Hallo Gemeinde,

ich starte nach meinem BWL-Bachelor in einem KMU. Dort gibt es kein Controlling, keine Kostenrechnung; nur eine Buchhaltung mit Buchhaltungssoftware.

Meine Aufgabe soll es sein, dort schrittweise ein Controllingsystem aufzubauen.

Kennt jemand brauchbare Literatur die für solche Situation "hemdsärmlige", praxisnahe Tipps gibt? Wie man mit einfachen mitteln (erstmal wohl Excel-Lösung) etwas halbwegs konsistentes aufbauen kann?
Oder sind hier erfahrenere Haudegen, die mir Tipps geben können? Ist so eine Stelle für den Berufsstart vll. doch nicht so die gute Wahl?

Zuerst muss mal die kostenrechnerische Basis stimmen, also Kostenstellen/-trägerrechnung. Wenn das nicht vorhanden ist, kann man sich im Grunde ziemlich lange mit deren Aufbau beschäftigen, denn das ganze muss in der Buchhaltung verankert sein und in der Buchungs-/ERP-Software gemacht werden. Bevor also der Input mit entsprechender Software nicht passt (und nein, die Kostenrechnung kann man nicht in Excel aufsetzen), braucht man an Controlling im eigentlichen Sinn nicht denken.

Hier der TE.
Danke für deinen Tipp.
Ich hab an eine Schnittstelle gedacht, die auf das Buchhaltungsprogramm aufsetzt und dort automatisiert die Daten in Excel lädt. Die Struktur in Excel kann man sich dann ja basteln
wie man möchte.
Mit der Software hier ist wirklich nur Buchhaltung möglich und einfache Kostenstellenrechnung. Für alles andere wollte ich dann die Schnittstelle einkaufen, richtige CO-Software ist wohl für das KMU erstmal zu teuer, bzw. vll. auch zu übedimensioniert.

Da es sich um eine Dienstleistungsbranche handelt und der GK-Anteil sehr hoch ist, wird in der Kostenrechnung vieles über Umlagen-Schlüssel bzw. pauschalen Zuordnugen laufen müssen. Das kann man doch mit Excel und einer Schnittstelle verünftig aufziehen oder nicht?

In welcher Branche ist denn dieses KMU angesiedelt?

Lounge Gast schrieb:

Ich hab an eine Schnittstelle gedacht, die auf das
Buchhaltungsprogramm aufsetzt und dort automatisiert die
Daten in Excel lädt. Die Struktur in Excel kann man sich dann
ja basteln
wie man möchte.

Schnittstelle schön und gut, normalerweise braucht man da auch garkeine, weil man die Daten schon irgendwie aus dem System bekommt.
Das Problem liegt davor: Wenn wie du schreibst, dass in der Buchhaltungssoftware nur eine rudimentäre Kostenstellenrechnung möglich ist, woher willst du die restlichen Informationen nehmen? Würfeln? Die müssen bei der Buchung vorliegen und dann auch entsprechend gebucht werden, denn im Nachhinein bekommt man das nie mehr richtig zugeordnet.

Zwei sehr hemdsärmlige Lösungen, wie ich es machen würde, wenn ich nichts anderes zur Verfügung habe:

• In der FiBu-Software die wichtigsten Kostenstellen abbilden, zusätzlich weitere Kostenstellen als Kostenträger missbrauchen. Wenn man die Daten in Excel hat, zusätzlich mit einer Stundenschreibung zusammenführen und eine ILV in Excel rechnen lassen. Damit bekommt man zumindest mal eine einigermaßen aussagefähige Kostenträgerrechnung hin, je nach dem wie umfangreich das ganze ist kann das aber extrem aufwendig und Fehleranfällig sein.
• Alternativ: Statt Kostenstellen als Kostenträger zu verwenden kann man auch bei einer überschaubaren Anzahl Kostenträger jeweils eigene Kostenarten dafür anlegen. Die Lösung über Kostenstellen ist für mich aber die klar praktikablere.

Und wie gesagt, es geht nicht darum, eine eigene CO-Software zu haben. Das Entscheidende ist, dass die Datenbasis stimmt, und die kommt in erster Linie mal aus der FiBu.

Hier der TE.
Vielen Dank.

Da ich den Job noch nicht angetreten habe, weiß ich noch nicht so viel, was die Buchhaltungssoftware noch alles kann und was nicht. Buchhaltung und eine halbwegs funktionierende Kostenstellenstruktur soll es schon geben. Mit Schnittstelle zu Excel meinte ich, dass man die Zahlen nicht manuell übertragen muss, sondern bspw. in die Excel-Zelle die Funktion *hole dir die KST/KART* eingibt.

Branche ist grob gesagt Dienstleistungsbranche; viele heterogene Leistungen.

Ziel soll wohl sein, eine DB-Rechnung pro Leistungssegment und eine rudimentäre KTR für die einzelnen Leistungen zu erstellen. Das soll dann monatlich (erstmal wohl eher quartalsweise ^^) abgeschlossen und berichtet werden.

Dazu wollte ich in Excel eine Art BAB mit verschiedenen DB-Stufen (je nach Beeinflussbarkeit) einrichten und die Daten per Schnittstelle aus der FiBu-Software ziehen (DB je Leistungssegment). ILV und Umlagen dann über Schlüssel wie: VK je KST, Primärkosten je KST, Quadramtmeter etc. Ob diese Daten direkt über die Software auf die KST gebucht werden können weiß ich noch nicht, ansonsten muss das halt seperat gepflegt werden.
Für die KTR wollte ich dann, dass die Kosten über die FiBu so zugeordnet sind (KST), dass eine einfache Divisionskalkulation (bspw.: Kosten der KST : Leistungen der KST) möglich ist. Eine Zuschlagskalkulation ist bei >90% GK-Anteil mMn völlig sinnfrei. Und die paar Kostenträger-Einzelkosten die es gibt, können wahrscheinlich aus Praktikabilitätsgründen noch nicht mal zugeordnet werden.

Klingt das so alles erstmal halbwegs plausibel und vernünftig? Oder mach ich so völligen Murks?

Wie sieht es denn mit dem Wachstumspotential deiner KMU aus? Mit zunehmender Unternehmensgröße steigen schließlich die Anforderungen an solch ein System...