst des Lebens müsste vom Spaß trennt werden. Zum Glück geht die Tendenz endlich weg von diesem überholten Konzept, das Menschen ausbremst und häufig sogar unglücklich macht. Arbeit darf und soll Spaß machen und auch das Erlernen neuer Kompetenzen kann und soll Freude bereiten. Durch Games, die digital vorbereitet werden und in denen die Mitarbeiter spielend neue Kompetenzen lernen, um neue Level freizuschalten, kann dies erreicht werden. Das Ergebnis sind

• nicht nur zufriedenere,
• sondern vor allem motiviertere Mitarbeiter.

Motivierte Mitarbeiter fühlen sich dem Unternehmen stärker verpflichtet und sind somit auch leistungsbereiter.
 

Welches Potenzial steckt in der Digitalisierung?
Durch die Digitalisierung kann ein Unternehmen nicht nur Kosten einsparen. Es kann auch in kürzerer Zeit mehr erwirtschaften, da sich Prozesse beschleunigen lassen. Ein Zusatzpunkt ist die Möglichkeit, Anreize für die Mitarbeiter zu geben, sich mit der digitalen Welt auseinanderzusetzen und eine höhere Motivation zu erzielen.