Profi-Mail mit Outlook Teil 2 - E-Mails versenden
Wir stellen die wichtigsten Einstellungen für E-Mail-Abruf, E-Mail-Versand, E-Mail-Design und Schutz vor Viren in Outlook vor.
Einstellungen Senden
- Menü Extras > Optionen > Registerkarte Senden
- Unter »Nachricht Senden Format« den Radiobutton »Nur-Text« aktivieren. Outlook sieht demgegenüber die Grundeinstellung »HTML-Mails« vor. HTML-Mails haben den Vorteil, dass sie sehr schön formatiert und z.B. mit einem bunten Hintergrund unterlegt werden können. Sie haben aber den entscheidenden Nachteil, dass nicht jeder sie empfangen kann und dass sie Viren und Spy-Programmen willkommenen Unterschlupf bieten.
- Aus demselben Grund sollte auch die Checkbox »Bei Anworten das gleiche Format wie im Original übernehmen« deaktiviert werden. Der Absender einer solchen Mail kann zwar logischerweise auch HTML-Mails empfangen, aber falls eine Kopie (Cc) an jemand dritten geschickt wird, könnte das diesem Probleme bereiten.
- Unter Senden sollte darüber hinaus unbedingt die Checkbox »Nachrichten sofort senden« deaktiviert werden, sonst wird eine neue E-Mail sofort rausgeschickt, was direkt Einwahlkosten verursacht. Besser ist es zu warten, bis mehrere E-Mails beisammen sind. Vor allem es aber gerade bei einer Bewerbung nicht schlecht, noch einmal einen Blick auf alles zu werfen, bevor diese rausgeschickt wird.
- Wer den Punkt »Kopie im Ordner Gesendete Objekte speichern« aktiviert, hat stets die Möglichkeit, noch einmal kurz einen Blick in die bisherige Korrespondenz zu werfen.
- »Originalnachricht in Antwort einbeziehen« - Dieser Punkt sollte auch aktiviert werden. So lässt sich jederzeit nochmal schnell ein Blick in den Text der zu beantwortenden E-Mail werfen. Bei der Beantwortung längerer E-Mails ist es zudem oft sinnvoll, die eigene Antwort direkt unter die Passage zu schreiben, auf die sich die Antwort bezieht. Der Leser behält dadurch leichter die Übersicht.
- Sowohl bei den Text- als auch bei den HTML-E-Mails besteht unter Format für das Senden von E-Mails die Möglichkeit, die Zeilenbreite auf eine bestimmte Anzahl von Textzeichen zu begrenzen. Bei einer Zeilenbreite von 40-50 Zeichen lassen sich E-Mails schneller überfliegen. Da viele die einzelne E-Mail gar nicht öffnen sondern in der Vorschau betrachten, sollte die Zeilenbreite in jedem Fall auf 71 Zeichen begrenzt werden. So erscheinen auch bei einer Bildschirmauflösung von nur 800x600 Pixeln die Zeilenumbrüche auch wirklich genau dort, wo sie gesetzt wurden. In die E-Mail übernommene Zitate werden sonst auch oft in vielen Zeilen sehr unschön umgebrochen.
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